Duplicitní záznamy se mohou objevit, pokud máte více lidí zadávajících data do databáze bez dostatečného zabezpečení. Sloučení několika databází dohromady může také způsobit duplikáty. Access poskytuje dotazovací nástroj k vyhledání duplikátů ve vaší databázi. Poté je můžete odebrat nebo sloučit, čímž bude vaše databáze čitelnější a efektivnější.
Kroky
Krok 1. Vědět, co dělá data „duplicitní“
Duplicitní data neznamená, že jsou všechna pole stejná. Například zákazník, který byl dvakrát zapsán do databáze, může mít dvě různá ID a potenciálně různá hláskování. Na druhou stranu, pokud je název společný, mohou to být dva různí zákazníci. Budete muset porovnat dostupná data a pečlivě zkontrolovat každý výsledek, abyste zjistili, co je a není duplicitní.
Krok 2. Zálohujte svou databázi
Před provedením velkých změn se doporučuje vytvořit novou zálohu. Tímto způsobem můžete obnovit databázi, pokud omylem odstraníte nesprávné položky.
- Klikněte na nabídku Soubor a vyberte „Uložit jako“nebo „Uložit a publikovat“.
- V části Upřesnit klikněte na „Zálohovat databázi“. Při zálohování databáze postupujte podle pokynů.
Krok 3. Informujte ostatní uživatele, že se chystáte provést změny
Abyste se vyhnuli konfliktům dat, zkuste zajistit, aby data do databáze nepřidávali žádní další uživatelé. Není to nutné, ale může vám ušetřit bolest hlavy později, pokud se něco pokazí.
Pokud můžete, nastavte svou databázi na exkluzivní režim. Tím se zabrání tomu, aby ostatní uživatelé provedli jakékoli změny. Klikněte na nabídku Soubor, vyberte „Možnosti“a poté „Nastavení klienta“. V části „Výchozí otevřený režim“vyberte „Exkluzivní“. Pokud databázi nepoužívá mnoho lidí, obvykle si s tím nemusíte dělat starosti
Krok 4. Otevřete Průvodce dotazem
Nástroj Dotaz dokáže vyhledat položky, které obsahují duplicitní obsah. Proces spuštění průvodce se liší v závislosti na verzi aplikace Access, kterou používáte:
- 2013/2010 - Klikněte na kartu „Vytvořit“a poté na „Průvodce dotazem“.
- 2007 - Klikněte na kartu „Vložit“nebo „Vytvořit“a vyberte „Průvodce dotazem“.
- 2003 - Otevřete okno Databáze a vyberte kartu „Dotazy“. Klikněte na tlačítko „Nový“.
Krok 5. Vyberte „Průvodce vyhledáváním duplicitních dotazů“
Tento dotaz porovnává pole, aby našel duplicitní položky.
Krok 6. Vyberte tabulku, kterou chcete prohledat
Zobrazí se všechny tabulky ve vaší databázi. Vyberte tabulku, u které chcete zkontrolovat duplikáty.
Pro většinu duplicitních kontrol budete chtít ponechat vybrané zobrazení „Tabulky“
Krok 7. Vyberte pole, která podle vás obsahují duplikáty
Vyberte všechna pole, která chcete porovnat, pro duplicitní data. Zahrňte dostatek polí k posouzení. Duplikáty jsou vráceny pouze v případě, že se pole shodují se znakem pro znak. K vyhledání částečných shod můžete použít výrazy.
- Nepoužívejte obecná pole. Vyhněte se používání polí, jako je datum nebo umístění, ke snížení nepořádku při porovnávání záznamů.
- Bez dostatečného počtu polí pro rozlišení záznamů nebo s příliš obecnými poli získáte mnoho duplicitních výsledků.
Krok 8. Vyberte další pole, která chcete zobrazit
Další jedno nebo dvě pole vám mohou pomoci rozhodnout, zda jsou data skutečně duplicitní. Pole ID objednávky vám například pomůže určit, zda jsou dva stejné názvy dvakrát samostatné položky. Zahrňte alespoň jedno pole, které pomůže toto rozlišení a zabrání nechtěné ztrátě dat.
Krok 9. Vytvořte dotaz
Budete vyzváni k zadání názvu dotazu. Výsledky zobrazíte kliknutím na „Dokončit“.
Krok 10. Pečlivě zkontrolujte své výsledky
Zobrazí se všechny potenciální duplikáty na základě vašich kritérií. Projděte si všechny výsledky a pomocí znalostí, které máte o vaší společnosti, rozhodněte, zda je záznam duplikát. Před odstraněním záznamu se ujistěte, že je duplikát.
Pokud se nemůžete rozhodnout, vytvořte dotaz pomocí dalšího pole, které vám pomůže při rozhodování
Krok 11. Odstraňte duplicitní záznamy
Chcete-li odstranit duplikát, klikněte pravým tlačítkem na levý sloupec a vyberte „Odstranit záznam“. Můžete vybrat více záznamů a odstranit je všechny najednou.
- Možná budete chtít sloučit některá data z jednoho z duplicitních záznamů do záznamu, který plánujete uchovat.
- Nezapomeňte odstranit všechny záznamy, které se objeví v seznamu duplicitních výsledků, jinak vám nezůstane původní záznam.
