Zní to jednoduše, ale je to tak? Děláte správné kroky? Existuje způsob, jak spravovat e -maily pomocí složek Microsoft Outlook Mail, ale není vždy zřejmé, jak to udělat efektivně.
Kroky
Krok 1. Identifikujte jednotlivce nebo skupiny lidí, od kterých vám pravidelně chodí e -maily
Krok 2. Z aplikace Outlook Mail, Akce, Pravidla a Upozornění vytvořte nová pravidla pro každou jednotlivou skupinu nebo osobu, od které pravidelně dostáváte e -maily, a přesměrujte tyto e -maily, aby byly přesunuty do konkrétní složky ve složce Doručená pošta
Krok 3. Určete, zda chcete A) být upozorněni, když obdržíte zvláštní zprávu od této osoby nebo skupiny a/nebo B) označit ji jako přečtenou okamžitě
Prohlédněte si další možnosti akcí a zjistěte, zda vám mohou dále pomoci.
Krok 4. Vytvořte nová pravidla pro každou jednotlivou skupinu nebo osobu, které pravidelně posíláte e -maily, a nasměrujte tyto e -maily, aby byly přesunuty jako kopie e -mailu, který odesíláte, do konkrétní složky ve složce Odeslané
Krok 5. Na základě priority se rozhodněte, kdy a v jakém pořadí chcete zastavit zpracování pravidla
To je zvláště důležité při práci s pravidly, která se týkají vašich e -mailů poslat - v opačném případě uložíte více kopií stejného e-mailu.
Krok 6. Nechte jedno odeslané pravidlo v dolní části všech odeslaných pravidel pomocí Zastavit zpracování
Toto pravidlo zachytí všechny e -maily, které nebyly umístěny do jednotlivých podsložek.
Krok 7. Průběžně vyhodnoťte odeslané e -maily, které jdou do složky Odeslané a které nebudou přesunuty do jiné podsložky
Počet zpráv v souboru Odesláno složka může indikovat, kdy je čas vytvořit nové podkategorie odeslaných e -mailů.
Krok 8. Průběžně vyhodnoťte e -maily doručené pošty, které jdou do složky Doručená pošta a nejsou přesunuty do jiné podkategorie
Počet zpráv v hlavní Doručená pošta složka může určit, kdy je čas vytvořit nové podkategorie přijatých e -mailů.
Video - Používáním této služby mohou být některé informace sdíleny s YouTube
Tipy
- Klíčem ke správě e -mailů pomocí aplikace Microsoft Outlook je naučit se vytvářet kategorie e -mailů a upřednostňovat e -maily - považujte to za prořezávání a odstraňování e -mailové zahrady - abyste mohli těžit z rozmachu informací, které máte k dispozici.
- Zvažte změnu vlastností složek tak, aby se zobrazoval celkový počet položek, nikoli celkový počet nepřečtených položek, zvláště pokud již dostáváte upozornění na přijímání důležitých nových zpráv.
- Pro složky, pro které vytvoříte Odesláno e -mail, upravte zobrazení (kliknutím pravým tlačítkem na panel zobrazení/třídění složky, Přizpůsobit aktuální zobrazení, pole atd.) Z a Přijato a přidejte Na a Odesláno pole.
- Jednou Odesláno a Přijato e -maily jsou zařazeny do kategorií, je snazší zjistit, odkud pochází „růst e -mailů“, a rozhodnout, kde je oříznout a vytvořit nové pobočky.
- Například reklamní e -maily možná stojí za to zkontrolovat, jakmile dorazí, ale brzy zestárnou a lze je odstranit. Bankovní oznámení a stvrzenky, které možná budete chtít déle vydržet.
- Také můžete do zobrazení své složky přidat další užitečná pole. Velikost umožňuje zobrazit a třídit podle velikosti zprávy. Můžete se rozhodnout uvolnit své e -mailové složky větších e -mailů a spravovat je mimo e -maily (tj. Uložit důležité přílohy nebo uložit celý e -mail na místo mimo aplikaci Outlook).
- Potřebujete pomoc se spamem v Outlooku? spambayes. Je to rychlé. Je to snadné. Je to zdarma.
Varování
- Když se počet zpráv ve složce blíží určitému číslu (50? 100? 200?), Je na čase vyhodnotit odstranění plevele, prořezání a rozdělení vašich e-mailů do této složky.
- Před provedením změn ve své pracovní verzi aplikace Outlook (nebo naopak, v závislosti na tom, na čem vám záleží více) byste si měli z domovské verze aplikace Outlook vytvořit testovací případ pro vytváření pravidel pro e -maily aplikace Outlook.
