Archivace je ukládání nebo uchovávání informací. Organizace každý den převádějí papírové dokumenty na digitální, aby se prodloužila jejich životnost. To spolu s obrovským množstvím dat generovaných dnešními počítači znamená, že archivace dokumentů bude mít stále větší význam. Pokud víte, jak archivovat dokumenty, můžete uvolnit místo, aby váš počítač zpracovával aktuální dokumenty efektivněji.
Kroky
Krok 1. Archivujte dokumenty v souboru zip
Obzvláště užitečné u důležitých, ale zřídka potřebných souborů, zip soubory zmenšují místo, které dokumenty zabírají na vašem pevném disku.
- Jednoduše zvýrazněte soubory, které chcete převést do formátu zip.
- Klikněte pravým tlačítkem myši a poté vyberte „Odeslat“.
- Soubory chcete odeslat do „komprimované (zazipované) složky“.
- Poklepáním na složku zip zkontrolujte, zda soubory skutečně existují. Pokud ano, můžete původní soubory odstranit.
Krok 2. Migrujte své dokumenty na samostatné paměťové médium
Oblíbenými možnostmi digitální archivace jsou externí páskové jednotky, externí pevné disky nebo flash disky.
Krok 3. Zálohujte dokumenty na disk CD nebo DVD, pokud máte rekordér disků CD nebo DVD
Zálohy jsou dalším způsobem archivace, i když tuto metodu pravděpodobně znáte pod jiným názvem - vypálením disku. Například Windows používá pro kopírování souborů na disky CD nebo DVD živý systém souborů a formát Mastered (lepší pro kompatibilitu v jiných zařízeních).
- Vložte zapisovatelný disk CD nebo DVD do rekordéru disků CD nebo DVD v počítači pro Live File System.
- Když se zobrazí dialogové okno, klikněte na „Vypálit soubory na datový disk“.
- Pojmenujte disk a klikněte na „Další“.
- Počkejte, až se zobrazí prázdná složka. To znamená, že disk je naformátován a připraven ke kopírování souborů.
- Otevřete složku s dokumenty, které chcete archivovat, a přetáhněte soubory do prázdné složky na disku.
- Pro formát Mastered vložte zapisovatelný disk CD nebo DVD do rekordéru disků CD nebo DVD v počítači.
- Když se zobrazí dialogové okno, klikněte na „Vypálit soubory na datový disk“.
- Pojmenujte disk a klikněte na „Zobrazit možnosti formátování“.
- Vyberte „Zvládnuto“a klikněte na „Další“.
- Počkejte, až se zobrazí prázdná složka. To znamená, že disk je naformátován a připraven ke kopírování souborů.
- Otevřete složku s dokumenty, které chcete archivovat, a přetáhněte tyto soubory do prázdné složky na disku.
Krok 4. Odeslání dokumentů do úložiště mimo pracoviště
- Kromě toho, že zabezpečená umístění mimo pracoviště fungují jako umístění pro archivované soubory, chrání data před katastrofami, jako je požár a selhání pevného disku.
- Vzhledem k tomu, že tuto službu nabízí tolik společností, musíte přímo kontaktovat společnost, která vám poskytne podrobnosti o tom, jak fungují a jaké záruky obsahuje archivace dokumentů mimo pracoviště.
Krok 5. Použijte software pro digitální archivaci
- Jednou z nejznámějších metod zachování vzhledu a dojmu dokumentu je vytvoření souboru PDF. Tento software nabízený společností Adobe - známý jako Adobe Acrobat - usnadňuje převod dokumentů do formátu PDF z různých softwarových programů. Existuje také několik bezplatných programů, které tyto soubory vytvoří.
- Skutečnost, že specifikace jsou veřejné, znamená, že budoucí verze softwaru společnosti Adobe budou schopny číst předchozí verze dokumentů.
- Kromě toho jsou čtečky PDF snadno dostupné ke stažení zdarma z webových stránek společnosti Adobe.
Krok 6. Zůstaňte v obraze díky technologii archivace dokumentů
S rychlým rozvojem technologie může být to, co je dnes aktuální, zítra zastaralé. To může být problém při migraci archivovaných souborů do nového systému.
Tipy
- Katalogujte archivované soubory, abyste vy nebo další lidé mohli časem najít potřebné soubory. To může být stejně jednoduché jako pojmenování souborů nebo složek s názvem obsahu a daty, která soubory obsahují. Pokud například archivujete obchodní záznamy, můžete jednu složku pojmenovat „Obchodní soubory 1. čtvrtletí 1997“. Ve větších systémech archivy s největší pravděpodobností používají metadata pro účely katalogizace.
- Dalším důvodem archivace souborů je, že někdy existují zákonné požadavky, které vyžadují ukládání informací.
Varování
- Multimediální data jsou často spojena s konkrétním hardwarem nebo softwarem a nemusí být přístupná mimo proprietární systémy.
- Jedním z rizik je riziko poškození souboru. K zálohování informací se ujistěte, že používáte dobře otestovaný systém.
- Chybějící systém pro archivaci dokumentů může vést k neúmyslné ztrátě souborů, zejména pokud jsou omylem odstraněny.
