E-mail ze své podstaty není tak formální jako psaní dopisů. Stále však budete mít chvíle, kdy budete při psaní e -mailu potřebovat více formality. Zamyslete se nad tím, kdo je příjemce, a poté vyberte pozdrav odpovídající situaci. Jakmile na to přijdete, můžete přejít k formátování pozdravu a psaní úvodních vět.
Kroky
Část 1 ze 3: Vzhledem k příjemci
Krok 1. Rozhodněte se, jak formální musíte být
I když píšete „formální“e -mail, jak formální je tento e -mail, závisí na osobě, která jej obdržela. Například byste při psaní profesora nepoužívali stejnou úroveň formality, jakou byste používali při podávání žádosti o zaměstnání.
Když někoho poprvé kontaktujete, je lepší být více formální, než potřebujete, jen pro jistotu
Krok 2. Najděte jméno osoby
Proveďte nějaký průzkum, abyste vykopali jméno osoby, pokud ji ještě neznáte. Znalost jména osoby dělá pozdrav příjemnějším, i když pro svůj e -mail používáte formální techniky.
Krok 3. Postupujte podle pokynů dané osoby
Pokud vám tato osoba již odeslala e -mail, je dobré zkopírovat její styl pozdravu. Pokud například používají „Ahoj“a vaše křestní jméno, je přijatelné odpovídat stejným stylem pomocí „Ahoj“a křestního jména osoby při adresování e -mailu.
Část 2 ze 3: Výběr pozdravu
Krok 1. Vraťte se k „Vážení
„„ Drahý “(za kterým následuje jméno osoby) je z nějakého důvodu starý pohotovostní režim. Je formální, aniž by byl ucpaný, a protože se používá tak často, často se stává neviditelným v pozdravu, což je dobře. chcete, aby váš pozdrav vydržel, protože je nevhodný.
Krok 2. Pokud neznáte jméno osoby, zkuste „Pozdravy“
Pozdrav je relativně formální pozdrav, který můžete použít v obchodních e -mailech, zvláště pokud neznáte jméno dané osoby. Je však vždy lepší zjistit jméno osoby, pokud je to možné.
Pokud je e -mail obzvláště formální a neznáte jméno osoby, můžete také použít „Komu to může vadit“. Tento pozdrav však může být pro některé lidi odsuzující
Krok 3. Zvažte „Ahoj“nebo „Dobrý den“v méně formálních e -mailech
E -maily bývají méně formální než písmena obecně, takže se v něčem formálním e -mailu můžete zbavit něčeho jako „Ahoj“. Pokud například pošlete e -mail svému profesorovi, zejména tomu, s nímž ve skutečnosti komunikujete, „Ahoj“nebo „Dobrý den“by mělo fungovat dobře.
Krok 4. Přeskočte „Hej
„Zatímco v poloformálním e-mailu může být„ Ahoj “přijatelné,„ Hej “pravděpodobně ne. Je to velmi neformální pozdrav, dokonce i v projevu, takže byste se mu měli vyhýbat v jakémkoli typu formálního e-mailu. I když znáte svého šéfa docela dobře, například je pravděpodobně nejlepší přeskočit „Hej“, když jim posíláte e -maily.
Krok 5. V případě potřeby použijte místo jména název
Někdy, když píšete někomu, znáte pouze jeho název ve společnosti nebo organizaci. V takovém případě můžete místo jména osoby uvést pouze jméno osoby, například „Vážený vedoucí náboru“, „Vážený náborový výbor“nebo „Vážený pane profesore“.
Krok 6. Přidejte osobnost, aby byla formálnější
Pokud je to možné, přidejte před jméno osoby „pan“, „paní“, „doktor“nebo „profesor“, aby to bylo formálnější. Také použijte příjmení nebo úplné jméno osoby, aby bylo formálnější než jen křestní jméno osoby.
Část 3 ze 3: Formátování a zahájení e -mailu
Krok 1. Umístěte pozdrav na první řádek
V horním řádku by měl být pozdrav, který jste vybrali, a za ním jméno osoby. Pokud je to možné, použijte pro osobu název, například pan, paní nebo dr., Za nímž následuje jeho jméno a příjmení.
Krok 2. Použijte čárku
Obecně po pozdravu použijete čárku. Ve formálních dopisech můžete použít dvojtečku, ale ta je na e -mail, i formální, obvykle příliš formální. Ve většině případů bude stačit čárka, ačkoli při psaní motivačního dopisu v e -mailu můžete použít dvojtečku.
Krok 3. Přejít na další řádek
Pozdrav jde nahoře na svém vlastním řádku, takže jakmile jej napíšete, stisknutím klávesy Return se přesunete na další řádek. Pokud k vytváření odstavců používáte místo odsazení řádky, budete muset mezi pozdravem a prvním odstavcem nechat prázdný řádek.
Krok 4. V případě potřeby se představte v úvodní větě
Pokud píšete někoho poprvé, měli byste uvést úvod, i když toho člověka znáte v reálném životě. Poskytnutí osobě vodítka k tomu, kdo jste, ji povzbuzuje, aby pokračovala ve čtení.
- Můžete například napsat: „Jmenuji se Jessica Hills a jsem marketingovým ředitelem společnosti XYZ.“Můžete také uvést, jak toho člověka znáte: „Jmenuji se Robert Smith a jsem ve vaší třídě marketingu (Marketing 101, který se schází v úterý a ve čtvrtek v poledne).“
- Pokud již danou osobu znáte a napsali jste ji dříve, můžete jako pozdrav použít první větu. Můžete například říci: „Děkuji, že ses ke mně tak rychle vrátil“nebo „Doufám, že se ti daří dobře“.
Krok 5. Přejděte k věci
Většina formálních e -mailů se musí rychle dostat k věci. To znamená, že vaše první nebo druhá věta by měla uvést důvod, proč píšete příjemci. Při popisu svého účelu buďte co nejstručnější.
