Začít e -mail se správným pozdravem může být obtížné. Když posíláte profesionální e -mail nebo píšete někomu, koho dobře neznáte, bude nejlepší, když před oslovením osoby jeho příjmením obvykle zvolíte jednoduchý a všestranný pozdrav jako „Ahoj“. Pokud si píšete s přítelem, členem rodiny nebo s někým jiným, s kým máte neformálnější vztah, je v pořádku ho jednoduše oslovit křestním jménem.
Kroky
Metoda 1 ze 4: Výběr vhodného pozdravu
Krok 1. Řekněte „Ahoj“a spusťte svůj e -mail přátelsky
Jednoduché „Ahoj“následované jménem osoby bude fungovat dobře pro většinu e -mailů. Je uvolněný a osobní, aniž by se cítil příliš formální nebo neformální. A protože je tak krátký a přímý, nerozptyluje vaše čtenáře ani nevypadá na místě.
„Ahoj“můžete také použít při oslovování více příjemců najednou, jako v „Ahoj všichni“
Spropitné:
„Ahoj“je skvělý univerzální pozdrav, ať už je váš e-mail určen příteli, nadřízenému nebo cizinci.
Krok 2. Otevřete „Dear“pro další formální zprávy
„Dear“je všestranný pozdrav-je vhodnější než „Ahoj“, ale stále má vřelý, příjemně staromódní prsten. Díky tomu je to skvělý způsob, jak pozvat korespondenci s blízkými blízkými i lidmi, které příliš neznáte.
Tento pozdrav lze také použít pro přátele a rodinu
Krok 1.
- Slovo „drahý“s sebou nese také poznámku o slušnosti a respektu, kterou méně formální pozdravy nemají.
- Jednou nevýhodou tohoto otvíráku je, že pro někoho může být považován za příliš formální, zejména v obchodním prostředí.
Krok 2. Pokud neznáte jméno příjemce, použijte anonymní pozdrav
„Pozdravy“a „Koho se to může týkat“jsou dva z nejběžnějších, neškodných anonymních pozdravů. Jsou sázkou na jistotu pro ty časy, kdy si nejste jisti, kdo bude číst vaši zprávu.
- Můžete také vyzkoušet něco nejednoznačného jako: „Vážený pane nebo paní“, i když to může ve všech, kromě těch nejformálnějších e -mailech, připadat trochu ucpané.
- Anonymní pozdravy se nejčastěji používají při psaní skupinám, jako jsou firmy a organizace, spíše než jednotlivcům.
Krok 3. Pokud chcete přejít přímo k věci, zadejte jméno osoby samotné
Pokud vás zajímá, jaký pozdrav použít, nebo chcete, aby se vaše zpráva dostala do centra pozornosti, je zcela v pořádku uvést jméno příjemce a nechat to tak. Stačí přidat čárku, přeskočit řádek a říct, co chcete říci.
- "Slečna. Thompson “nezní více či méně formálně než„ Dobrý den, paní Thompsonová “, a umožňuje vám to obejít nerozhodnost při výběru nejvhodnějšího pozdravu.
- Použití jména osoby jako pozdravu samo o sobě může být také užitečné při následné korespondenci, když nechcete nutně pokaždé vybrat nový pozdrav.
Metoda 2 ze 4: Oslovení vašeho příjemce
Krok 1. Zavolejte osobě křestním jménem, pokud ji dobře znáte
Toto pravidlo je velmi jednoduché: pokud s někým komunikujete podle křestního jména, můžete použít jeho křestní jméno. V opačném případě je dobré držet se jejich příjmení, abyste se vyhnuli opovážlivosti a potenciálně je otírali špatně. F
Při psaní známému známému můžete buď vést jeho jméno samostatně, nebo jako úvod přiložit ležérnější pozdrav (tj. „Hey Jackie“)
Varování:
Nikdy neoznačujte někoho, koho jste nepotkali jejich křestním jménem, pokud vám konkrétně neřeknou, že je to v pořádku, udělejte to. To prostě není zdvořilé!
Krok 2. Odkazujte na profesionální a neznámé kontakty podle jejich příjmení
Vyberte vhodný pozdrav (pamatujte, „Ahoj“, „Vážený“a „Pozdravy“, které jsou užitečné v různých situacích), poté přidejte příjmení dané osoby. Většina e -mailů, které odešlete, bude pravděpodobně začínat příjmením vašeho příjemce, zvláště pokud se týká práce.
- Pokud je osobou, které posíláte e -mail, žena, použijte předponu „Paní“místo „paní“pokud nevíte, že je vdaná.
- Pokud použijete příjmení příjemce, bude to znamenat zdvořilý a uctivý tón, kterým bude korespondence následovat.
Krok 3. Při pozdravu více než jednoho příjemce použijte výraz jako „Všichni“
Velké skupiny mohou obsahovat mnoho různých druhů lidí a vy nechcete dělat žádné předpoklady ohledně jejich pohlaví nebo úrovně známosti. Protože výrazy jako „Kluci“a „Dámy a pánové“lze interpretovat jako omezující pohlaví, je nejlepší je předat ve prospěch něčeho inkluzivnějšího.
- Určitě se vyhněte také přehnaně neformálním pozdravům typu „lidi“nebo „všichni“.
- Vyhozením špatného hromadného zájmena by se jeden z vašich čtenářů mohl cítit na okraji společnosti nebo být zcela ignorován.
Krok 4. Uveďte jméno nebo pozici osoby, pokud je to relevantní pro vaši zprávu
Za normálních okolností může znít divně, když začnete psát e -mail s „pozdravem, hlavní zástupce zákaznického servisu“. Pokud však pozice osoby přímo souvisí s vaším důvodem k psaní, může to být dobrý způsob, jak ji připravit na dotaz, žádost nebo stížnost.
- Adresování e -mailu spíše na „Direct of Communications“než „Mr. Everett “dá příjemci vědět, že daná záležitost zahrnuje plnění jeho individuálních povinností.
- Podobně, když se dostanete do kontaktu s vedoucím organizace, můžete věci ukončit pozdravem jako: „Vážený organizátor odboru Salt Lake City“.
Metoda 3 ze 4: Vyhýbání se běžným chybám při pozdravu
Krok 1. Nezapomeňte vždy zahrnout pozdrav
Pravidlo číslo jedna pro psaní e -mailového pozdravu je zajistit, aby tam nějaký byl. Otevření e -mailu a konfrontace s blokem textu bez úvodu nebo osobních příjemností může být otravné. Vyplnění několika slov k shrnutí záměru vaší komunikace zabere jen několik sekund.
E -mail bez pozdravu bude mnohými považován za neúplný. V důsledku toho se může špatně odrážet na vás nebo na vaší schopnosti efektivně komunikovat
Spropitné:
Nepřemýšlejte o tom-pokud si nejste jisti, co jiného dát, zvolte jednoduché „Ahoj“a nasměrujte svou mozkovou sílu do psaní zbytku e-mailu.
Krok 2. Vyhněte se „hej“, pokud si nejste blízcí s osobou, kterou píšete
„Hej“je neformální, jak jen to jde. Z tohoto důvodu je to přijatelný způsob, jak zahájit e-mail vašemu nejlepšímu příteli nebo spolupracovníkovi se stejným hodnocením, ale ne někomu vyššímu nebo komukoli, s kým komunikujete poprvé.
- I když to může znít neškodně, příliš neformální pozdravy jako „Hej“by mohly nechtěně signalizovat nedostatek respektu k vašemu příjemci.
- V e-mailech by nikdy neměly být použity jiné uvolněné režimy adres, například „Co se děje“nebo „Jo“. Tyto pozdravy jsou lépe vyhrazeny pro výměnu textových zpráv.
Krok 3. Buďte opatrní při používání časově specifických pozdravů jako „Dobré odpoledne
„Odkazování na čas, který píšete, může vašemu e -mailu dodat osobnější dojem a umožní vám lépe se spojit s příjemcem. To byste však měli dělat pouze tehdy, když jste si jisti, že se nacházejí ve stejném časovém pásmu. Pokud tomu tak není, můžete nakonec vypadat bezradně nebo bezohledně.
- Řeknutí „dobrého rána“někomu, kdo žije na druhém konci světa, by mohlo způsobit zmatek, zvláště pokud váš e-mail obsahuje časově citlivé informace.
- Pokud máte srdce v používání některého z těchto pozdravů, neuškodí vám chvilku zjistit, v jakém čase (a datu!) Se nachází v místě, kde váš příjemce bude číst vaši zprávu.
Krok 4. Udržujte svou interpunkci jednoduchou a vhodnou
Nejlepší způsob, jak formátovat jakýkoli pozdrav, je napsat zvolený pozdrav a jméno příjemce a poté vložit čárku, která pomůže jejich očím přejít do těla e -mailu. Můžete si myslet, že výkřik je výraznější, ale existuje šance, že by jej bylo možné číst jako mladistvý nebo neprofesionální.
- V některých případech můžete také ukončit svůj pozdrav dvojtečkou nebo pomlčkou pro formálnější nebo neformální efekt.
- Přenášení příliš velkého vzrušení by mohlo člověka, kterému píšete, dokonce naštvat, pokud nesdílí vaše nadšení.
Krok 5. Ujistěte se, že jméno příjemce píšete správně
Než stisknete „Odeslat“, zkontrolujte pravopis jména osoby tak, jak je uvedeno v předchozím e-mailu nebo původním dokumentu. Nevinným překlepem není konec slova, ale opakování stejné chyby znamená, že vám není dost jedno, abyste to správně pochopili.
- Pokud narazíte na obzvláště náročné nebo neobvyklé jméno, zkontrolujte, zda jej můžete zkopírovat a vložit přímo do svého e -mailu z externího zdroje.
- Riskujete odcizení svého čtenáře tím, že budete nesprávně vyslovovat jeho jméno nedůsledně.
Metoda 4 ze 4: Vytvoření úvodního řádku vašeho e -mailu
Krok 1. Okamžitě uveďte účel svého e -mailu
Pomocí první věty sdělte příjemci, proč přesně píšete. Díky tomu nezůstanou viset. To je obvykle tak jednoduché, jako destilovat to, o čem budete diskutovat v těle vaší zprávy, do ústřední myšlenky a proměnit ji ve stručný úvod.
- Dobrým otvírákem pro váš e -mail může být: „Píšu, abych se zeptal na …“nebo „Chtěl jsem znát váš názor na …“
- Nenudte svého příjemce dlouhými úvodními nebo zbytečnými informacemi. Není třeba mlátit kolem keře-stačí skočit přímo do něj.
Krok 2. Poděkování příjemci, pokud píšete odpověď
Když se někomu vracíte o zprávě, kterou vám poslal, je obvyklé chvilku poděkovat. Poděkování za něco může být velmi potěšující a malé vyjádření vděku vám pomůže zajistit, že vaše korespondence začíná správnou nohou.
- Při formulaci své první věty nezapomeňte potvrdit nebo shrnout účel původního e -mailu jako v části „Děkujeme, že jste kontaktovali společnost Acme Corporation ohledně vaší nedávné zkušenosti“nebo „Díky za tak rychlou odpověď“.
- Pokud vaše korespondence nesouvisí s obchodem, můžete otevřít něco jako: „Děkujeme, že jste se ozvali. Už je to tak dlouho, co jsme spolu mluvili!"
Krok 3. Pozdravte blízké kontakty osobnější poznámkou
Pokud svého příjemce rozumně dobře znáte, můžete se rozhodnout pro sentimentálnější přístup tím, že se k němu přihlásíte nebo požádáte o aktualizace jeho života. Osobní pozdravy působí intimním dojmem a slouží k navození přátelské, srdečné dynamiky.
- Můžete použít olověnou linku jako „Gratuluji k novému dítěti!“nebo „Byl jsem právě v Brooklynu a přineslo mi to spoustu dobrých vzpomínek“, aby to příbuznému nebo kamarádskému úředníkovi připomnělo, že jsou ve vašich myšlenkách.
- Ujistěte se, že jakékoli osobní komentáře nebo otázky, které uvedete, jsou vhodné vzhledem k vašemu vztahu s příjemcem. Na otázku: „Jak se vám líbí váš nový byt?“může vyděsit někoho, koho jste potkali jen jednou nebo dvakrát.
Krok 4. Pracujte s trochou humoru jako ledoborec, který poutá pozornost
Přestože se v profesionálním světě humor často nedoporučuje, při rozumném používání může poskytnout chvilku vítané úlevy od fádní povahy praktické každodenní komunikace. Většina lidí je zvyklá na prohledávání suchých a přesných e-mailů, takže vtipné pozdravy mohou mít za následek, že vaše čtenáře zaháknou a zaujmou.
"Pokud chcete věci trochu odlehčit, zkuste úvodní řádek jako:" Už je pátek? " nebo: „Vím, jak rád po mně ráno slyšíš první věc.“
Varování:
Rychlý vtip nebo trochu hloupé slovní hříčky mohou být užitečné pro oživení bezbarvých profesionálních e-mailů, ale pouze tehdy, když to situace vyžaduje.
Tipy
- Přestože je pozdrav krátký, je jednou z nejdůležitějších částí obchodního e -mailu. V zásadě to dává vašemu příjemci první dojem z vás a profesionální chování.
- Daná nebo preferovaná jména většiny lidí lze nalézt v informacích o jejich odesílateli nebo v jejich e -mailové adrese.
- Pokud se náhodou po svém původním e -mailu dozvíte jméno anonymního příjemce, nezapomeňte jej zahrnout do dalších zpráv, abyste potvrdili změnu a udělali osobnější akord.
