Pokud vaše pracovní náplň vyžaduje, abyste se s klienty spojili prostřednictvím telefonu, je pravděpodobné, že opustíte spoustu hlasových zpráv. Ale co přesně byste měli po pípnutí říci? Snažit se vybavit si všechny relevantní informace, ke kterým se potřebujete dostat, může být nervy drásající, a důležité detaily jsou proto vynechány. Nechte rozptýlené, improvizované zprávy vytvořením systému pro zanechávání hlasových zpráv. Procházením rychlého kontrolního seznamu ve své hlavě můžete zajistit, že jste poskytli všechny informace, které potřebujete k předání příjemci, a zlepšit své šance na zpětné volání.
Kroky
Část 1 ze 3: Identifikace sebe sama
Krok 1. Použijte správný tón hlasu
Jakmile začnete nahrávat svou zprávu, mluvte jasně a slyšitelně. Nemluvte a nemluvte příliš rychle. Snažte se znít zaujatě a energicky, abyste upoutali pozornost posluchače. Přestože vás příjemce nevidí, váš obecný tón zazní po telefonu, takže se ujistěte, že předáváte ten správný.
- Vyjádřete vše, co říkáte. Špatný příjem může zkreslit váš hlas a způsobit vypadnutí. I obyčejně mluvící hlas se může v telefonu zamotat.
- Kvalita vašeho hlasu by měla odpovídat způsobu hovoru. Například můžete znít nadšeně, když opouštíte hlasovou schránku a blahopřejete svému synovci k maturitě. Pokud však truchlícímu příteli vyjadřujete soustrast, měli byste zachovat svůj tón vážný a uctivý.
Krok 2. Uveďte své jméno
Nejprve dejte příjemci své jméno. Osoba, které voláte, tak hned pozná, kdo jste. Ve většině situací bude stačit jednoduché „toto je (vaše křestní jméno)“, nebo úvodnější „moje jméno je (celé jméno)“, pokud vás osoba, které voláte, ještě nepotkala. Přátelé a příbuzní vás poznají bez nutnosti další identifikace. Pokud se jedná o profesionální hovor, budou mít jméno, které bude spojeno s hlasem a zprávou, což pomůže otevřít osobnější komunikační linii.
- Tento krok se zdá být samozřejmostí, ale volající na něj na místě často zapomíná.
- Pokud máte pracovní pozici nebo popis sebe sama, který by mohl být pro příjemce užitečný při následném hovoru, uveďte jej za svým jménem, tj. „Jmenuji se Dr. Holdsworth, vedoucí radiolog v Sacred Heart Medical Center“, popř. „Tohle je Gloria Carpenterová, jsem Chloeina matka ze školy.“
Krok 3. Zanechte své telefonní číslo
Sdělte své telefonní číslo bezprostředně za svým jménem. Většina volajících čeká až do konce hlasové schránky, aby poskytla své kontaktní údaje, ale pokud ji příjemce nezachytí poprvé, bude nucen si celou zprávu znovu poslechnout. Nezapomeňte při opouštění telefonního čísla mluvit pomalu a vyslovovat, aby bylo srozumitelné.
- Jednoduchý způsob, jak nabídnout své telefonní číslo na začátku zprávy, je říci něco jako „toto je (vaše jméno), moje číslo je (vaše telefonní číslo)“nebo „moje jméno je (jméno) volá z (číslo).”
- Navzdory převládajícím funkcím ID volajícího je vždy vhodné nechat své telefonní číslo pro případ, že osoba, které voláte, nemá vaše číslo uloženo, nebo požadujete, aby vám váš hovor vrátil na jiné pobočce.
Krok 4. Vytvořte připojení
Když lidé poslouchají hlasové zprávy související s obchodem nebo zprávy od neznámých odesílatelů, lidé začnou být podezřívaví nebo bez zájmu, pokud nevědí, kdo jste nebo proč voláte. Uvolněte je tím, že se zmíníte o společném příteli nebo odkazu, který vám poskytl jejich číslo. Díky tomu je hovor opět osobnější. Hlasová schránka se bude zdát méně invazivní a pravděpodobněji dostanete odpověď.
- Zkuste udělat krátký úvod, který posluchače napoví, jako například „Dostal jsem vaše číslo od Pata, který říká, že máte zájem o prodej své lodi“.
- I když neprovádíte obchodní hovor, navázání spojení vám může příjemce zpříjemnit. „Tohle je Bob, tvůj soused z druhé strany ulice“je osobnější než „Tohle je Robert Henderson.“
Skóre
0 / 0
Část 1 Kvíz
Pokud zanecháváte vzkaz příteli nebo příbuznému, jak byste se měli představit?
Pouze s vaším křestním jménem.
Přesně! Pokud voláte někomu, kdo vás dobře zná, bude vás schopen identifikovat podle vašeho křestního jména. Ponechání celého jména pro člena rodiny nebo přítele bude znít strnule a trapně. Přečtěte si další kvízovou otázku.
Jen s tvým příjmením.
Zkus to znovu! Pokud se svými přáteli nepřejete příjmení, je zvláštní představit se tak v hlasové zprávě. A mnoho členů vaší rodiny má pravděpodobně stejné příjmení, takže jim to nepomůže identifikovat vás. Hádej znovu!
S celým jménem.
Ne tak docela! Pokud opouštíte hlasovou schránku někomu, koho jste nikdy nepotkali, měli byste zanechat své celé jméno. Člen vaší rodiny nebo přítel však nebude potřebovat vaše úplné jméno, aby vás identifikoval. Hádej znovu!
Ve skutečnosti nemusíte dávat své jméno někomu, kdo vás dobře zná.
Ne nutně! Pamatujte, že telefonování zkresluje váš hlas. Proto ani lidé, kteří vás dobře znají, nemusí váš hlas po telefonu rozpoznat. Vyberte jinou odpověď!
Chcete další kvízy?
Pokračujte v testování!
Část 2 ze 3: Uvedení vaší firmy
Krok 1. Přemýšlejte o tom, co řeknete, předem
Mějte jasnou představu o tom, co řeknete, než začnete odcházet z hlasové schránky. To by neměl být velký problém, pokud voláte se specifickým záměrem, ale slyšet pípnutí na druhém konci a vědět, že jsou zaznamenávány, může způsobit, že mnoho volajících vytáhne prázdné místo. Rozdělte informace na odrážky a před zavěšením všechny zasáhněte.
- U hlasových zpráv, které jsou obzvláště naléhavé nebo důležité, zvažte včasné napsání hrubého skriptu.
- Pokud se ocitnete v mezerách, soustřeďte se na to, abyste několika slovy odhalili své jméno, číslo zpětného volání a důvod volání.
- Obrázek, který odesíláte do hlasové schránky, abyste navázali romantický zájem o datum včerejší noci. Mentální načrtnutí vaší zprávy před tím, než ji nahrajete, může znamenat rozdíl mezi tím, když budete vystupovat jako chladní, klidní a sebraní a koktající, nervózní troska.
Krok 2. Udržujte zprávu krátkou
Omezte zprávu ve své hlasové schránce na 20–30 sekund. Málokdy se vyskytne příležitost, kdy by hlasová schránka měla být delší. Nechcete příjemce nudit příliš dlouhým, klikatým úvodem nebo příběhem. Zůstaňte strnulí a k věci. Krátká zpráva může ve skutečnosti vzbudit zvědavost a přesvědčit člověka, aby zavolal zpět, pokud by to jinak neměl.
- Na druhou stranu, pokud necháte příliš krátkou hlasovou schránku, může si váš příjemce myslet, že je nedůležité, a smaže ji, aniž by ji poslouchal. To je obzvláště pravděpodobné, pokud voláte z neuvedeného čísla.
- Smyslem opuštění hlasové schránky je přimět někoho, aby vám zavolal zpět, a nikoli vyložit všechny informace, které jste s ním chtěli během hovoru sdílet.
Krok 3. Otevřete nejdůležitější informace
Přestaňte pronásledovat a jasně řekněte, proč jste zavolali. Pokud se jen dotýkáte základny, řekněte to; pokud máte prodejní nabídku nebo sledujete transakci nebo potvrzujete schůzku, sdělte to příjemci. Váš posluchač rychle ztratí zájem a může zprávu odstranit, pokud je předem neinformujete o svém účelu.
- Máte jen krátkou dobu na to, abyste svůj názor prosadili. Pokud porazíte křoví, váš posluchač se může zprávy vzdát, než přijde na zásadní informace.
- Je mnohem lepší předložit obtížné zprávy, jako je „táta je v nemocnici“, a použít zbytek zprávy k utěšení a vysvětlení, než tančit kolem tématu a způsobit, že se váš posluchač bude znepokojovat.
Krok 4. Buďte osobní a organičtí
Odolejte nutkání vklouznout do zesláblého, genericky znějícího „telefonního hlasu“. Buďte zdvořilí, buďte sami sebou a mluvte přirozeně. Lidé mohou poznat, když se jim někdo pokouší něco prodat nebo vystoupit určitým způsobem, a bude mnohem pravděpodobnější, že vám poskytnou denní dobu, pokud budou mít pocit, že k nim přistupujete na stejné úrovni.
Zní to, jako byste četli ze skriptu, ve vašem posluchači vyvolá dojem, že je to jen další hovor, který musíte uskutečnit
Skóre
0 / 0
Část 2 Kvíz
Kolik informací byste měli poskytnout během hlasové schránky?
Co nejméně, například vaše jméno a číslo.
Ani náhodou! Nesnažte se být v hlasové schránce tajemní, zvláště pokud voláte z neuvedeného čísla. Pokud jste příliš tajemní, osoba, které voláte, může smazat vaši hlasovou schránku jako nedůležité. Vyberte jinou odpověď!
Stačí vysvětlit, proč by vám měli volat zpět.
Opravit! Buďte struční, ale poskytněte volanému dostatek informací, aby věděl, proč jste volali. Je pravděpodobnější, že vám zavolají zpět, pokud nebudete příliš zdrženliví ani příliš upovídaní. Přečtěte si další kvízovou otázku.
Všechny informace, které byste poskytli, kdyby zvedli telefon.
Nepřesně! Hlasové zprávy nenahrazují úplné konverzace. Pokud mluvíte déle než 20 nebo 30 sekund, osoba, které jste zavolali, se pravděpodobně začne nudit nebo být naštvaná a pravděpodobně vám nezavolá zpět. Vyberte jinou odpověď!
Chcete další kvízy?
Pokračujte v testování!
Část 3 ze 3: Odhlášení
Krok 1. Položte konkrétní otázku nebo požadavek
Na konci své zprávy upřesněte, proč chcete, aby vám příjemce zavolal zpět. Položte jim přesnou otázku nebo podejte žádost, která je bude motivovat zvednout telefon. Pokud se po poslechu vaší hlasové schránky cítí zmatení nebo nejistí ohledně vašeho záměru, neudělalo to svou práci.
- Zkuste fráze jako „dejte mi vědět, jak se vám recept, který jsem vám poslal, líbil“nebo „mám zájem slyšet vaše nápady na tento návrh“.
- Lidé mají větší motivaci se s vámi spojit, když jste jim vybrali žádost, než kdybyste jednoduše řekli „zavolej mi zpět“.
Krok 2. Obnovte své jméno a kontaktní informace
Znovu ukončete svou zprávu a sdělte posluchači své jméno a telefonní číslo. Zopakujte své telefonní číslo dvakrát, aby nemělo šanci, že by si špatně zadali číslici nebo ji nezapisovali. Nezapomeňte také zahrnout všechny podrobnosti, které mohou být užitečné, když vám příjemce zavolá, například kdy budete a nebudete k dispozici, a nejvhodnější denní doba pro volání.
- Pravopisné opakování telefonního čísla více než dvakrát na konci hovoru je přehnané a může být dokonce interpretováno jako hrubé.
- Pokud se s vámi volající ještě nikdy nesetkal, můžete také upřesnit své příjmení.
- Pokud je vaše zpráva pro přítele nebo příbuzného neformální, nemusíte se o tento krok starat.
Krok 3. Vyhněte se dlouhým vinutým koncům
Když je čas zavěsit, nezdržujte se zprávou a zbytečně ji neprodlužujte. Pokud nejde o osobní volání milované osobě, není třeba někomu přát nádherný den. Pozornost příjemce bude narůstat, čím déle bude hlasová schránka pokračovat, takže se na konci snažte neztratit pozornost. Poděkujte jim za jejich čas a další fázi komunikace nechte na nich.
- Přátelské uzávěry jako „těším se na vaši odpověď“jsou teplejší, a proto účinnější než obecné, komerční, jako „přeji hezký den“.
- Ne rekapitulujte ani neshrňte svou zprávu na konci. Pokud příjemce potřebuje znovu slyšet určitý detail, může si jej přehrát později.
Skóre
0 / 0
Část 3 Kvíz
Kolikrát byste měli na konci zprávy v hlasové schránce říci své telefonní číslo?
Žádné, za předpokladu, že jste to řekli na začátku zprávy.
Ne tak docela! Ano, své číslo byste měli zadat na začátku hlasové schránky. Ale i tak existuje šance, že to ten člověk promeškal poprvé, takže je dobré to na konci zprávy zopakovat. Kliknutím na jinou odpověď najdete tu správnou…
Jednou
Zavřít! Řeknout jednou své číslo na konci zprávy je rozhodně lepší, než to nevyslovit vůbec. V ideálním případě byste to však měli opakovat více než jednou, abyste se ujistili, že to osoba dostane. Vyberte jinou odpověď!
Dvakrát
Ano! Na samém konci zprávy zopakujte své číslo dvakrát. To je ideální číslo, aby se člověk ujistil, že to slyší správně, aniž by to působilo dotěrně nebo hrubě. Přečtěte si další kvízovou otázku.
Třikrát
Téměř! Na konci hlasové schránky nemusíte své číslo třikrát uvádět. Osoba, které voláte, získá vaše číslo s menším počtem opakování. A co hůř, opakovat to třikrát nebo více by mohlo připadat neslušné. Zkuste jinou odpověď…
Chcete další kvízy?
Pokračujte v testování!
Video - Používáním této služby mohou být některé informace sdíleny s YouTube
Tipy
- Zamyslete se nad tím, kolikrát jste dostali zprávy do hlasové schránky, které vás přiměly přemýšlet „co chce tato osoba?“Zanechte typ hlasové schránky, který chcete dostávat.
- Pokud je to relevantní pro vaši interakci s příjemcem, zadejte kromě telefonního čísla také svou e -mailovou adresu nebo jiný způsob kontaktu.
- Úsměv! Prochází to, dokonce i po telefonu.
- Pokud sdílíte časově citlivé informace, nezapomeňte uvést datum.
- Pokud voláte na citlivé téma, omezte informace, které zahrnete do hlasové schránky, pro případ, že by je někdo zaslechl.
- V případě nouze nebo přírodní katastrofy použijte svou odchozí zprávu z hlasové schránky a dejte lidem vědět, že jste v pořádku.
Varování
- Pokud se pokoušíte přimět někoho, aby vám zavolal zpět, nevyvolávejte minulé neúspěšné pokusy o volání. Díky tomu můžete působit naštvaně a při jednání s vámi budou méně pohodlní.
- V profesionálních podmínkách byste měli vždy zanechat hlasovou schránku, pokud osoba, které voláte, neodpovídá. Vidět více zmeškaných hovorů bez zpráv z hlasové schránky podkopává důležitost vaší firmy.
