E -maily jsou rychlý a snadný způsob, jak se dostat do kontaktu se spolupracovníky a dalšími obchodními partnery, a jsou účinným nástrojem pro plánování všech druhů schůzek. Ať už se pokoušíte domluvit schůzku se spolupracovníkem, nadřízeným nebo úplně neznámým člověkem, musíte nejprve naformátovat e -mail s jasným předmětem a textem. Jakmile se odhlásíte ze svého e-mailu a odešlete zprávu, počkejte 3–5 dní, než odešlete následnou odpověď.
Kroky
Metoda 1 ze 2: Formátování e -mailu
Krok 1. Uveďte v předmětu předmět, se kterým byste se chtěli setkat
Do předmětu e -mailu jasně uveďte svůj účel, aby příjemce okamžitě věděl, že byste se s ním chtěli setkat. Vyhněte se používání neurčitých výrazů, jako je „Setkání“nebo „Možný čas schůzky“. Místo toho použijte v předmětu konkrétní data a časové rámce, aby váš příjemce hned věděl, co může očekávat.
Zadejte například toto: „Žádost o schůzku 17. 5. v 11 hodin.“
Krok 2. Na začátek e -mailu použijte správný pozdrav
Při psaní zprávy zkuste použít standardní, formální pozdrav. Pokud oslovujete veřejného činitele nebo jiného významného jednotlivce, kterého jste nikdy nepotkali, použijte v nadpisu jeho úplný název. Pokud kontaktujete spolupracovníka nebo nadřízeného, použijte honorific jako „pan“, „paní“, „Mx.“Nebo „slečna“. Jako obecné pravidlo zkuste použít e -maily s pozdravy jako „Vážení“, „Dobrý den“a „Ahoj“.
- Pokud místo jednotlivce oslovujete obecnou kancelář nebo skupinu, použijte místo toho „Komu se to může týkat“.
-
Pokud jste například oslovili svého nadřízeného, zkuste navrhnout pozdrav takto:
"Vážený pane Jacksone, Doufám, že vás tento e -mail najde dobře! Chtěl jsem vás kontaktovat ohledně případné schůzky."
Krok 3. Představte se, pokud se setkáte s úplně cizím člověkem
Věnujte svůj první odstavec krátkému úvodu, pokud píšete veřejnému činiteli nebo jiné osobě, se kterou jste se ještě nikdy nesetkali. Soustřeďte se na své jméno, pozici a profesionální spojení, aby příjemce věděl, kdo jste a proč ho oslovujete. Pokud kontaktujete někoho, koho již znáte, například šéfa nebo spolupracovníka, nebuďte povinni zahrnout úvodní odstavec.
- Čtení vašeho úvodu by nemělo trvat dlouho.
-
Zkuste napsat něco takového:
Vážená paní Atkinsová, Jmenuji se Sarah Clement a pracuji pro útulky zvířat v Jones County.
Krok 4. Popište důvod setkání a jeho celkový význam
Na začátku e -mailu (po jeho úvodu, pokud jste se ho rozhodli zahrnout) uveďte typ schůzky, kterou chcete s příjemcem uspořádat, a zda se bude jednat o formální nebo příležitostnou záležitost. Jakmile vysvětlíte, k čemu je schůzka určena, rozviňte, proč je schůzka důležitá pro úkol, který se pokoušíte splnit. Pokuste se o stručné vysvětlení, protože váš příjemce nemusí mít dost času na procházení vašeho e -mailu.
Zkuste například napsat něco takového: „Můžete se se mnou příští týden setkat a probrat nadcházející adopční akci? Jelikož jste současným finančním poradcem útulku pro zvířata, věřím, že byste mohli poskytnout spoustu informací o pracovním rozpočtu organizace na tuto akci. “
Krok 5. Navrhněte možné místo a čas schůzky
Zkuste přemýšlet o místě, které je dobře známé a snadno dostupné pro příjemce. Pokud pracujete ve stejné budově nebo na obecném místě jako osoba, které posíláte e -mail, zjistěte, zda se můžete setkat během polední přestávky. Pokud vy a příjemce nežijete ani nepracujete v blízkém okolí, zkuste navrhnout restauraci nebo jinou veřejnou část, kde byste se mohli setkat. Kromě toho zmiňte několik časů, které vám vyhovují, aby vám příjemce mohl snáze sdělit jejich dostupnost.
- Pokud máte oba zaneprázdněné plány, zvažte naplánování schůzky po telefonu nebo videokonference.
- Navrhněte například něco takového: „Mohli byste se tento týden někdy houpat v útulku pro zvířata? Budu na recepci každý den od 9 do 5."
Krok 6. Požádejte příjemce, aby odpověděl na vaši zprávu
Protože technicky plánujete událost, zdvořile požádejte příjemce, aby odpověděl svou dostupností. Pokud kontaktujete obzvláště zaneprázdněného jednotlivce, pamatujte, že odpověď může trvat jeden nebo dva dny. zadní.
Řekněte například něco takového: „Pokud byste mi mohli sdělit svou dostupnost na příští týden, opravdu bych to ocenil!“
Krok 7. Při ukončení e -mailu používejte srdečný závěrečný jazyk
Vytvořte závěrečnou větu, která přehodí účel vašeho e -mailu, aby příjemce jasně porozuměl účelu schůzky. K odhlášení e -mailu použijte přátelský tón pomocí frází jako „S pozdravem“, „Děkuji“nebo „Všechno nejlepší“. Po napsání odhlášení pod svým jménem zanechte podpis, který vyjadřuje vaši pozici nebo aktuální kariéru.
- Zajistěte příjemci svůj jazyk. Pokud mluvíte se spolupracovníkem, odhlášení typu „Uvidíme se brzy“by dávalo větší smysl než „S úctou vaše“. Pokud kontaktujete nadřízeného, bylo by vhodnější „s pozdravem“nebo „nejlepší přání“než příležitostné odhlášení typu „Uvidíme se“.
-
Napište například něco takového:
Těším se na brzké setkání s vámi, protože chci, aby tato adopční cesta byla co nejúspěšnější.
S pozdravem, Sarah Clementová
Koordinátor aktivit, Útulek zvířat v County County
Krok 8. Zahrňte všechny relevantní přílohy, které se týkají schůzky
Připojte všechny dokumenty, tabulky nebo jiné relevantní soubory, které by mohly pomoci připravit příjemce na schůzku. Pokud někoho oslovujete ohledně složitého tématu, přiložte jakékoli brožury nebo datové listy, které příjemci pomohou porozumět tématu setkání.
Pokud například diskutujete o změnách rozpočtu pro nadcházející událost, možná budete chtít zahrnout tabulku rozpočtu za předchozí rok
Krok 9. V celém e -mailu použijte profesionální jazyk a správnou gramatiku
Zkontrolujte svou zprávu, zda neobsahuje zjevné gramatické chyby a pravopisné chyby, aby váš konečný návrh vypadal co nejlépe a nejlépe. Kromě toho odstraňte všechny zkratky nebo slang, díky nimž bude zpráva vypadat neformálnější nebo hůře srozumitelná. Pokud váš konečný návrh nevypadá a nezní profesionálně, příjemce nemusí vaši žádost brát vážně.
I když použití emodži může být zábavné v textech a běžných e -mailech, neměli byste je používat k vyžádání schůzky
Metoda 2 ze 2: Pokračování s příjemcem
Krok 1. Pokud se vám příjemce do 3–5 dnů neozve, vytvořte si následný e-mail
Dejte příjemci několik dní na přečtení a odpověď na vaši žádost. Pokud se vám do pracovního týdne neozve, pošlete dané osobě rychlý e -mail, který jí připomene, že čekáte na odpověď. Zdůrazněte, že jste vděční za příležitost se s nimi setkat a že jste vděční za jejich čas.
- Následné hovory jsou také efektivním způsobem, jak se přihlásit k osobě, se kterou se snažíte setkat.
- Navrhněte například něco takového: „Chtěl jsem se s vámi spojit ohledně mé žádosti o schůzku. Až budete mít volnou chvíli, můžete mi sdělit, zda máte schůzku někdy příští týden? “
Krok 2. Vyřešte podrobnosti schůzky v dalším e -mailu
Jakmile odpoví, vyjednejte s plánem jiné osoby. Vezměte na vědomí dostupnost druhé osoby a potvrďte čas schůzky v den, kdy jste oba k dispozici. Zkuste potvrdit datum a čas v 1-2 e-mailech, abyste se vyhnuli jakýmkoli zmatkům a nepořádku ve vaší doručené poště.
- Snažte se být maximálně flexibilní. Pokud oslovujete zaneprázdněného člověka, nemusí se s vámi hned setkat.
- Nenaplánujte si schůzku na poslední chvíli. Pokud je příjemce zaneprázdněn, možná se nebudete moci dohodnout na datu setkání.
Krok 3. Pošlete připomenutí nebo potvrzení několik dní před schůzkou
Pokud chcete být před plánovanou schůzkou extra připraveni, zkuste příjemci poslat potvrzovací e -mail jako připomenutí. Nenechávejte tento e-mail příliš dlouhý-místo toho uveďte den, čas a místo, kde plánujete schůzku, abyste znovu zkontrolovali, zda je schůzka stále naplánovaná.
-
Napište například něco takového:
Jen jsem chtěl potvrdit, že se stále setkáváme 17. května v 11 hodin v útulku pro zvířata v Jones County.
