Dokumenty procesu vedou čtenáře logickou posloupností kroků, které jsou potřebné k úspěšnému dokončení procesu. Články wikiHow jsou například typem procesního dokumentu. Obsah procesního dokumentu může být komplikovaný nebo jednoduchý, ale budete muset určit, jaké kroky je třeba dokončit, logickou posloupnost pro tyto kroky a čeho bude sekvence dosáhnout, pokud bude úspěšně dokončena. S ohledem na tyto základy je možné vytvořit dokumentaci procesu pro cokoli od vaření vajíčka až po provedení mezinárodní marketingové kampaně.
Kroky
Část 1 ze 3: Zahájení procesního dokumentu
Krok 1. Identifikujte proces
Téměř cokoli může být rozděleno do procesu a přeměněno na dokument procesu. Některé příklady zahrnují:
- Výroba těstovin
- Naučit se řídit
- Psaní dopisu
- Provádění bubnu
Krok 2. Zjistěte, jaké zdroje budou vaši čtenáři potřebovat
Zamyslete se nad všemi prostředky, které vaši čtenáři budou potřebovat k dokončení procesu, který chcete popsat. Pochopení příslušných zdrojů bude užitečné při rozhodování, jak popsat každý z kroků. Mezi příklady nezbytných zdrojů patří:
- Výroba těstovin: voda, těstoviny, sůl, hrnec na vaření, cedník, teplo, čas
- Naučit se řídit: vozidlo, učitel, čas (učení i procvičování), znalost dopravních zákonů
- Psaní dopisu: dovednosti v psaní a pravopisu, papír, pero nebo tužka
- Předvádění bubnu: sada bicích, bubnové hole, zkušenosti s hraním na bicí, čas
Krok 3. Zvažte své publikum
Než se pohnete dále, měli byste si udělat čas na zamyšlení nad tím, kdo je vaše publikum a co už o vašem předmětu vědí. Tyto znalosti vám mohou pomoci určit, jaké informace potřebujete zahrnout a jaké informace byste mohli vynechat.
Pokud například píšete procesní dokument o tom, jak vařit těstoviny pro široké publikum, které může nebo nemusí vědět, jak vařit, pak pravděpodobně budete chtít definovat pojmy jako „al dente“a popsat, co znamená „ valivý var. “
Krok 4. Vytvořte název
Každý procesní dokument potřebuje jasný název vysvětlující, jaký proces podrobně popisujete. Chcete -li určit, jak byste měli dokument procesu nazývat, přemýšlejte o tom, co chcete, aby se vaši čtenáři naučili. Dokument procesu můžete například nazvat „Vyrobte si těstoviny“, „Naučte se řídit“nebo „Napište dopis“.
Pro nadpis a kroky použijte imperativní formulář. Procesní dokument by měl začínat slovesem přítomného času, například „vyrobit“, „vařit“, „učit se“nebo „psát“. Tento čas byste měli i nadále používat k popisu kroků ve vašem procesu
Krok 5. Použijte svůj úvod k přilákání čtenářů
Představení procesního dokumentu vám poskytne příležitost vysvětlit, co dokument nabídne, a také upoutat pozornost vašeho čtenáře. Ve vašem úvodu je dobré vytvořit pocit naléhavosti, aby váš čtenář chtěl číst dál. Pokuste se vytvořit problém pro své čtenáře a poté nabídněte jeho řešení.
Například při zavádění procesního dokumentu, který vysvětluje, jak vyrábět těstoviny, můžete říci něco jako: „Vaření těstovin se může zdát snadné, ale je snadné těstoviny převařit nebo rozvařit. To je problém, protože příliš žvýkací nebo příliš měkké těstoviny mohou být nechutné, bez ohledu na to, jakou omáčku na ně dáte. Ale pokud vyrábíte těstoviny správným způsobem, budou vaše těstoviny stejně působivé jako vaše omáčka. “
Část 2 ze 3: Popis vašeho postupu
Krok 1. Rozdělte proces
Přemýšlejte o věcech, které se musí stát, v rámci procesu, který se pokoušíte popsat. Začněte tím, že si napíšete co nejvíce částí procesu. Toto je strategie předběžného psaní nazývaná „výpis“. Přitom se pokuste proces rozdělit na malé, snadno srozumitelné kroky. Pokud chcete například vysvětlit, jak vyrábět těstoviny, můžete si napsat:
- Vyjměte hrnec a naplňte jej vodou.
- Dejte hrnec na sporák a zapněte oheň.
- Vyndejte těstoviny.
- Přidejte těstoviny do vody.
- Teplo mírně stáhněte.
- Vařte po dobu uvedenou na obalu.
- Těstoviny sceďte do cedníku v umyvadle.
Krok 2. Uspořádejte kroky
Jakmile budete mít základní seznam kroků, které budou vaši čtenáři potřebovat k dokončení, prohlédněte si je a ujistěte se, že jsou v pořádku. Zvažte, zda by dávalo větší smysl dát jeden ze svých kroků dříve nebo později v pořadí.
- Pokud například popisujete proces výroby těstovin, pak byste se mohli zamyslet nad tím, zda má větší smysl říkat čtenářům, aby těstoviny dostali před nebo po ohřátí vody.
- Pokud je proces, který popisujete, něco poměrně komplikovaného nebo to, co můžete udělat, aniž byste o tom přemýšleli, možná budete muset strávit více času zvažováním logiky svých kroků. Pokud jste například zkušený bubeník a snažíte se popsat, jak se dělá bubenický kotouč, pak si možná budete muset sednout k bicí sadě a udělat pár bubnových závitků.
- Při provádění kroků v procesu přemýšlejte o tom, co se stane první, druhé, třetí atd. Porovnejte tuto sekvenci se seznamem kroků.
Krok 3. Zjistěte, zda potřebujete nabídnout další informace
Zamyslete se nad procesem znovu a zkuste zjistit, zda v procesu chybí nějaké informace. Pokuste se zjistit, zda je něco, co budou čtenáři muset udělat, než budou moci dokončit jeden z vašich kroků.
- Můžete například čtenářům doporučit, aby si při přidávání těstovin do vody nastavili časovač. Nebo můžete čtenářům doporučit, aby si před vypuštěním celého hrnce zkontrolovali kousek těstovin.
- Zkuste své kroky přečíst příteli, abyste zjistili, zda vám něco neuniklo. Nic nerozepisujte, co jste napsali, jen přečtěte své kroky příteli a požádejte o návrhy.
Krok 4. Rozbalte své kroky
Poté, co jste pro své kroky vymysleli solidní posloupnost, budete muset každý ze svých kroků rozšířit. Každý krok v dokumentu procesu by měl obsahovat užitečné informace, které čtenářům pomohou porozumět tomu, jak jednotlivé kroky provést. Snažte se být co nejpodrobnější.
Když například čtenářům doporučíte, aby se dostali ven z hrnce a naplnili ho vodou, budete muset říci, jaký typ čteček hrnce by měli používat a kolik by do něj měli čtenáři vody přidat. Můžete čtenářům říci, aby k vaření těstovin použili velký hrnec a naplnili ho 12 šálky vody
Krok 5. Uveďte příklady
Příklady mohou vašim čtenářům pomoci získat jasnější představu o tom, jak udělat něco, co může být obtížné pochopit. Pokuste se použít příklady, se kterými bude pro vaše čtenáře snadné se seznámit, a vysvětlete, jak se příklad týká procesu, který popisujete.
Pokud se například pokoušíte vysvětlit čtenářům, jak pevně držet paličku, aby se udělal buben, můžete použít příklad držení tužky k popisu toho, kolik tlaku je zapotřebí. Čtenáři se budou moci vztahovat k držení pera nebo tužky a tyto znalosti jim pomohou správně držet paličku
Krok 6. Nabídněte rady pro řešení potíží
Zamyslete se nad běžnými chybami, kterých se lidé při pokusu o dokončení tohoto procesu dopouštějí, a ujistěte se, že tyto běžné chyby ve svém dokumentu řešíte. Můžete najít způsob, jak tyto informace zpracovat do jednoho z vašich kroků, nebo tyto informace můžete poskytnout na konci dokumentu.
Například možná důvod, proč mnoho lidí vaří těstoviny, je ten, že zapomněli nastavit časovač. Nebo možná mnoho lidí bojuje s bubny, protože drží paličky příliš pevně
Část 3 ze 3: Dokončení dokumentu
Krok 1. V případě potřeby zahrňte přechody
Přechody jsou slova, která pomáhají zlepšit plynulost vašeho psaní. Přechody vám mohou pomoci objasnit, kdy mají čtenáři dělat věci ve vašem procesu. Můžete například čtenářům doporučit, aby nastavili časovač správně, NEŽ přidáte těstoviny do vroucí vody. Nebo můžete čtenářům poradit, aby si nasadili chňapky do trouby A POTOM nalijte těstoviny do cedníku v dřezu. Mezi další dobrá přechodová slova, která lze použít v dokumentu procesu, patří:
- další
- po
- za prvé
- poslední
- taky
Krok 2. Zjednodušte svůj jazyk
Při popisu procesu pro velké publikum je důležité zajistit, aby slova, která používáte, byla dostatečně jednoduchá, aby je většina lidí pochopila. Použití spousty žargonu (technického jazyka) může čtenářům zkomplikovat porozumění pokynům. Najděte si chvilku na přečtení pokynů a hledejte způsoby, jak jazyk zjednodušit.
Pokud k popisu svého postupu potřebujete použít speciální slovo, ujistěte se, že ho definujete pro své čtenáře. Pokud například popisujete, jak vyrábět těstoviny, musíte vysvětlit, co znamená „al dente“
Krok 3. Otestujte proces
Je důležité zajistit, aby vámi popsaný proces mohl být úspěšně proveden podle vašich pokynů. Pokuste se dokončit postup, který jste popsali, tím, že budete postupovat podle každého kroku v pořadí, ve kterém jste je umístili, a používat pouze informace, které jste uvedli.
- Při testování procesu se pokuste identifikovat všechny chybějící informace nebo cokoli, co by mohlo být pro vaše čtenáře nejasné.
- Požádejte někoho jiného, aby také otestoval váš proces. Necháním někoho jiného otestovat váš proces může zajistit ještě větší přesnost v dokumentu procesu. Požádejte přítele nebo člena rodiny, aby pomocí vašich kroků dokončil popsaný proces.
Krok 4. Zformátujte dokument
V závislosti na tom, jak plánujete používat dokument procesu, bude možná nutné jej naformátovat. Pokud je například váš dokument procesu určen k formátování jako esej stylu MLA pro zadání třídy, budete si muset přečíst pokyny svého instruktora a ujistit se, že je váš dokument splňuje. Pokud svůj dokument používáte pro webové stránky, budete ho muset naformátovat, aby vyhovoval vašim potřebám.
