Odesílání e -mailů je součástí života téměř každého dnes žijícího profesionála, studenta a pracujícího člověka. Ačkoli některé e -maily mohou vypadat chladně, jiné mohou být očividně hrubé a potřebují řešit. S takovými e -maily se můžete vypořádat tak, že budete v pohodě, odpovíte poté, co jste si vytvořili plán, a budete pokračovat ve svém dni.
Kroky
Část 1 ze 3: Zachovat klid a udělat si plán
Krok 1. Zvažte, zda má být e -mail hrubý
Může být obtížné zjistit, zda je někdo vůči e -mailům hrubý, zejména proto, že nevidíte jejich výrazy obličeje ani neslyšíte tón jejich hlasu, který vám pomůže se rozhodnout. Než zareagujete na e -mail, který se vám zdá hrubý, zvažte, zda hrubost může být nedorozumění.
Zkuste se toho člověka zeptat přímo, co tím myslel, když s ním mluvíte z očí do očí nebo po telefonu. To může pomoci odvrátit problém kvůli jednoduché nedorozumění
Krok 2. Neodpovídejte okamžitě
I když může být lákavé okamžitě začít poskládat spousty podlých nebo zraňujících slov v reakci na tento e -mail, vyhněte se tomu za každou cenu. Později toho budete pravděpodobně litovat. Místo toho ustupte od e -mailu, zavřete prohlížeč a věnujte chvíli shromažďování myšlenek.
- Projděte se na několik minut, dokud se necítíte klidní.
- Zhluboka se nadechněte a napijte se vody.
Krok 3. Odveďte koncept e -mailu, ale neposílejte jej
Dalším způsobem, jak se zbavit nějaké negativní energie konstruktivně, je napsat člověku e -mail, ale neodesílat ho. Tímto způsobem můžete začít sbírat své počáteční myšlenky, bez ohledu na to, jak intenzivní, a zároveň si dát čas na jejich pozdější upřesnění, zdokonalení a přidání.
- Vytáhněte samostatný e -mail a zadejte odpověď, aniž byste zadali příjemce, abyste jej omylem neodeslali. Nebo můžete jako příjemce uvést svůj vlastní e -mail.
- Vzpomeňte si na to, že jste na něco reagovali okamžitě, a pak později litujete všech chytrých nebo podnětných věcí, které jste mohli říci. To vám poskytne čas na jejich rozvoj a zamezení lítosti.
Krok 4. V případě potřeby přijměte odpovědnost
Při čtení e -mailu jste jej mohli chápat jako neslušný, protože jeho část je pravdivá a pravda může bolet. Ačkoli je to nezbavuje viny v dané situaci, poskytuje vám to určitý prostor pro sebezdokonalování a upřímnost, a to jak vůči sobě samému, tak vůči odesílateli e-mailu.
Například vám možná váš šéf poslal hrubý e -mail o zpoždění v práci. Ačkoli formulace nemusela být hrubá, měli byste uznat a opravit své zpoždění
Krok 5. Ne napodobujte jejich špatné chování
Když je na vás někdo hrubý, může být příliš lákavé vrátit vám laskavost. Znovu se zdržíte negativní reakce, ale také se zdržíte pasivního agresivního nebo hrubého chování, pokud byste je osobně viděli, než odpovíte. Nedávejte jim špinavé pohledy nebo je ignorujte, pokud s vámi mluví.
- Místo toho praktikujte laskavost. Pozdravte je a pokračujte v chůzi.
- Netrávte kolem nich čas, pokud to není nutné, ale ani se jim aktivně nevyhýbejte.
Krok 6. Zvažte root
Hrubý e -mail má někdy velmi málo společného s vámi nebo okolnostmi, které jej obklopují. Laskání na někoho není nikdy v pořádku, ale někdy ten, kdo poslal e -mail, může procházet trochu víc, než zvládne, a mohl vám to poslat z frustrací, které se vás netýkají. Možná si ani neuvědomují, že byli hrubí. To je neomlouvá, ale porozumění aktuálnímu stavu a motivacím člověka může pomoci učinit kroky vpřed.
- Například pokud mají manželské problémy nebo někdo z jejich rodiny nedávno zemřel, mohlo by to vysvětlit jejich hrubost.
- Je také možné, že právě mají špatný den.
Část 2 ze 3: Odpověď na e -mail
Krok 1. Požádejte o pomoc přítele
Přátelé nebo spolupracovníci vám mohou být obzvláště nápomocni při vytváření reakce na hrubý nebo ošklivý e -mail a mohou také poskytnout druhý názor na situaci. Během této doby se zeptejte svých přátel, kteří mají horkou hlavu, aby vám pomohli; oslovte místo toho ty, kteří jsou klidní, chytří a zaměření na řešení.
Pokud je to možné, požádejte o zobrazení všech předchozích odpovědí na hrubé e -maily, které odeslali
Krok 2. Uznejte jejich hrubost
Při vytváření e -mailu budete muset potvrdit, jak hrubé byly. Mohlo se stát, že nevěděli, že jejich slova budou vypadat bezcitně, ale bez ohledu na to byste na to měli upozornit.
- Řekněte něco jako „než začnu s odpovědí, chci uznat hrubost zobrazenou ve vašem e -mailu, zejména kolem vašich obviňujících a urážlivých poznámek“.
- Být přímý je užitečné pro vás i pro druhou osobu a může pomoci zabránit tomu, aby se stejná situace opakovala.
Krok 3. Uznejte jejich frustraci
Ačkoli jejich e -maily byly hrubé, možná jejich frustrace pocházela z velmi skutečného místa. Pokud ano, uznejte tuto frustraci a vyjádřete porozumění, byť jen okrajové. To jim umožní cítit méně mentality vy proti nim a oba vás posunou k potenciálnímu vytváření míru.
- Řekněte něco jako „Váš e -mail naznačoval, že jste frustrovaní“.
- Určitě se zaměřte na to, co řekl jejich e -mail, a ne na ně osobně.
Krok 4. Zeptejte se proč
Někdy však můžete být zcela bezradní, proč se vám někdo po velké sebereflexi a konzultacích s ostatními rozhodl zaslat takový e-mail. V takovém případě byste se měli odesílatele zeptat na jednoduché „proč“, abyste mohli porozumět problému a lépe jej vyřešit.
Můžete říci: „Pečlivě jsem přemýšlel o vašem e -mailu a stále jsem trochu zmatený z vašeho zdůvodnění jeho odeslání, takže bych rád věděl, co ho k tomu vedlo.“
Krok 5. Nabídněte řešení nebo vysvětlení
Jakmile vyřešíte některé své předběžné obavy a body v e -mailu, měli byste začít hledat řešení a reagovat na jejich obavy, pokud jsou přítomny. Dejte jim vědět, co jste ochotni udělat, prozkoumejte oblasti kompromisu a vyjádřete svou ochotu se tím zabývat.
- Nastavení schůzky by také mohlo být prospěšné. Lidé mají tendenci být laskavější osobně, než když se skrývají za obrazovkou počítače.
- Můžete říci něco jako „vyjádřil jste hněv, že jsem se včera vrátil s obědem o 15 minut později, ale musel jsem vyzvednout nemocnou dceru ze školy. I když se do budoucna mohu určitě pokusit vrátit se včas, budou takové časy, kterým se nelze vyhnout. “
Krok 6. Stanovte hranice
Poté, co jste úspěšně nabídli řešení, je nyní na čase stanovit některá základní pravidla pro jakýkoli pokračující rozhovor. Dejte jim vědět, že v budoucnu nebudete tolerovat takovou hrubost, a pokud to uděláte, bude velmi obtížné, ne -li nemožné, pokračovat ve společné spolupráci.
- Řekněte jim, že nepřijmete urážky ani nevhodná obvinění.
- Požádejte je, aby k vám přišli se starostmi a laskavostí, než skočí na zbraň.
Krok 7. V případě potřeby jej odstraňte
Možná zjistíte, že čtete a znovu čtete e -maily znovu a znovu a zapletete se do negativních pocitů. To vám však nepomůže posunout se vpřed a pravděpodobně vás to jen zblázní a frustruje. Pokud je to nezbytně nutné, smažte e -mail ze složky Doručená pošta, abyste k němu neměli přístup.
Pokud si myslíte, že byste v budoucnu mohli e -mail znovu potřebovat, pošlete ho někomu, komu důvěřujete, ale smažte jej ze své doručené pošty
Část 3 ze 3: Pokračování ve vašem dni
Krok 1. Buďte i nadále produktivní
Ačkoli tento e -mail může zdánlivě zničit váš den, udělejte vše, co je ve vašich silách, abyste to zakázali. Pokračujte ve své rutině, vytvořte si seznam úkolů a dokončete všechny potřebné úkoly. Nenechte jeden výstřel vykolejit váš den nebo váš pokrok.
Zaneprázdnění vám pomůže soustředit se na to, co je pro vás důležité, a vyhnout se přemítání nad jedním e -mailem
Krok 2. Stanovte si malé cíle, abyste udrželi dynamiku
Abyste si udrželi rutinu, stanovte si malé, dosažitelné cíle, ke kterým se ten den můžete zavázat. Jejich vyplnění vám pomůže cítit se dokonalejší a následně méně ovlivněni hrubým e -mailem, který jste obdrželi.
Zvažte stanovení cílů jako „odpovídat na všechny ostatní e -maily“nebo „jít do posilovny“
Krok 3. Rozptýlete se
Někdy, abyste se od něčeho pohnuli vpřed, potřebujete trochu rozptýlit. Udělejte si přestávku na poslech hudby, oběd nebo zavolejte příteli a popovídejte si o něčem jiném než o e -mailu. Když se zbavíte věcí, může vám to přinést velmi potřebnou a katarzní přestávku.
Krok 4. V případě potřeby zvažte jejich nahlášení
Na konci dne je někdy nejlepším způsobem, jak se pohnout kupředu, vyřešit problém trvale. Pokud e -mail obsahoval nějaké výhrůžky nebo urážky, které by mohly být považovány za projevy nenávisti, nahlaste tuto osobu správným lidem, kterými mohou být oddělení lidských zdrojů ve vaší práci nebo chování studentů ve vaší škole. Můžete jim také v budoucnu zablokovat zasílání e -mailů.
- Nahlaste je úřadům, pokud proti vám fyzicky vyhrožují.
- Zkuste nejprve poslat e -mail svému nadřízenému, aby věděl, co se děje. Pokud problém neřeší, obraťte se na HR.
