Zákaznická databáze může eliminovat velké množství papírování pro podnikání a poskytuje jediné úložiště cenných informací o klientech, které mohou být použity prodejními týmy, pracovníky zákaznické podpory a dokonce i účetním týmem. I když je možné zakoupit softwarové produkty, které poskytují základní formáty pro tento typ databáze, přizpůsobené databáze lze vytvářet tak, že budete mít na paměti několik základů o formě a funkci.
Kroky
Krok 1. Zakupte software pro vytváření databáze
Vyberte si produkt, který je kompatibilní se zpracováním textu a dalšími softwarovými nástroji používanými v oboru. To usnadní import nebo export dat z jiných zdrojů, což umožní vyhnout se zadávání velkého množství dat do nově vytvořené databáze.
Krok 2. Určete typ informací, které budou uloženy v databázi zákazníků
Většina návrhů bude obsahovat informace, jako je název společnosti, poštovní adresa, fyzická adresa, kontaktní jméno, telefonní a faxová čísla a e -mailové adresy. V datech zachycených a uchovávaných v tomto typu elektronického zdroje jsou často obsažena další data, jako jsou informace o smluvních podmínkách, cenách a poznámky k čekajícím úkolům spojeným s každým klientem.
Krok 3. Zvažte možné využití databáze
Spolu s poskytováním centralizovaného zdroje pro získávání důležitých dat přemýšlejte o tom, jaké typy sestav by mohly být vytvořeny pomocí dat, nebo zda je databáze určena k použití jako zdroj při generování adresních štítků, seznamů e -mailů nebo dokonce seznamů k použití ve faxovém vysílání. Když to budete mít na paměti, pomůže vám to určit, jak pojmenovat všechna pole, ve kterých budou uložena data, a usnadní proces vytváření formátů sestav, které z těchto polí vycházejí.
Krok 4. Uspořádejte datová pole
Vytvořte jednoduchou šablonu, která při zadávání jmen, adres a dalších kontaktních údajů sleduje logickou posloupnost. Díky tomu bude snazší přejít z 1 pole do druhého s minimálním přerušením a dokončit zadání nového zákaznického záznamu v rozumné lhůtě.
Krok 5. Nastavte oprávnění pro každé z polí
To zahrnuje identifikaci, která pole budou zahrnuta do formátů sestav, a která mohou sloužit jako základ pro třídění nebo vyhledávání záznamů v databázi. Přiřazení správných oprávnění ke každému poli urychlí načítání správných dat, kdykoli a jak je potřeba.
Krok 6. Připravte formáty zpráv
Často bude stačit několik základních formátů, které lze často používat, i když klíčovým uživatelům může být poskytnuta možnost vytvářet přizpůsobené zprávy, které obsahují pole relevantní pro pracovní pozici uživatele a úroveň přístupu k zákaznickým údajům.
Krok 7. Vytvořte přihlašovací údaje a přístupová práva
Fungující zákaznická databáze obsahuje možnost vytvářet přihlašovací údaje, které umožňují přístup k informacím pouze oprávněným zaměstnancům. Když půjdeme dále, přiřazování různých úrovní práv zajistí, že každý uživatel bude moci zobrazovat, měnit a zadávat data relevantní pro jeho pracovní povinnosti, ale nebude schopen zobrazit další informace, které jsou užitečné pro ostatní zaměstnance.
Krok 8. Před vydáním zkontrolujte a otestujte zákaznickou databázi
Zkuste použít beta verzi s malou skupinou zaměstnanců, abyste se ujistili, že každá z funkcí funguje podle představ. Pomocí zjištění této testovací skupiny vyřešte všechny problémy s výkonem, formátem a snadným používáním. Jakmile jsou všechny problémy vyřešeny a vyřešeny, konečnou verzi lze zavést pro celou společnost.
Tipy
- Zkuste navrhnout databázi tak, aby byl prostor pro přidání dalších polí nebo funkcí, jak se mění potřeby společnosti. Díky tomu bude možné produkt používat několik let, aniž byste jej museli nahradit robustnějším výrobkem.
- Není neobvyklé, že vývoj nové databáze zákazníků trvá delší dobu. I když používáte software, který umožňuje snadné provádění řady úkolů, může trvat několik týdnů, než se objeví ideální formát.
