Neuklizená poštovní schránka může uživatelům ztěžovat nalezení potřebného e -mailu. Microsoft Outlook poskytuje docela užitečné nástroje, které vám pomohou filtrovat vaše e -maily a organizovat zprávy lépe ovladatelným způsobem. Outlook vám může dokonce pomoci zvýšit efektivitu a výkon. Ať už používáte aplikaci Outlook 2010, Outlook 2007 nebo Outlook 2003, můžete snadno spravovat své e -maily, pomocí následujících nástrojů vyčistit doručenou poštu a také usnadnit hledání potřebných informací.
Kroky
Metoda 1 ze 6: Filtrování
Krok 1. Filtrujte zprávy rychle
Aplikace Outlook 2010 má novou funkci, která pomáhá třídit zprávy podle data a uspořádat je do konverzace.
- Při používání této funkce se zprávy se stejným tématem zobrazí jako Konverzace a uživatelé je mohou zobrazit, rozšířit nebo zmenšit kliknutím na ikonu nalevo od řádku Předmět. Zprávy v každé konverzaci jsou klasifikovány nejnovější zprávou umístěnou nahoře. Po přijetí nové zprávy se veškerá konverzace přesune na začátek seznamu e -mailů, což vám pomůže snadno sledovat tok e -mailů.
- Chcete -li konverzaci aktivovat, na kartě Zobrazit ve skupině Konverzace zaškrtněte políčko Zobrazit jako konverzaci. Pomocí funkce Vyčištění můžete velikost konverzace zmenšit. Tato funkce pomůže odstranit duplicitní zprávy v konverzaci.
- Na kartě Domů ve skupině Odstranit klikněte na Vyčistit a poté na Vyčistit konverzaci. Ve všech verzích aplikace Outlook mohou uživatelé rychleji najít zprávy ve složce poštovní schránky změnou způsobu jejich zařazení do složky e -mailů. E -maily můžete například třídit podle data, odesílatele a velikosti souboru nebo úrovně důležitosti.
Krok 2. Použijte standardizované nadpisy předmětů
Mentální energie potřebná k přesunu pozornosti mezi neustále se měnící témata vás vyčerpává, ne objem. Máte tendenci číst v sekvenčním pořadí buď chronologicky, nebo podle „nejdůležitější osoby“. Toto je vyhoření mozku. Místo toho použijte toto pravidlo; vztahuje se na e -maily z přímých sestav a funguje lépe než konverzační řetězce.
- Identifikujte 2–5 nejlepších projektů, které vás nejvíce zajímají; vytvořte nadpisy předmětů, které je budou odrážet.
- Dejte týmu vědět, že všem těmto e -mailům s těmito standardními nadpisy věnujete počáteční pozornost. Tato témata jsou v tuto chvíli vašimi projekty s nejvyšší prioritou - váš e -mail bude seřazen podle předmětu a nejvyšší priorita bude přečtena/zodpovězena jako první.
- Ujasněte si, že nevhodně pojmenované e-maily způsobí, že se odesílatel, který se provinil, ocitne na černé listině po dobu 1 x dní.
Metoda 2 ze 6: Seskupení
Krok 1. Seskupte stejné zprávy do složek
Vytvořením nové e -mailové složky mohou uživatelé seskupovat související zprávy společně do složek. Zprávy můžete například seskupit podle předmětu, projektu, komunikace nebo jiných kategorií, které jsou vhodné pro vaši práci nebo vaše koníčky. Uživatelé mohou také vytvořit složku pro všechny zprávy odeslané od vašeho šéfa nebo někoho důležitého, včetně zásadních informací, které je třeba uložit. Chcete -li v aplikaci Outlook 2010 vytvořit novou složku, na kartě Složka v části Nové klikněte na možnost Nová složka. Chcete -li vytvořit novou složku v aplikaci Outlook 2007 nebo Outlook 2003, klikněte na panelu nabídek na Soubor, zvolte Nový a poté Složka.
Metoda 3 ze 6: Vyhledat složku
Krok 1. Vytvořte složku pro hledání zpráv
Hledat ve složce je rychlý a pohodlný způsob, jak najít sbírku e -mailových zpráv. Neukládá žádné zprávy, ale poskytuje virtuální složky, které zobrazují všechny zprávy ve složce Doručená pošta na základě hledaných atributů. Složky pro hledání v Outlooku poskytují výchozí funkce, jako je Nepřečtená pošta, ale můžete si také vytvořit vlastní pravidlo. Pomocí složky Hledat můžete například vyhledat všechny informace týkající se určitého projektu, důležitého klienta nebo nadcházející schůzky.
- Chcete -li vytvořit vyhledávací složku v aplikaci Outlook 2010, na kartě Pošta na složce v Nové klikněte na Nová složka hledání.
- Chcete -li vytvořit složku pro hledání v aplikaci Outlook 2007 nebo Outlook 2003, přesuňte v poště v nabídce Soubor myš na Nový a poté klikněte na složku Hledat.
Metoda 4 ze 6: E -mailový filtr
Krok 1. Omezte nevyžádané e -maily pomocí filtru e -mailů
Uchovávejte nepotřebné e -maily ze složky Doručená pošta pomocí filtru nevyžádané pošty aplikace Outlook. Tento filtr odešle e -maily označené jako nevyžádané e -maily do samostatné složky ve schránce. Uživatelé mohou zobrazit obsah této složky a ujistit se, že do ní nebyly omylem odeslány žádné platné e -maily. Pokud ano, měli byste upravit filtr, abyste se v budoucnu vyhnuli nesprávnému označení zpráv.
Metoda 5 ze 6: Kategorie barev
Krok 1. Přiřaďte kategorii barev
Přiřaďte barvu nesouvisející skupině e -mailových zpráv a dalším kategoriím v Outlooku, jako jsou poznámky, kontakty a schůzky. Odtud je uživatelé mohou snadno identifikovat a třídit. Například můžete snadno sledovat všechny zprávy, schůzky a kontakty pro projekt prodeje počítačů vytvořením kategorie s názvem „Prodej počítačů“a přiřazením zpráv k ní.
Metoda 6 ze 6: Příznak
Krok 1. Vlajka pro pokračování
Uživatelé mohou pomocí funkce Označit pro sledování označit e -mailové zprávy a úkoly, které jim pomohou seřadit nebo označit. Vlajky vás vyzve ke sledování problému, k upozornění na něčí požadavek nebo objednávku výzvy a kontaktu. Mohou také snadno uspořádat vaši e -mailovou složku, protože přesně víte, co a kdy máte udělat. Všimněte si toho, že když vytvoříte úkol a nastavíte pro něj datum vypršení platnosti, bude automaticky označeno, abyste nezapomněli na datum vypršení platnosti akce a splnili ji.
