Téměř každý, kdo pracuje, používá e -mail, ale může nás snadno přemoci. Někteří z nás dostávají mnohem více e -mailů, než s nimiž se dokážeme efektivně vypořádat. Schopnost rychle a správně reagovat na e -mail nám může pomoci ušetřit čas a vypadat profesionálněji. Poznámka:
Ne všechny tyto kroky a návrhy fungují ve všech e -mailových službách, ale všechny fungují v Gmailu.
Kroky
Krok 1. Pochopte důvod, proč lidé používají e -mail
E -mail slouží ke komunikaci mezi lidmi; slouží k odesílání textových a vizuálních informací od jedné osoby k druhé / mnoha dalším. Není pro:
- Ukládání informací; je lepší uložit informace jako dokument do počítače nebo do cloudu
- Připomíná vám, co je třeba udělat; raději k tomu použijte seznam úkolů nebo kalendář
Krok 2. Pomocí štítků nebo složek udržujte e -maily organizované a mimo doručenou poštu
- U věcí, které musíte udělat, použijte štítek „sledovat“nebo „odpovědět“. Poté byste si je měli přidat do svého deníku nebo seznamu úkolů.
- Když čekáte na někoho jiného, použijte „čekající odpověď“
- Použijte „naléhavé“pro věci, které je třeba udělat co nejdříve
Krok 3. Uložte užitečné informace a poté archivujte e -mail
- Stáhněte si všechny přílohy a uložte soubory na správné místo
- Pokud na e -mail nebudete odpovídat, archivujte jej
Krok 4. Archivujte e -maily, se kterými jste skončili
Nebojte se archivace; V podstatě přesune e-mail z vaší doručené pošty do pole „no-name“(technicky to odstraní štítek „doručená pošta“)
- Nezmizelo - k tomu slouží smazání
- Je vždy možné hledat a najít
Krok 5. Odstraňte chybné e -maily a poté zrušte jejich odběr
Díky tomu bude vaše schránka bez zbytečných a nežádoucích e -mailů.
- Odstraňte e -maily, které jste původně neměli dostávat
- Poté, co byli na chvíli v „koši“, již nebudou moci hledat ani hledat
- Pokud už tento druh e -mailů dostávat nechcete, nezapomeňte se odhlásit z jejich odběru vyhledáním informací „odhlásit“v dolní části e -mailu
- Pokud se z něj nemůžete odhlásit, přiřaďte e -mail jako spam
Krok 6. Použijte hvězdičky pro speciální a velmi důležité nebo naléhavé e -maily
Hvězdičky používejte střídmě, protože příliš mnoho e -mailů označených hvězdičkou bude stejně užitečné jako e -maily bez hvězd.
Tipy
- Vždy mějte na paměti účel e -mailu a snažte se jej nepoužívat na nic jiného.
- Používejte e-mail jako součást svého „pracovního postupu produktivity“spolu se seznamem úkolů, kalendářem nebo diářem a dalšími nástroji, které považujete za užitečné.
