Můžete si myslet, že s docházkou se musí starat pouze učitelé školy, ale ve skutečnosti je to také důležitá obchodní praxe. Přesné údaje o docházce mohou malým i velkým podnikům prozradit mnoho o efektivitě, ziskovosti a spokojenosti zaměstnanců. Díky moderní technologii existuje mnoho způsobů, jak zaznamenávat docházku zaměstnanců a efektivně využívat data.
Kroky
Metoda 1 ze 3: Shromažďování údajů o docházce
Krok 1. Použijte jednoduchou tabulku pouze v případě, že provozujete malou firmu
Pokud máte 5 nebo méně zaměstnanců a možná dokonce 10 nebo méně, může vám použití velmi jednoduché metody evidence docházky fungovat. Docházku a hodiny můžete sledovat například v tabulce Microsoft Office nebo Google Docs, nebo se dokonce můžete spolehnout na papírové tabulky. Pokud však máte více než 5–10 zaměstnanců, rozhodněte se pro pokročilejší možnosti sledování.
- Bez ohledu na velikost vaší firmy vždy používejte jasný systém pro zaznamenávání docházky a hodin. Když se snažíte sledovat věci, nevěřte své paměti ani slovům svého zaměstnance!
- Pokud dáváte přednost papírové tabulce, podívejte se online na tiskovou šablonu, která vyhovuje vašim potřebám.
Krok 2. Vytvořte šablonu Office nebo Docs pro zefektivnění tabulky
Microsoft Office i Google Docs nabízejí doplňkové šablony určené pro zaznamenávání docházky a hodin zaměstnanců. Ve srovnání s obecnou tabulkou může tato možnost vašim zaměstnancům usnadnit zadávání otevírací doby a také sledovat a analyzovat data.
I když je tato možnost efektivnější než základní papír nebo elektronická tabulka, je stále lepší nechat ji na malých podnicích-těch, kteří mají možná až 20 zaměstnanců
Krok 3. Uzavřete smlouvu s uchováváním záznamů, pokud je to časově a nákladově efektivní
Pro mnoho malých i velkých podniků je nejlepší způsob, jak zaznamenat účast, zaplatit za to někomu jinému! Ve většině případů vaši zaměstnanci zadají docházku a hodiny do webového portálu nebo aplikace a dodavatel bude data hostovat a na základě nich vám bude poskytovat pravidelné zprávy.
Některé společnosti účtují paušální sazbu na základě úrovně zaměstnanců-například 20 USD měsíčně až pro 10 zaměstnanců-zatímco jiné účtují za zaměstnance. Porovnejte náklady, funkce a služby při výběru společnosti třetí strany ke sledování docházky a hodin vašich zaměstnanců
Krok 4. Interní správu záznamů spravujte pouze v případě, že máte kapacitu IT
Jako střední nebo velká společnost vám nemusí dělat starosti uchovávání záznamů, možná z finančních nebo bezpečnostních důvodů. Sledování docházky a hodin 100, 1, 000 nebo dokonce 10 000 zaměstnanců vyžaduje robustní oddělení IT, které dokáže vyvinout a udržovat potřebnou infrastrukturu pro sběr, ukládání a analýzu dat. Vaše IT a HR oddělení musí také umět dobře spolupracovat!
Pečlivě zhodnoťte náklady a přínosy manipulace s vedením záznamů ve srovnání se smlouvou s třetí stranou
Metoda 2 ze 3: Sledování docházky pomocí Tech
Krok 1. Nechte zaměstnance „přejet“dovnitř a ven pomocí svých průkazů
Toto je v podstatě moderní verze toho, že zaměstnanci „chodí dovnitř“a „ven“pomocí papírové děrovačky. Výhodou je, že data jsou odeslána přímo do vaší vlastní infrastruktury nebo infrastruktury pro uchovávání záznamů třetích stran za účelem ukládání a analýzy.
Stanice Swipe Card fungují nejlépe u zaměstnanců, kteří se drží na jednom místě a pracují pravidelně během svého typického pracovního dne-například u administrativních pracovníků, učitelů nebo pracovníků v továrně
Krok 2. Pomocí biometrie nebo videa omezte „děrování kamarádů“na skenerech ID
I když bylo možné u pozdních nebo nepřítomných kolegů, nazývaných „buddy punching“, jednodušší s děrovacími kartami, stále je možné pro ně přetáhnout ID spolupracovníka a dosáhnout stejného účelu. Pokud máte obavy, že se jedná o problém mezi vaší pracovní silou, zvažte investování do opatření, jako jsou videokamery nebo biometrické skenery, abyste zvýšili zabezpečení a přesnost stanic s přejížděním karet.
- Biometrické skenery, které obvykle vyžadují autorizaci otisků prstů, lze použít ve spojení se skenery ID karet.
- Instalace bezpečnostních kamer na vaše stanice s přejetím karty vám pomůže identifikovat podezřelé „kamarády punchery“.
Krok 3. Sledujte hodiny zaměstnanců mimo kancelář pomocí aplikace založené na telefonu
Swipe karty nefungují dobře u zaměstnanců, kteří pracují z domova nebo z více míst. Místo toho je nechte „vrazit“a „ven“pomocí aplikace nainstalované v jejich pracovním nebo osobním telefonu. V mnoha případech jednoduše budou muset stisknout tlačítko pro spuštění a zastavení běžících hodin, které sledují jejich docházku a hodiny.
Pokud vaše firma již zadává vedení záznamů třetí straně, může být tento typ aplikace součástí balíčku. V takovém případě by se údaje o docházce vašich zaměstnanců, které zadáte sami, měly bezproblémově integrovat do vašeho celkového vedení záznamů
Krok 4. Zvažte GPS polohu a sledování času pro zaměstnance, kteří hodně cestují
Tento typ sledovacího systému funguje dobře, pokud máte zaměstnance, kteří během pracovních dnů cestují mezi konkrétními místy. GPS jejich pracovních telefonů bude sledovat, když byli ve specifikovaných pracovních zónách, což lze následně použít k určení jejich celkové pracovní doby.
Sledování GPS je volitelná funkce u některých aplikací „timecard“. Tuto funkci je rozhodně nejlepší zachovat pro použití u telefonů vydávaných za prací, protože sledování zaměstnanců na jejich osobních telefonech se může zdát příliš „velké bratrské“
Metoda 3 ze 3: Nakládání s údaji o docházce
Krok 1. Rozdrťte čísla, abyste zjistili, jak problémy s docházkou ovlivňují vaše podnikání
Vedení přesných záznamů o docházce zaměstnanců vám umožňuje vypočítat, jak pozitivní a negativní docházkové vzorce ovlivňují váš konečný výsledek. Na druhé straně můžete tato data použít k úpravě strategií vašeho pracoviště a HR pro vyšší efektivitu.
Některé rychlé výpočty vám například mohou poskytnout „incidenci“-počet absencí na 100 zaměstnanců za stanovené časové období. Podobné datové body, jako například „míra nečinnosti“a „míra závažnosti“, lze také použít k určení ekonomického dopadu docházky a nepřítomnosti
Krok 2. Rozpoznat zaměstnance, kteří dodržují řádné docházkové postupy
Trochu pozitivního posílení může jít dlouhou cestu! Použijte svá shromážděná data k identifikaci zaměstnanců s hvězdnými záznamy o docházce. Udělejte jim veřejné uznání, pochvalu a případně odměny-dokonce i několik dárkových karet nebo malý bonus může pomoci povzbudit ostatní, aby následovali.
Mějte na paměti, že „dobrá docházka“nemusí nutně znamenat, že zaměstnanec nikdy nezmešká práci. Znamená to také svědomitost ohledně čerpání volna-například včasným oznámením, než si vezmete den volna, nebo zůstat doma, zatímco se vzpamatovávají z nemoci
Krok 3. Před zahájením akce se setkejte se zaměstnancem, který má problémy s docházkou
Kdykoli vaše data identifikují zaměstnance s problémem docházky, nepřeskočte rovnou do disciplíny nebo ukončení. Místo toho se s nimi (a zástupcem HR nebo podobnou relevantní stranou) setkejte, abyste problém prodiskutovali. Napište písemně akční plán, který poskytne zaměstnanci jasné pokyny a měřítka pro splnění očekávání docházky.
Možná máte co do činění například s oddaným zaměstnancem, který se doma potýká s některými naléhavými problémy. V takovém případě možná budete moci provést nějaké plánování nebo úpravy pracovního vytížení místo toho, abyste unáhleně uvolnili cenného pracovníka
Krok 4. Při ukázňování nebo ukončení pracovníka opatrně projděte byrokracii
Při dodržování disciplíny zaměstnanci s problémy s docházkou, a zejména před jejich propuštěním, vždy dodržujte jasný a konzistentní postup. V ideálním případě by vám měl poradit právní poradce se zaměřením na pracovní právo. Jinak by to, co vypadá jako vystřižená palba, mohlo vést k nákladnému soudnímu sporu.
