Tento wikiHow vás naučí používat funkci "Sloučení pošty" v aplikaci Microsoft Word. Sloučení pošty vám umožňuje použít tabulku kontaktních informací k automatickému přiřazení jiné adresy, jména nebo jiné informace ke každé kopii dokumentu. To je užitečné při přizpůsobování zpravodajů nebo prohlášení, protože nemusíte psát ručně jméno nebo adresu každé osoby v horní části každého dokumentu.
Kroky
Část 1 ze 3: Vytvoření listu kontaktu
Krok 1. Otevřete Microsoft Excel
Ikona aplikace Microsoft Excelu připomíná bílé „X“na tmavě zeleném pozadí. Otevře se stránka „Nová“aplikace Excel.
Pokud již v aplikaci Excel list kontaktů máte, přeskočte místo toho import kontaktů aplikace Excel
Krok 2. Klikněte na Prázdný sešit
Je to v levé horní části stránky „Nové“. Tím se otevře nový, prázdný dokument aplikace Excel.
Krok 3. Přidejte záhlaví kontaktů
Začínáme v buňce A1 a přesunete -li se přímo odtud, zadejte následující záhlaví:
- FirstName - V tomto sloupci (buňce budou uvedena křestní jména vašich kontaktů) A1).
- Příjmení - v tomto sloupci (buňce budou uvedena příjmení vašich kontaktů) B1).
- Tel - Do tohoto sloupce (buňka budou uvedena telefonní čísla vašich kontaktů) C1).
- StreetAddress - V tomto sloupci (buňce bude uvedena adresa vašeho kontaktu) D1).
- Město - V tomto sloupci (buňka) budou uvedena města bydliště vašich kontaktů E1).
- Stav - V tomto sloupci (buňka bude uveden stav pobytu vašich kontaktů) F1).
- ZIP - V tomto sloupci (buňce bude uvedeno PSČ vašich kontaktů) G1).
- E -mail - do tohoto sloupce (buňky H1).
Krok 4. Zadejte informace o svých kontaktech
Začněte ve sloupci A buňce 2 a začněte zadávat kontaktní informace pro všechny lidi, pro které chcete generovat hromadnou korespondenci.
Než budete pokračovat, ujistěte se, že jsou tyto informace přesné
Krok 5. Uložte dokument
Udělat to tak:
- Windows - Klikněte Soubor, klikněte Uložit jako, dvojklik Tento PC, klikněte na umístění uložení na levé straně okna, zadejte název dokumentu do textového pole „Název souboru“a klikněte na Uložit.
- Mac - Klikněte Soubor, klikněte Uložit jako…, do pole „Uložit jako“zadejte název dokumentu, kliknutím na pole „Kde“a kliknutím na složku vyberte umístění pro uložení a klikněte na Uložit.
- Pamatujte na zvolené místo uložení-tabulku aplikace Excel budete muset najít později.
Krok 6. Zavřete Excel
Klikněte na X v pravém horním rohu aplikace Excel (Windows) nebo červeném kruhu v levém horním rohu (Mac). Nyní můžete přejít k vytvoření hromadné korespondence v aplikaci Microsoft Word.
Část 2 ze 3: Import kontaktů do aplikace Word
Krok 1. Otevřete Microsoft Word
Ikona aplikace Word vypadá jako bílé „W“na tmavě modrém pozadí. Stejně jako v Excelu se otevře stránka „Nové“.
Pokud máte existující dokument aplikace Microsoft Word, do kterého chcete importovat kontakty aplikace Excel, místo toho jej dvojitým kliknutím otevřete a přeskočíte další krok
Krok 2. Klikněte na Prázdný dokument
Je to bílé pole v levé horní části stránky. Otevře se prázdný dokument aplikace Microsoft Word.
Krok 3. Klikněte na kartu Poštovní zásilky
Tato karta je v horní části okna aplikace Microsoft Word. Panel nástrojů se zobrazí těsně pod řadou karet zde.
Krok 4. Klikněte na Vybrat příjemce
Je to v části „Spustit hromadnou korespondenci“ Poštovní zásilky Panel nástrojů. V takovém případě se zobrazí rozevírací nabídka.
Krok 5. Klikněte na Použít existující seznam…
Tuto možnost najdete v rozevírací nabídce. Otevře se nové okno.
- Pokud budete chtít místo toho použít kontakty aplikace Outlook, můžete vybrat Vyberte si z Kontaktů aplikace Outlook možnost v rozevírací nabídce.
- Do aplikace Word můžete také zadat dočasný seznam kontaktních informací výběrem Zadejte nový seznam volba. To je užitečné, když potřebujete vytvořit pouze několik kontaktních informací.
Krok 6. Vyberte svůj kontaktní list aplikace Microsoft Excel
Na levé straně okna klikněte na složku, do které jste uložili list Excelu, poté kliknutím na list Excelu jej vyberte.
Krok 7. Klikněte na Otevřít
Je v pravém dolním rohu okna.
Krok 8. Potvrďte rozhodnutí
V rozbalovacím okně klikněte na název listu aplikace Excel a poté klikněte na OK ve spodní části okna. Jako umístění, ze kterého se načtou vaše kontakty, bude vybrán váš list aplikace Excel.
Zkontrolujte, zda je v dolní části tohoto okna zaškrtnuto políčko „První řádek dat obsahuje záhlaví sloupců“
Část 3 ze 3: Použití hromadné korespondence
Krok 1. Přejděte na místo, do kterého chcete vložit kontaktní informace
Najděte místo, kam chcete vložit kontaktní informace (např. Horní část dokumentu), a kliknutím na něj tam umístěte kurzor.
Krok 2. Klikněte na Vložit slučovací pole
Je to možnost v části „Pole pro zápis a vložení“ Poštovní zásilky tab. Zobrazí se rozevírací nabídka.
Možná budete muset kliknout na Poštovní zásilky Než to provedete, znovu kartu.
Krok 3. Vyberte typ informací
V rozevírací nabídce klikněte na název jednoho z záhlaví z dokumentu aplikace Excel a vložte jej.
Například byste klikli Jméno v rozevírací nabídce, pokud chcete vložit značku pro křestní jména kontaktů.
Krok 4. V případě potřeby přidejte další informace
To může zahrnovat adresy kontaktů, příjmení, telefonní čísla atd.
Krok 5. Klikněte na Dokončit a sloučit
Je to na úplně pravé straně Poštovní zásilky panel nástrojů na kartě. To vyvolá rozevírací nabídku.
Krok 6. Vyberte možnost sloučení
Klikněte na jednu z následujících možností:
- Upravit jednotlivé dokumenty - Otevře dokument každého příjemce, což vám umožní další přizpůsobení dokumentů.
- Tisk dokumentů… - Umožňuje vytisknout kopii dokumentu pro každého jednotlivce uvedeného na vašem listu kontaktů.
- Odesílat e -mailové zprávy… - Umožňuje odesílat dokumenty jako e -maily. E -mailové adresy kontaktů budou vybrány jako cílové e -mailové adresy.
Krok 7. Postupujte podle pokynů na obrazovce
V závislosti na zvolené možnosti budete mít další formulář ke kontrole (například pokud jste vybrali E-mailem, budete muset zadat předmět a poté kliknout OK). Tímto způsobem dokončíte proces hromadné korespondence.
