Tento wikiHow vás naučí automatizovat vykazování dat v aplikaci Microsoft Excel. U externích dat vás tento wikiHow naučí, jak dotazovat a vytvářet zprávy z jakéhokoli externího zdroje dat (MySQL, Postgres, Oracle atd.) Z vašeho listu pomocí doplňků aplikace Excel, které propojují váš list s externími zdroji dat.
U dat již uložených v listu aplikace Excel použijeme makra k sestavení sestav a jejich exportu do různých typů souborů stisknutím jedné klávesy. Naštěstí je Excel dodáván s vestavěným záznamníkem kroků, což znamená, že nebudete muset makra kódovat sami.
Kroky
Metoda 1 ze 2: Pro data již v aplikaci Excel
Krok 1. Pokud jsou data, o kterých potřebujete hlásit, již uložena, aktualizována a udržována v Excelu, můžete automatizovat pracovní toky hlášení pomocí maker
Makra jsou integrovanou funkcí, která vám umožňuje automatizovat složité a opakující se úkoly.
Krok 2. Otevřete Excel
Poklepejte (nebo klikněte na Mac) na ikonu aplikace Excel, která připomíná bílé „X“na zeleném pozadí, a poté klikněte na Prázdný sešit na stránce šablon.
- Na počítači Mac možná budete muset kliknout Soubor a potom klikněte na Nový prázdný sešit ve výsledné rozevírací nabídce.
- Pokud již máte sestavu aplikace Excel, kterou chcete automatizovat, místo toho poklepáním na soubor sestavy otevřete soubor v aplikaci Excel.
Krok 3. V případě potřeby zadejte data tabulky
Pokud jste nepřidali popisky sloupců a čísla, pro která chcete výsledky automatizovat, proveďte to dříve, než budete pokračovat.
Krok 4. Povolte kartu Vývojář
Standardně je Vývojář karta se nezobrazuje v horní části okna aplikace Excel. V závislosti na operačním systému jej můžete povolit následujícím způsobem:
- Windows - Klikněte Soubor, klikněte Možnosti, klikněte Přizpůsobte pás karet na levé straně okna zaškrtněte políčko „Vývojář“v pravé dolní části okna (možná se budete muset nejprve posunout dolů) a klikněte na OK.
- Mac - Klikněte Vynikat, klikněte Předvolby…, klikněte Pás karet a panel nástrojů, zaškrtněte políčko „Vývojář“v seznamu „Hlavní karty“a klikněte Uložit.
Krok 5. Klikněte na Developer
Tato karta by nyní měla být v horní části okna aplikace Excel. Tím se v horní části okna aplikace Excel zobrazí panel nástrojů.
Krok 6. Klikněte na Nahrát makro
Je to na panelu nástrojů. Zobrazí se vyskakovací okno.
Krok 7. Zadejte název makra
Do textového pole „Název makra“zadejte název makra. To vám pomůže identifikovat makro později.
Pokud například vytváříte makro, které z vašich dostupných dat vytvoří graf, můžete jej pojmenovat „Chart1“nebo podobně
Krok 8. Vytvořte pro makro kombinaci klávesových zkratek
Stisknutím klávesy ⇧ Shift spolu s další klávesou (např. Klávesou T) vytvoříte klávesovou zkratku. To je to, co použijete pro spuštění makra později.
Na Macu bude kombinace klávesových zkratek ⌥ Option+⌘ Command a vaše klávesa (např. ⌥ Option+⌘ Command+T)
Krok 9. Uložte makro do aktuálního dokumentu aplikace Excel
Klikněte na rozevírací pole „Uložit makro do“a poté klikněte Tento sešit aby bylo zajištěno, že makro bude dostupné pro každého, kdo otevře sešit.
Pro uložení makra budete muset uložit soubor aplikace Excel ve speciálním formátu
Krok 10. Klikněte na OK
Je to ve spodní části okna. Pokud tak učiníte, uloží se vaše nastavení maker a přepnete se do režimu záznamu. Budou zaznamenány všechny kroky, které od této chvíle provedete, dokud nahrávání nezastavíte.
Krok 11. Proveďte kroky, které chcete automatizovat
Excel bude sledovat každé kliknutí, stisknutí klávesy a možnost formátování, které zadáte, a přidá je do seznamu maker.
- Chcete -li například vybrat data a vytvořit z nich graf, zvýrazněte svá data, klikněte Vložit v horní části okna aplikace Excel klikněte na typ grafu, klikněte na formát grafu, který chcete použít, a podle potřeby graf upravte.
- Pokud jste chtěli použít makro k přidání hodnot z buněk A1 přes A12, klikli byste na prázdnou buňku, zadejte = SUM (A1: A12) a stiskněte klávesu Enter.
Krok 12. Klikněte na Zastavit nahrávání
To je v Vývojář panel nástrojů na kartě. Tím se zastaví nahrávání a všechny kroky, které jste během záznamu provedli, se uloží jako samostatné makro.
Krok 13. Uložte list aplikace Excel jako soubor s povolenými makry
Klikněte Soubor, klikněte Uložit jakoa změňte formát souboru na xlsm namísto xls. Poté můžete zadat název souboru, vybrat umístění souboru a kliknout Uložit.
Pokud to neuděláte, makro nebude uloženo jako součást tabulky, což znamená, že ostatní lidé na různých počítačích nebudou moci vaše makro použít, pokud jim pošlete sešit
Krok 14. Spusťte makro
Chcete -li to provést, stiskněte kombinaci kláves, kterou jste vytvořili jako součást makra. Měli byste vidět, jak se vaše tabulka automatizuje podle kroků vašeho makra.
Makro můžete také spustit kliknutím Makra v Vývojář vyberte název makra a klikněte na Běh.
Metoda 2 ze 2: Pro externí data (MySQL, Postgres, Oracle atd.)
Krok 1. Stáhněte si plugin Kloudio pro Excel z Microsoft AppSource
To vám umožní vytvořit trvalé spojení mezi externí databází nebo zdrojem dat a vaším sešitem. Tento plugin funguje také s Tabulkami Google.
Krok 2. Vytvořte spojení mezi svým listem a externím zdrojem dat kliknutím na tlačítko + na portálu Kloudio
Při práci s důvěrnými nebo firemními daty zadejte podrobnosti o své databázi (typ databáze, přihlašovací údaje) a vyberte jakékoli možnosti zabezpečení/šifrování.
Krok 3. Jakmile vytvoříte spojení mezi svým listem a databází, budete moci dotazovat a vytvářet sestavy z externích dat, aniž byste museli opustit Excel
Vytvořte si vlastní zprávy z portálu Kloudio a poté je vyberte z rozevírací nabídky v Excelu. Poté můžete použít jakékoli další filtry a zvolit frekvenci, kterou bude přehled obnovovat (takže můžete mít tabulku prodeje automaticky aktualizovanou každý týden, den nebo dokonce hodinu.)
Krok 4. Kromě toho můžete také zadat data do připojeného listu a nechat data aktualizovat váš externí zdroj dat
Vytvořte šablonu pro nahrávání z portálu Kloudio a budete moci ručně nebo automaticky nahrávat změny v tabulce do externího zdroje dat.
Video - Používáním této služby mohou být některé informace sdíleny s YouTube
Tipy
- Pokud nedůvěřujete poskytovateli třetí strany, stahujte pouze doplňky aplikace Excel z Microsoft AppSource.
- Makra lze použít pro cokoli od jednoduchých úkolů (např. Přidávání hodnot nebo vytváření grafu) až po složité (např. Výpočet hodnot vaší buňky, vytvoření grafu z výsledků, označení grafu a tisk výsledku).
- Při otevírání tabulky se zahrnutým makrem bude možná nutné kliknout Povolit obsah ve žlutém pruhu v horní části okna, než budete moci makro použít.
Varování
- Makra lze použít zlomyslně (např. K odstranění souborů z počítače). Nespouštějte makra z nedůvěryhodných zdrojů.
- Makra implementují doslova každý krok, který při nahrávání uděláte. Ujistěte se, že omylem nezadáte nesprávnou hodnotu, neotevřete program, který nechcete použít, nebo smažete soubor.
