Pokud vám v e -mailu IBM Notes dochází místo, ale nejste připraveni e -maily odstranit, zvažte jejich archivaci. Archivace e -mailů znamená kopírování zpráv na jiné místo v počítači. Naučte se archivovat IBM Notes na volné místo ve vašem účtu při ukládání původních e -mailů. Pomáhá také vašemu počítači a softwaru pracovat se špičkovým výkonem.
Kroky
Krok 1. Omezte velikost souboru pošty
Udržujte velikost souboru pošty menší než 500 MB. (Některé organizace mohou vyžadovat přísnější omezení, například 200 MB.)
- Zkontrolujte velikost dat v části Soubor, Databáze, Vlastnosti. V Lotusu 8 přejděte na Soubor, Aplikace, Vlastnosti.
- Klikněte na kartu „i“. Číslo za „místem na disku“je množství dat, která máte aktuálně v IBM Notes.
Krok 2. Naučte se předem stanovená nastavení vaší organizace
Pokud používáte IBM Notes pro školu nebo práci, je možné, že již existuje nastavení archivu. To pomáhá organizacím kontrolovat množství e -mailů na uživatele a také obecný výkon počítačů v organizaci. Pokud jsou nastavení archivu již vytvořena, promluvte si s pracovníky technických systémů, zda je lze upravit.
Krok 3. Určete požadované nastavení archivu
Můžete archivovat všechny e -maily IBM Notes nebo vybrat konkrétní. Budete se také muset rozhodnout, jak často chcete archivovat IBM Notes.
- Otevřete příslušnou aplikaci (Mail).
- Přejděte na Akce, Archiv, Nastavení.
- Přejděte na kartu Kritéria a ujistěte se, že je vybrána možnost „Výchozí pro poslední úpravu“.
- Změny uložíte kliknutím na „ok“.
- Ujistěte se, že jsou povolena kritéria.
Krok 4. Naplánujte automatické archivy
Plánování automatických archivů zajišťuje, že archivujete pravidelně a důsledně. Také vám to ušetří čas.
- Otevřete příslušnou aplikaci (Mail).
- Přejděte na Akce, Archiv, Nastavení.
- Přejděte na kartu Plán. Ujistěte se, že je vybrána možnost „Naplánovat archivaci“.
- Vyberte vhodný čas a den, kdy má počítač archivovat vaše soubory.
Krok 5. Ručně archivujte poznámky IBM
I když naplánujete automatickou archivaci, můžete ji kdykoli archivovat ručně.
- Otevřete příslušnou aplikaci (Mail).
- Otevřete poštu nebo složku, kterou chcete archivovat.
- Přejít na Akce, Archivovat, Archivovat nyní.
- Kliknutím na Ano archivujete podle předem stanovených nastavení.
Krok 6. Archivujte pomocí metody drag and drop
Toto je prostě další způsob, jak ručně archivovat IBM Notes.
- Otevřete příslušnou aplikaci (Mail).
- Otevřete poštu nebo složku, kterou chcete archivovat.
- Vyberte příslušné zprávy.
- Přetáhněte zprávy do požadovaného archivu v navigačním podokně.
Krok 7. Zobrazte archivované zprávy
Přestože jste archivovali e -mail, možná k němu budete čas od času potřebovat přístup. Váš archivní soubor bude napodobovat složky, které jste nastavili ve svém účtu IBM Notes. Všechno zůstane organizované tak, jak jste to navrhli.
- Otevřete příslušnou aplikaci (Mail).
- V navigačním podokně klikněte na Archivovat.
- Vyberte příslušný archiv (tj. Výchozí pro naposledy upravený).
Tipy
- Zálohujte důležité e -maily. Pokud máte v IBM Notes důležité e -maily, nezapomeňte je zkopírovat na jiné místo, například na disk CD nebo DVD. To vám poskytne další kopii pro případ, že by se něco stalo na serveru nebo kopii uloženou ve vašem osobním počítači.
- Odstraňte staré a nepotřebné zprávy, zejména pokud obsahují přílohy. To také pomůže snížit velikost dat a výkon vašeho počítače.
