Napište své priority na papír, pokud jste schopni je srazit odpoledne. Díky přílivu příchozích úkolů doma nebo v práci se mnozí přenesou do dalšího dne (nebo týdne nebo měsíce). Tato tabulka aplikace Excel sleduje blížící se termíny a podle toho mění priority úkolů. Za 20 minut vám následující kroky poskytnou efektivnější způsob, jak spravovat své priority.
Kroky
Krok 1. Vytvořte kartu „Domů“nebo „Kancelář“
Otevřete novou tabulku aplikace Excel. Klikněte pravým tlačítkem na záložku „List1“v dolní části a klikněte na Přejmenovat. Zadejte „Domů“nebo „Kancelář“.
Krok 2. Přejmenováním listu 2 jako „šablony“a listu 3 jako „bodů“opakováním kroku 1
Krok 3. Vytvořte tabulku Význam
Na kartě Body vyplňte sloupce A, B a C:
Krok 4. Definujte název „Význam“
Vyberte z buňky A2 až C7. Klikněte na Vložit název definovat
Definujte název jako „Význam“a klikněte na OK
Krok 5. Vytvořte tabulku úsilí
Opakováním kroků 3, 4 a 5 vytvořte tabulku úsilí ve sloupcích E, F a G. Vyberte buňky E2 až G6 a pojmenujte je „Úsilí“.
Krok 6. Vytvořte tabulku naléhavosti
Opakováním kroků 3, 4 a 5 vytvořte ve sloupcích I, J a K. tabulku naléhavosti a pojmenujte ji „Naléhavost“.
Krok 7. Zadejte nadpisy na kartě Domů
Klikněte na kartu Domů a vložte nadpisy do řádku 1:
- A - Vzorec priority A, 1 pro nejdůležitější úkol, ale může být více než 100
- B - Úkol Název úkolu.
- C - Význam A, B, C, D, E nebo F z tabulky.
- D - Effort A 1-5, ze stolu Effort.
- E - Naléhavost Vzorec založený na datu splatnosti.
- F - Datum splatnosti, kdy má být úkol dokončen. Termíny splatnosti nejsou těžké a rychlé. Ramp Up vám řekne, jak brzy byste mohli začít s úkolem a Rozšíření řekne vám, kolik dní by to mohlo klouzat. Ostříhání může mít Ramp Up 5 a Extension 4 - nedává smysl nechat se ostříhat o 2 týdny dřív a lidé si mohou všimnout, jestli se opozdilo o více než 5 dní.
- G - Ramp Up Days before the Date date you could start task.
- H - Rozšíření Automatické prodloužení splatnosti
- I - Days Left Formula. Počet dní před datem splatnosti; negativní, pokud uplynul termín splatnosti.
- J - Úkol Datum Úkol byl skutečně dokončen.
- K - Komentujte jakékoli podrobnosti o úkolu.
Krok 8. Zadejte svůj seznam úkolů
Poznámka Priorita, naléhavost a zbývající dny zůstávají prázdné. Budou vyplněny vzorci. Zde je ukázka domácích úkolů.
Krok 9. Zadejte vzorce pro zbývající dny, naléhavost a prioritu
Níže uvedené vzorce platí pro řádek 2.
- I (zbývající dny) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
- E (Naléhavost) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1))))
- A (Priorita) = HLEDAT
Krok 10. Změňte formát buňky I2 na Integer tak, že na buňku kliknete pravým tlačítkem, vyberete formát a uděláte z ní číslo s 0 desetinnými místy
Krok 11. Zkopírujte vzorce pro prioritu, naléhavost a zbývající dny do zbývajících buněk v každém sloupci
Vyberte buňku E2 a napište CTRL-C.
Vyberte buňky E3 až E10 a klikněte CTRL-V. Opakováním zkopírujte buňku I2 do buněk I3 až I10. Nakonec opakujte kopírování buňky A2 do buněk A3 až A10. Ignorujte liché hodnoty, které získáte pro nedefinované úkoly.
Krok 12. Seřaďte řádky podle priority
Vyberte z buněk A1 až K pro tolik řádků, kolik máte dat. Poté klikněte na Třídění dat.
Krok 13. Uložte si tabulku priorit, včetně data verze
Krok 14. Označte úkoly jako dokončené
Při plnění úkolů označte datum ve sloupci Dokončeno. Pamatovat si CTRL- ;
(ovládací klíč a středník) okamžitě zadá aktuální datum.
Krok 15. Sledujte, jak se priority mění každý den
Zde jsou priority na několik dní. 13. července jsou všechny úkoly před Ramp Up období, tak mějte velká čísla. 20. července se objeví vyšší priority (menší počty) u čtyř úkolů, včetně Sekat trávu který zasáhl jeho Způsoben datum. 21. dne je priorita vyšší, protože jsme v Rozšíření období a 23. července je ještě vyšší, protože je mimo Rozšíření doba. Platit účty také prochází eskalací 23. a 25. dne.
Tipy
- Neváhejte přidat další sloupce - kdo zadal úkol, kategorii atd.
- Rozdělte velké úkoly na menší.
- V případě potřeby seznam úkolů každý den roztřiďte.
- Uchovávejte oddělené soubory aplikace Excel pro rodinu/domov a práci.
- = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Pomocí automatického filtru vyberte úkoly po lhůtě splatnosti (Naléhavost = 1) nebo velmi důležité úkoly (Důležitost = „A“)
- Přečtěte si níže uvedené články o stanovení priorit a správě času.
- Zkopírujte opakující se úkoly na kartu Šablony, abyste je mohli snadno najít a překopírovat zpět.
- Body uvedené pro každou část priority můžete změnit.
- Jedním ze způsobů, jak udržovat opakovaně se vyskytující úkol neustále aktualizovaný, je zadat toto do sloupce data: (Tento příklad používá pátek, který je zde „5“.)
- Přidejte podmíněné formáty k datu splatnosti a označte, že je po splatnosti.
- Týdenní, měsíční (nebo možná dvojnásobek) spočítejte počet dokončených úkolů v každém období. To může být jediná pozitivní zpětná vazba, kterou můžete na svou práci získat.
- Tím se najde „dnešní“datum (pondělí = 1, úterý = 2,… ne = 7) a zkontroluje se, zda je později než v pátek. Pokud ano, přidá k aktuálnímu Pátku sedm, což dává příští týdny v pátek. Pokud to není později než v pátek, zobrazí se pouze páteční datum pro tento týden.
- V tomto případě pondělí = 1, úterý = 2, středa = 3, čtvrtek = 4, pátek = 5, sobota = 6 a neděle = 7.
- Chcete -li změnit tento vzorec tak, aby fungoval, řekněme, v úterý, můžeme se podívat na výše uvedený seznam, že úterý = 2, takže stačí vyměnit tři 5 s ve vzorci za 2 s.
Varování
- Místo toho, abyste měli své excelové soubory stále u sebe, použijte tabulku Google, aby vám vaše soubory byly vždy k dispozici.
- Uložte tabulku každých několik relací pro obnovení.
- Správa času je velmi osobní a tato tabulka nemusí odpovídat vašim potřebám a preferencím. Může se to zdát rušivé nebo příliš náročné na každodenní návštěvu. Může to fungovat pro vás, ale ne pro vaše přátele nebo naopak.
- Vypočítané priority nejsou pořadová čísla. Dokončení prioritního úkolu „1“neposune všechny ostatní nahoru. Priority se mohou pohybovat nad stovkou a ne všechna čísla jsou možná. Obvykle se zaměřte na priority mezi 1 a 12.
- Nebojte se, že byste měli příliš mnoho úkolů - dokonce i dva měsíce úkolů mohou čekat na konci seznamu, dokud se blíží jejich splatnost.
