Excel je velmi užitečný program, ale jeho různé funkce se mohou zdát zdrcující! Nebojte se. Existuje mnoho tipů a triků, které vám mohou pomoci rychle dokončit práci. Své dovednosti můžete zvýšit učením se nové sady triků. Můžete se také naučit používat kontingenční tabulky k lepší analýze dat. Nakonec věnujte nějaký čas zkoumání nových funkcí. Existuje mnoho způsobů, jak se rychle stát vynikajícím mistrem!
Kroky
Metoda 1 ze 4: Učení triků a spořičů času
Krok 1. K rychlejší navigaci použijte klávesové zkratky
Implementujte klávesové zkratky a zkraťte čas potřebný k používání myši. Pokud například podržíte klávesu ctrl a kliknete na tlačítko se šipkou, vyberete všechny buňky na konci tabulky. Podívejte se, jak rychleji můžete pracovat bez myši!
- Proměňte čísla v měnu současným stisknutím kláves Ctrl, Shift a $.
- Převádějte čísla na data současným stisknutím kláves ctrl, shift a #.
- Stránky můžete rychle měnit podržením klávesy ctrl při stisknutí stránky nahoru nebo dolů, umístěné v pravém horním rohu klávesnice.
- Obecně byl Excel pro Mac aktualizován tak, aby se velmi podobal Excelu pro Windows. Pokud se při používání těchto zkratek setkáte s problémy, můžete si přečíst pokyny pro konkrétní program.
Krok 2. Přejděte do nabídky Řazení pomocí zkratky:
povel, směna, r. Excel nabízí vlastní seznamy v nabídce Seřadit. Můžete se například rozhodnout zajistit doručení produktů podle týdne, měsíce nebo priority. Poté, co vstoupíte do této nabídky, můžete kliknutím otevřít rozbalovací pole „Seřadit podle“. Tam můžete vidět širokou škálu možností založených na vaší vlastní tabulce. Jak užitečné je to?
Krok 3. Stisknutím alt="Image" a šipky dolů se dostanete do nabídky filtru
Tato zkratka vám umožní dostat se do nabídky filtrování ještě rychleji! Zobrazí se rozevírací nabídky, které vám umožní vybrat si, co chcete v tabulce zvýraznit. K efektivnějšímu používání filtrů můžete také použít několik dalších klávesových zkratek:
- Filtry zapnete nebo vypnete stisknutím kláves ctrl, shift, L.
- Stisknutím ALT, šipka dolů zobrazíte rozevírací nabídku Filtr.
Krok 4. Vyhledejte Rychlou analýzu ve spodním rohu
Základní analýzu můžete provádět rychleji, aniž byste museli hledat požadovanou funkci. Rychlá analýza má malou nabídku v pravém dolním rohu tabulky. V této nabídce najdete spoustu nástrojů, které lze použít ke sloučení různých částí vašich dat dohromady. Tento spořič času vám brání v hledání konkrétních funkcí-spousta z nich je v této nabídce.
Krok 5. Přejděte na Vložit> Grafy a najděte nové grafy
Díky grafům budou vaše data vypadat mnohem zajímavěji! Nenechte se zaseknout v rutině používání stejných starých koláčových grafů. Zapůsobte na svého šéfa a oživte svá data pomocí hierarchických grafů, jako je stromová mapa. Toto zobrazí vaše data jako čtverec (celá vaše data) složený z menších obdélníků, které představují jednotlivé komponenty vašich dat.
Dalším novějším grafem je vodopád, který ilustruje, jak části dat přispívají k celku. I ten najdete v Grafech
Krok 6. Vytvářejte spolehlivé předpovědi pomocí předpovědí jedním kliknutím
Díky tomuto nástroji se budete cítit jako profesionál. Vyberte data, která chcete analyzovat. Přejděte na kartu Data a zadejte skupinu Prognóza. Vyberte Předpověď a prozkoumejte možnosti v dialogovém okně.
- Můžete například zvolit, aby se vaše informace zobrazovaly jako čárový nebo sloupcový graf.
- Můžete také vybrat možnost prognózování v závislosti na sezónnosti.
Metoda 2 ze 4: Využití kontingenčních tabulek
Krok 1. Přejděte na Data v Excelu a vyberte Kontingenční tabulky
Zvládnutí kontingenčních tabulek může pro uživatele Excelu znamenat skutečnou změnu hry. Kontingenční tabulky vám pomohou reorganizovat data a podívat se na ně různými způsoby. Excel vaše data automaticky naplní, ale můžete je libovolně přesouvat. Jakmile tabulku vytvoříte, můžete si vybrat, jak ji chcete uspořádat, výběrem jedné ze čtyř možností:
- Report Filter, který vám umožní podívat se pouze na určité řádky.
- Popisky sloupců, které mohou fungovat jako záhlaví.
- Popisky řádků, které můžete použít k pojmenování řádků.
- Hodnota, která vám umožňuje vybrat si, zda chcete data počítat nebo sčítat, a nabízí různé další manipulace.
Krok 2. Přidejte více řádků a sloupců současně
Při prohlížení tabulky si můžete vybrat, které řádky nebo sloupce chcete přidat. Zvýrazněte řádky/sloupce, které chcete vložit, klikněte pravým tlačítkem a vyberte „Vložit“. To ušetří čas, protože je to mnohem rychlejší než přidávání jednotlivých sloupců nebo řádků.
Krok 3. Srovnejte svá data pomocí filtrů
Když v tabulce kliknete na kartu Data, zvolte „Filtr“. Poté si můžete vybrat, zda chcete sloupce zobrazit sestupně nebo vzestupně, kliknutím na šipku vedle záhlaví sloupce. Můžete také provést výběr řádků, které chcete zobrazit.
Krok 4. Zvýrazněte sloupec, který chcete transponovat
V některých případech možná budete chtít změnit data z řádků na sloupce nebo naopak. Zvýrazněte řádek nebo sloupec, který chcete změnit, a klikněte pravým tlačítkem. Poté vyberte „Kopírovat“. Vyberte buňku, ve které chcete začít nový řádek nebo sloupec. Poté klikněte pravým tlačítkem a vyberte „Vložit jinak“. Zobrazí se nová možnost a můžete kliknout na „Transponovat“.
Krok 5. Zvýrazněním řádku nebo sloupce odstraníte duplikáty
Pokud pracujete s velkou sadou dat, můžete mít ve svých datech mnoho opakování. Vyberte řádek nebo sloupec, který chcete upřesnit, a zvýrazněte jej. Na kartě Data se podívejte do části „Nástroje“a vyberte „Odebrat duplikáty“.
Vyskakovací okno vás požádá o potvrzení, se kterými daty chcete manipulovat. Opět vyberte „Odebrat duplikáty“
Metoda 3 ze 4: Přidání nových vzorců a funkcí do vašeho repertoáru
Krok 1. Použijte nástroj Vložit vzorec
Nebojte se vyzkoušet nějaké nové vzorce. Chcete -li zadat funkci, zvýrazněte buňku, která bude funkci obsahovat. Dále klikněte na kartu Vzorec na pásu karet v horní části tabulky a zvolte „Vložit funkci“. Pokud znáte přesný vzorec, který chcete použít, můžete jej zadat. Můžete také zadat klíčová slova, například „počet buněk“. Excel vám může pomoci najít vzorec, který potřebujete, což je opravdu užitečné.
Krok 2. Procvičte si používání SUMPRODUCT v Excelu
Tato funkce se používá ke znásobení polí nebo rozsahů a získání součtu produktu. Syntaxe je: = SUMPRODUCT (pole1, [pole 2], …)
V rámci SUMPRODUCT existují různé funkce. Pokud například potřebujete přidat spodní hodnoty vašich dat, můžete zvolit funkci SMALL v rámci funkce SUMPRODUCT
Krok 3. Použijte funkci COUNTIF
To je užitečné, pokud chcete zjistit, kolikrát se číslo nebo slovo objeví v tabulce. Vzorec je = COUNTIF (rozsah, kritéria).
Pokud byste například chtěli vědět, jak často se slovo „Kalifornie“objevuje, zadejte = COUNTIF (B: B, „Kalifornie“)
Krok 4. Pomocí VLOOKUP zkombinujte data
Můžete si myslet, že VLOOKUP je podobný používání telefonního seznamu k použití jména osoby k nalezení jeho telefonního čísla. Tato funkce vám umožňuje podívat se na jednu informaci a najít její odpovídající hodnotu ve stejném nebo jiném řádku nebo sloupci.
- Možná zjistíte, že chcete zkombinovat 2 nebo více tabulek do 1. Nejprve se ujistěte, že máte alespoň 1 sloupec, který je v obou tabulkách naprosto identický. Vzorec je: = VLOOKUP (vyhledávací hodnota, pole tabulky, číslo sloupce, [vyhledávání rozsahu]).
-
Když například zadáváte vlastní proměnné, může to vypadat takto:
- = VLOOKUP (C2, Sheet2! A: B, 2, FALSE)
- To by bylo užitečné, kdybyste měli číslo dílu na zařízení a potřebovali byste znát cenu dílu.
Metoda 4 ze 4: Konzultace s jinými zdroji, abyste se dozvěděli více
Krok 1. Obraťte se na pana Excelu pro složité problémy
I expert na Excel může narazit na problémy. To je v pořádku! Excel má tolik funkcí, že by bylo docela těžké je všechny znát. Pokud zjistíte, že jste uvízli, přejděte na web www.mrexcel.com. Nejprve se můžete pokusit najít odpověď na svou otázku na nástěnkách. Jiné použití vám může opravdu pomoci.
Pokud potřebujete odbornou pomoc, můžete se přihlásit na konzultaci od pana Excelu. Možná budete muset utratit trochu peněz, ale pravděpodobně získáte přizpůsobené řešení, které vám může skutečně pomoci
Krok 2. Využijte bezplatný online návod
Ať už hledáte nové zkratky, nebo se jen snažíte ohromit svého šéfa novými dovednostmi, tutoriál vám může opravdu pomoci zvednout nohu. GCF Learn Free nabízí opravdu důkladný kurz, který řeší celou řadu problémů s Excelem. Můžete se naučit, jak rychleji používat analýzu What-If, a podívat se na příklady toho, jak používat spoustu různých vzorců.
Krok 3. Rychlým internetovým vyhledáním najdete třídu ve své oblasti
Do vyhledávače zadejte „excel class“a místo, kde žijete. Můžete například zadat „třída excelu v Chicagu“. Za poplatek se můžete přihlásit na osobní nebo online lekce. Budete moci požádat odborného instruktora, aby vám ukázal nejnovější triky.
Tipy
- Kurzy v Excelu můžete absolvovat online nebo osobně na místní komunitní škole.
- Může být také užitečné stáhnout si některé šablony Excelu a procvičit si pomocí svých nových dovedností.
