Potvrzovací e -mail informuje jinou osobu o tom, že jste obdrželi zprávu nebo požadavek, i když nemůžete okamžitě odpovědět úplně. I když nemusíte zasílat potvrzení na každý osobní e -mail, který obdržíte, měli byste odpovědět přímo v profesionálním nebo obchodním prostředí. Pokud potřebujete pouze říct druhé osobě, že jste obdrželi její e -mail, pošlete jí krátké potvrzení. Pokud osoba požadovala službu nebo si objednala produkt, uveďte další informace o tom, kdy očekávat odpověď nebo jak vyřešit případné problémy.
Kroky
Metoda 1 ze 2: Potvrzení, že jste obdrželi e -mail
Krok 1. Odpovězte, pokud jste uvedeni v řádku Komu: nebo jste ve zprávě uvedeni
Zkontrolujte v horní části e -mailu, zda odesílatel uvedl vaši e -mailovou adresu v řádku „Komu:“. Pokud tam nejste uvedeni, prohledejte tělo e -mailu a zjistěte, zda se tam někde zobrazuje vaše jméno. Pokud vidíte své jméno, nezapomeňte poslat potvrzení, protože jste byli přímo osloveni.
Pokud je vaše e -mailová adresa uvedena pouze v řádku „CC“e -mailu, ale nejste uvedeni v těle, nemusíte posílat potvrzení, protože zpráva byla pravděpodobně odeslána velké skupině lidí
Varování:
Vyhněte se potvrzování nevyžádaných zpráv, protože vám mohou nadále posílat e -maily, pokud odpovíte.
Krok 2. Oslovte odesílatele jménem v pozdravu
Začněte pozdrav v horní části e -mailu, aby ho druhá osoba okamžitě viděla, když jej otevře. Použijte formální pozdrav, například „Dobrý den“nebo „Vážený“, za kterým bude následovat jejich jméno. Pokud odpovídáte nadřízenému nebo někomu, koho neznáte, použijte jeho název následovaný jeho příjmením. Pokud toho druhého dobře znáte, můžete použít jeho křestní jméno.
Jako pozdrav můžete například říci „Dobrý den, paní Davisová“nebo „drahý Jonathane“
Krok 3. Stručně zmíňte, že jste si přečetli e -mail
Pro potvrzení použijte jen několik vět, aby to nevypadalo příliš rozvláčně. Poděkujte danému člověku za odeslání e -mailu nebo mu dejte vědět, že jste jeho zprávu obdrželi. Pokud existují nějaké konkrétní podrobnosti, zopakujte je v úvodních větách, abyste ukázali, že jste si jejich zprávu přečetli.
- Můžete například napsat něco jako: „Děkuji za zaslání zprávy o schůzce příští týden“nebo „Obdržel jsem a přečetl si váš e -mail týkající se našeho nového potenciálního klienta“.
- Pokud jste si neměli čas přečíst e -mail, můžete říct něco jako: „Děkuji, že jste se na mě obrátili. Dostal jsem vaši zprávu a přečtu si ji, jakmile to bude možné."
Krok 4. Uveďte odhadovaný čas na odpověď, pokud e -mail obsahuje požadavek nebo otázku
Pokud máte čas okamžitě plně reagovat, udělejte to co nejdříve, abyste dokázali, že jste důvěryhodní a spolehliví. V opačném případě zadejte časový rámec, ve kterém od vás druhá osoba může očekávat další zprávu, aby si nemyslel, že ji ignorujete. Dávejte si pozor, abyste nepředbíhali, jak brzy můžete reagovat, pokud si myslíte, že to může trvat déle.
- Můžete například říci: „Tyto informace vám budu moci poskytnout do 2 dnů“nebo „Dnes se na vás obrátím znovu, abychom problém dále prodiskutovali.“
- Pokud nevíte, jak dlouho bude trvat odpověď, použijte: „Ozvu se vám co nejdříve s jakýmikoli dotazy nebo připomínkami.“
- Pokud v e -mailu není požadavek nebo problém, který potřebujete vyřešit, nemusíte odpovídat s časovým rámcem.
Krok 5. Před odesláním e -mail ukončete zavíráním a svým jménem
Použijte formální uzavření e -mailu, například „Nejlepší“nebo „Ještě jednou děkuji“, aby vaše zpráva zněla profesionálněji. Po zavření napište své jméno a zabalte svou zprávu. Před kliknutím na tlačítko Odeslat se ujistěte, že je vše napsáno správně.
- Můžete například napsat „Nejlepší, Beth“nebo „Ještě jednou díky, Travisi.“
- Pokud chcete druhé osobě poskytnout jiný způsob, jak vás kontaktovat, můžete za svým jménem uvést také telefonní číslo nebo alternativní e -mailovou adresu.
Krok 6. Následujte e -mail s plnou odpovědí co nejdříve
Pokud původní e -mail obsahoval požadavek nebo dotaz, věnujte čas tomu, abyste napsali úplnou odpověď, kdykoli budete moci. Vyřešte všechny obavy nebo otázky ve zprávě naplno, abyste ukázali, že jste si našli čas na zvážení jejich zprávy. V celé zprávě udržujte zdvořilý a pozitivní tón, abyste si s nimi udrželi dobrý repertoár.
Pokud potřebujete více času, například čekáte na zprávu nebo dokument, zkuste poslat následný e-mail s aktualizací a novým časovým rámcem, aby si druhá osoba nemyslela, že jste na ni zapomněli
Metoda 2 ze 2: Reakce na obchodní služby a objednávky
Krok 1. Do horní části e -mailu vložte jméno osoby, se kterou se obracíte
Začněte formálním pozdravem, například „Dobrý den“nebo „Vážený“, abyste ve své zprávě udrželi profesionální tón. Pokud danou osobu dobře neznáte, použijte její jméno a příjmení, abyste zůstali formální. Pokud se s danou osobou více seznámíte nebo uvedete křestní jméno, můžete ji místo toho oslovit.
Jako pozdrav můžete například napsat „Vážený pane Christensane“nebo „Dobrý den, Dáno“
Krok 2. Poděkujte osobě a zmíňte požadovaný produkt nebo službu
V úvodní větě vašeho e -mailu vyjádřete upřímnou vděčnost této osobě. Ve stejné větě zopakujte produkt, který si osoba objednala, nebo jaké problémy nebo obavy uvedla v předchozí korespondenci. Osoba tak pozná, že jste si našli čas na přečtení nebo zpracování jeho předchozích zpráv.
Můžete například říci: „Děkujeme, že jste si v našem obchodě objednali 2 bonboniéry,“nebo „Vážíme si toho, že jste se obrátili v souvislosti s otevřením pracovního místa, o které jste požádali.“
Krok 3. Poskytněte osobě časový rámec, kdy má očekávat odpověď nebo doručení
V další větě uveďte, jak dlouho bude druhé osobě od vás odpovídat, aby nemělo pocit, že jste na ni zapomněli. Zajistěte, aby časový rámec, který poskytnete, byl přesný a upřímný, jinak by se mohli rozčílit, pokud od vás nebudou slyšet.
Můžete například říci: „Balíček můžete očekávat do 3 pracovních dnů“nebo „Nechte nás reagovat 1–2 pracovní dny.“
Variace:
Pokud nevíte, jak dlouho bude reagovat, řekněte něco jako: „Obratem se na vás obrátíme, abychom vaše obavy vyřešili.“
Krok 4. Poskytněte návrhy, pokud existují nějaké problémy, které nemůžete vyřešit e -mailem
Pokud nemůžete jejich problém vyřešit přímo, zkuste doporučit další možnosti, které by mohly být užitečnější. V celé zprávě udržujte zdvořilý a chápavý tón, aby to neznělo negativně ani nevypadalo neupřímně. Pokuste se člověku sdělit co nejvíce podrobností, aby mohl podniknout další kroky k vyřešení svých problémů.
Můžete například říci: „Je nám líto, že došlo k problému s převodem peněz na váš běžný účet. Zkuste se podívat do našich častých dotazů a zjistit, zda byl váš problém vyřešen. V opačném případě možná budete muset navštívit banku a promluvit si se svým správcem účtu, abyste potvrdili své transakce. “
Krok 5. V dolní části e -mailu ponechte kontaktní informace
Ukončete svůj e -mail formálním zakončením, například „Nejlepší“nebo „Ještě jednou děkuji“, abyste zprávu zakončili dobře. Po uzavření nezapomeňte uvést své jméno. Pokud chcete druhé osobě poskytnout možnosti, aby vás mohla kontaktovat, můžete za svým jménem také nechat telefonní číslo, alternativní e -mailovou adresu nebo webovou stránku.
