Tento wikiHow vás naučí, jak provádět hromadnou korespondenci v Microsoft Office nebo OpenOffice.org. Sloučení pošty je velmi praktická funkce, která vám umožní automaticky přizpůsobit dokument každému příjemci, kterému je odesílán. Tímto způsobem nemusíte jednotlivě měnit dokument pro každého příjemce. Je to obrovská úspora času a je to opravdu snadné! Následující kroky vás krok za krokem provedou celým procesem.
Kroky
Metoda 1 ze 3: Příprava
Krok 1. Vytvořte datový soubor
Může to být soubor tabulky, databázový soubor nebo dokonce textový dokument se správným formátováním. Nejčastěji se používají soubory v tabulkách; tato příručka předpokládá, že používáte tabulku.
-
Váš datový soubor by měl obsahovat všechny informace, které se budou muset změnit z kopie na kopii. Pokud například píšete formulářový dopis, váš datový soubor bude obsahovat jména a případně adresy všech, kterým chcete dopis odeslat.
Vložte jednu informaci do každé buňky podél řádku, aby byl každý typ informací (jméno, příjmení, čestné atd.) Ve vlastním sloupci
-
Vytvořte rozumné názvy sloupců. Hromadná korespondence čte data ve sloupcích. Bude předpokládat, že první položka v každém sloupci informací je obecný název pro daný typ informací, takže používejte názvy, které vám dávají smysl.
Začněte například sloupcem křestních jmen zadáním „křestní jméno“a poté pod něj vložte všechna křestní jména. Když budete dotázáni, které pole vložit do dopisu, zobrazí se vám jako možnost „křestní jméno“a zapamatujete si, co je v tomto sloupci obsaženo
- Uživatelé sady Microsoft Office, kteří ke svému e-mailu používají také aplikaci Outlook, mohou místo toho v případě potřeby použít svůj adresář aplikace Outlook jako datový soubor.
Krok 2. Uložte datový soubor
Uložte ho někam, kde ho snadno najdete, a pojmenujte ho něčím, co si snadno zapamatujete.
Krok 3. Napište svůj primární dokument
Toto je dokument, do kterého budete vkládat informace. Pokud například píšete formulářový dopis, je primárním dokumentem dopis. Jakákoli položka, kterou za vás vyplní hromadná korespondence (například jména), by měla prozatím zůstat prázdná.
Metoda 2 ze 3: Sloučení pošty v MS Office
Krok 1. Otevřete podokno úloh hromadné korespondence
V primárním dokumentu ho otevřete kliknutím na podokno. Pokud to nevidíte, otevřete nabídku Nástroje a ze seznamu vyberte Hromadná korespondence.
Krok 2. Odpovězte na otázky MS Office
Nástroj hromadné korespondence v Office má několik kroků navržených tak, aby vám usnadnily život tím, že soubory chytřeji a přesněji sloučí.
- Začněte tím, že mu řeknete, jaký druh dokumentu píšete. Klikněte na nejvhodnější a potom klikněte na Další.
- Řekněte mu, jaký „počáteční dokument“(primární dokument) chcete použít. Pokud jste postupovali podle těchto kroků, měli byste být schopni vybrat „použít tento dokument“. Klikněte na Další.
Krok 3. Vyberte soubor, který chcete sloučit
Toto je datový soubor, který jste vytvořili dříve. Vyberte příslušný přepínač a kliknutím na Další vyhledejte soubor a připojte jej k primárnímu dokumentu.
Pokud dáváte přednost použití adresáře aplikace Outlook, klikněte na tuto možnost
Krok 4. Vyberte, jaká data chcete použít
Office vám umožňuje libovolně vybírat nebo rušit řádky informací. To vám umožní vybrat, které položky informací v datovém souboru chcete sloučit do primárního dokumentu, takže datový soubor bude v průběhu času užitečnější, protože ho používáte pro různé různé věci. Až budete spokojeni, klikněte na Další.
Data lze třídit kliknutím na záhlaví každého sloupce. To může být užitečné, pokud potřebujete rychle prohledat spoustu informací
Krok 5. Vložte datová pole
Na další stránce podokna úloh budete vyzváni k napsání dokumentu, pokud jste tak ještě neučinili, a zobrazí se vám řada možností pro vkládání dat ze souboru do dokumentu.
-
Vložte datové pole umístěním kurzoru na místo, kam pole přejde, a kliknutím na příslušné tlačítko v podokně úloh jej tam vložte.
Chybně umístěná nebo duplicitní datová pole můžete odstranit stisknutím klávesy Delete, stejně jako běžné písmeno nebo číslo
-
Přednastavené možnosti se mírně mění podle toho, jaký typ dokumentu jste sdělili Office, že píšete. Office se ze všech sil snaží vyplnit příslušné informace z údajů, které mu poskytnete. Pokud například píšete obchodní dopis ve formuláři, může se vám zobrazit možnost vložit blok adresy, který obsahuje jméno a příjmení každého příjemce a úplnou adresu, přehledně uspořádané na několika řádcích.
- Některé z přednastavených možností vám otevřou další okna pro vyplnění příslušných informací. Všechny jsou víceméně jednoduché a snadno pochopitelné.
- Pokud používáte předvolbu a nezdá se, že by mohla najít správné informace, klikněte na tlačítko označené „Match Fields“a naučte program, který z vašich názvů polí odpovídá jeho standardním názvům. Můžete mu například ukázat, že by měl ve vašem datovém souboru použít kategorii „Příjmení“k vyplnění údajů „Příjmení“v bloku adresy.
- Chcete -li použít vlastní pole, klikněte na „další možnosti“. Budete moci zobrazit názvy, které jste dali každému sloupci, a místo toho je použít.
Krok 6. Zkontrolujte svá písmena
Hromadná korespondence nezobrazí konkrétní informace v polích, která použijete na svůj primární dokument, dokud jej nevytisknete, ale Office nabízí funkci náhledu, která vám umožňuje zkontrolovat a zajistit, aby se informace zobrazovaly správně podle toho, jak jste umístili pole v dokumentu. Neváhejte ho používat, dokud nebudete spokojeni, že je vše v pořádku.
Krok 7. Dokončete sloučení
Poslední obrazovka podokna úloh hromadné korespondence vás informuje, že je vše na svém místě, a je připravena k tisku vašich dokumentů. Na vytištěný dokument se zobrazí jedna sada informací a program vytiskne tolik kopií, kolik je sad informací.
Pokud chcete provádět individuální úpravy konkrétních písmen, můžete to také provést z této obrazovky v podokně úloh nejprve kliknutím na „upravit jednotlivá písmena“
Metoda 3 ze 3: Sloučení pošty v OpenOffice.org
Krok 1. Vytvořte databázi
V OpenOffice.org je pro hromadnou korespondenci vždy vyžadován soubor databáze; svá data však stále můžete nejprve vytvořit v tabulce.
- V primárním dokumentu otevřete nabídku Soubor a zvolte vytvořit nový soubor databáze.
- V zobrazeném okně vyberte možnost „připojit se k existující databázi“. V rozevírací nabídce vyberte „Tabulka“a poté klikněte na Další.
- Na další obrazovce nasměrujte OpenOffice.org na tabulkový soubor, který chcete použít. Zaškrtnutím políčka pod umístěním souboru můžete zvolit, zda chcete databázi chránit heslem. Až budete připraveni, klikněte na Další.
-
Na této obrazovce vyberte, zda chcete databázi později zaregistrovat pro snadnější přístup, a rozhodněte se, zda chcete soubor databáze otevřít a nyní jej upravit. (Pravděpodobně nebudete muset, pokud jste právě vytvořili soubor tabulky.) Kliknutím na Dokončit uložte databázi.
Nezapomeňte dát databázi název, který si snadno zapamatujete
Krok 2. Vložte svá pole
Nyní, když jste své informace propojili s databází, které OpenOffice.org rozumí, je jednoduché tuto databázi použít pro slučování pošty, pokud víte, kde hledat.
- V nabídce Vložit vyberte „pole“a poté v podnabídce „další…“. Případně můžete zadat control-F2.
- V zobrazeném okně klikněte na kartu „databáze“.
-
Klikněte na tlačítko Procházet v pravé dolní části okna a najděte soubor databáze, který jste právě vytvořili.
Jakmile vyberete svou databázi, zobrazí se v seznamu s názvem „výběr databáze“na pravé straně okna
- V seznamu „typ“na levé straně okna vyberte „pole hromadné korespondence“.
- Klikněte na + vedle vaší databáze a pod ní by se měl objevit soubor tabulky. Klikněte na + vedle že, a uvidíte názvy polí, která jste vybrali při vytváření tabulky.
-
Vyberte pole, které chcete vložit, a kliknutím na Vložit umístěte pole do primárního dokumentu.
- Před vložením nezapomeňte umístit kurzor na místo, kam chcete pole vložit, jinak budete muset vyjmutí a vložení přesunout na správné místo.
- Stejně jako v Office jsou textová pole ve vašem primárním dokumentu považována za alfanumerické znaky. Můžete je přesunout mezerníkem a odstranit je klávesou Delete.
Krok 3. Dokončete sloučení
Zkontrolujte správné umístění v každém poli. Až budete připraveni, vytiskněte si primární dokument. Hromadná korespondence vytiskne jednu kopii pro každou sadu položek v souboru, který jste sloučili s dokumentem.
Tipy
- Programy pro zpracování textu mají často šablony, které můžete použít k vytváření primárních dokumentů.
- Nezapomeňte rozdělit pole na co nejkonkrétnější pojmy. Jako jméno můžete například použít titul zdvořilosti (pan, paní, slečna), jméno a příjmení. To jsou tři pole pro názvy, takže použijte tři samostatné sloupce s jedním typem pole v každém sloupci.
