Jak můžete uvolnit čas organizováním v aplikaci Microsoft Outlook. To vyžaduje disciplínu, ale hlavně organizaci programu a to, co s nástroji děláte.
Kroky
Krok 1. První věc, kterou je třeba udělat, je vypnout upozornění na nový e -mail
Chcete -li to provést, rozbalte nabídku Soubor, vyberte Nástroje a poté Možnosti. Otevře se okno možností. Na kartě Předvolby klikněte na tlačítko „Možnosti e-mailu“. V okně možností, které se otevře, klikněte na tlačítko „Pokročilé možnosti e-mailu“. V okně možností, které se otevře, se podívejte do části „Když mi nové položky přijdou do doručené pošty“. Zrušte výběr všech možností.
Krok 2. Nastavte kalendář jako výchozí zobrazení v aplikaci Outlook
Poskytne vám pohled na naplánovanou práci na daný den. Chcete -li kalendář nastavit jako výchozí zobrazení, rozbalte nabídku Soubor, vyberte položku Nástroje a poté vyberte Možnosti. V okně Možnosti vyberte kartu „Jiné“a poté klikněte na tlačítko „Pokročilé možnosti“. V okně „Pokročilé možnosti“se podívejte do části „Obecná nastavení“a klikněte na Procházet. Otevře se vybraná složka. V okně „Vybrat složku“vyberte „Kalendář“a třikrát klikněte na OK.
Krok 3. Chcete -li zahrnout své úkoly do výchozího okna, rozbalte nabídku Soubor a vyberte Zobrazit, poté vyberte Hlavní panel
Krok 4. Chcete -li zobrazit pouze úkoly, které mají být splněny dnes, rozbalte nabídku Soubor a vyberte Zobrazit, poté vyberte „Zobrazení panelu úloh“a poté „Dnešní úkoly“
Krok 5. Naplánujte si každý den konkrétní čas na prohlížení vašich e -mailů
Nastavte si 2 až 3krát denně práci se svými e -maily a nikdy se na ně nedívejte. E -maily rozptylují pozornost a brání vám dokončit skutečnou práci.
Krok 6. Kdykoli čtete e -maily, vždy vymažte doručenou poštu. Na konci e -mailové relace by nikdy nemělo nic zůstat. Chcete -li vymazat doručenou poštu, musíte se rozhodnout, co s každým e -mailem uděláte. Máte čtyři možnosti: Odstranit, odložit, delegovat nebo provést.
Krok 7. Pokud jste se s e -mailem vypořádali, odstraňte jej
Krok 8. Chcete-li odložit e-mail, vytvořte úkol přetažením e-mailu na tlačítko úkolu v levém dolním rohu aplikace Outlook
Úkol bude automaticky vytvořen; vyberte počáteční datum a čas, datum a čas splatnosti a uložte je.
Krok 9. Chcete -li delegovat e -mail, vytvořte úkol a přiřaďte jej jiné osobě nebo přepošlete e -mail jiné osobě
Krok 10. Poslední volbou je udělat cokoli, co je úkolem, který e -mail vyžaduje
Pokud to uděláte, smažte jej ze složky Doručená pošta nebo jej přesuňte do osobní složky, kde uchováváte staré vyřízené e-maily.
Krok 11. Chcete -li zablokovat čas v kalendáři, přetáhněte e -mail na tlačítko kalendáře v dolním levém rohu aplikace Outlook
Otevře se oznámení o schůzce. Zadejte čas a datum, které chcete zablokovat, a poté je uložte. Kopie e -mailu bude součástí oznámení o schůzce. Odstraňte e -mail ze složky Doručená pošta nebo se přesuňte do osobní složky.
