Přáli jste si někdy, aby pro telefonní zprávy bylo tlačítko pro vymazání? Uslyšíte pípnutí a zapomenete na všechno, co jste chtěli říct? Skončili jste potom dál a dál? Tento článek vám pomůže zanechat efektivní zprávu.
Kroky
Krok 1. Než zvednete telefon, naplánujte si, co řeknete
Může to trvat několik minut, ale nevynechávejte to. Neuvěříte, jaký je v tom rozdíl.
Krok 2. Zkontrolujte svůj plán a ujistěte se, že jste uvedli své jméno, jméno osoby, pro kterou voláte (pokud jde o sdílenou linku), důvod volání, čas, kdy jste volali, kdy by měl přijímač přijímat zavolá vám zpět (u některých zpráv to není nutné) a vaše telefonní číslo (pokud chcete, aby vám zavolaly zpět)
Buďte přátelští, zdvořilí a struční a ujistěte se, že se dostanete přímo k věci.
Krok 3. Pokud to pomůže, řekněte svou zprávu nahlas, než zavoláte
Pokud se vám nelíbí, jak to zní, můžete to kdykoli změnit.
Krok 4. Zvedněte telefon, zhluboka se nadechněte a vytočte číslo
Ujistěte se, že není slyšet žádný hluk na pozadí (vypněte hudbu, jakákoli hlasitá zařízení atd.).
Krok 5. Buďte připraveni na to, že vás někdo vyzvedne
Pokud to pomůže, můžete se i nadále řídit obrysem své zprávy.
Krok 6. Pokud dostanete záznamník, počkejte na pípnutí a poté řekněte svou zprávu
Ujistěte se, že nebudete šeptat, toulat se, zbytečně se pozastavovat nebo přidávat slova jako uh, víte, um, jako … rozumíte. Nekřičte, ale mluvte nahlas a jasně a vyjadřujte. Pamatujte si celkový dojem, který zanecháte se svou zprávou. Váš tón může být velmi důležitý, reakce toho, komu jste volali, se může lišit v závislosti na vašem tónu hlasu. Například: Pokud budete znít smutně, dotyčný vám nemusí zavolat nebo vám zavolá, že bude soucitný nebo dokonce bude chtít zjistit, co je špatně. To může být nepříjemné, zvláště pokud se nic nestalo. Zkuste znít co nejnormálněji.
Krok 7. Rozlučte se s řádným rozloučením nebo dobrou zprávou zakončete
Na konci své zprávy zvažte přidání něčeho ve smyslu „Doufám, že se brzy uvidíme“nebo „Přeji hezký den“.
Tipy
- Úsměv- ukáže se to na tvém hlase.
- Na jaké číslo by vám měl příjemce zavolat zpět? To je důležité a nemělo by se to přeskakovat. Přestože většina domácích telefonů (a mobilních telefonů) má ID volajícího, předpokládejte, že tato osoba je nemá (i když ano). I když ano, je vysoká pravděpodobnost, že nebudou moci okamžitě zkontrolovat ID volajícího, takže stačí nechat číslo zpětného volání. Ujistěte se, že to necháte dvakrát. Jakmile zprávu podáváte, a pokud jste ji již ukončovali číslem zpětného volání, opakujte jej, abyste se ujistili, že si příjemce dokáže číslo dobře zapamatovat. Řekněte něco jako „Zavolej mi na (123) 456-7890, znovu, pokud jsi nezachytil, že to bylo (123) 456-7890“.
- Začněte tím, že řeknete, kdo jste. Pokud zanecháte dobrou zprávu, s výjimkou toho, kdo jste, může dojít k mnoha dohadům, které se příjemci nemusí líbit. Něco dobrého na začátek je (například) „Hej, Chrisi, tohle je Randi,…“
- Pokud něco pokazíte … opravdu zkazíte … (například zanecháte špatné telefonní číslo nebo zapomenete uvést důvod volání), zavolejte zpět, vysvětlete, proč voláte znovu, a ujistěte se, že tentokrát máte vše v pořádku. A nedělejte si s tím příliš starosti. Je pravděpodobné, že přijímač se o to nebude starat- a z dlouhodobého hlediska je to vlastně jedno.
- Pokud chcete cvičit, zkuste zavolat na svůj domov/mobil z jiného telefonu a nechat si pro sebe zprávu. Vyzkoušejte to s plánem, který řeknete, i bez něj a všimněte si, jestli to má vliv na to, jak zpráva zní.
- Může pomoci zopakování vašeho telefonního čísla, zvláště pokud vás volající dobře nezná a možná ho nemá po ruce. Neříkejte číslo najednou- něco jako „Můžete mi zavolat zpět na 123 (pauza)- 456 (pauza)- 7890“
Varování
- Zůstaňte u tématu
- Ale ani svou zprávu nespěchejte
- Snažte se neříkat žádný slang nebo slova, díky nimž bude vaše zpráva znít nedbale nebo těžko srozumitelně.
- Nezdržujte se a nezastavujte příliš dlouho
