Pokud nejste dobře obeznámeni s aplikací Microsoft Excel, může se zdát, že je to zastrašující program. Naštěstí je snadné začít. Data můžete zadávat, kopírovat a vkládat z jiných dokumentů a formátovat je pouhými několika kliknutími. S trochou praxe budete moci rychle zadávat, upravovat a spravovat data v aplikaci Microsoft Excel.
Kroky
Část 1 ze 3: Zadávání a výběr dat
Krok 1. Spusťte aplikaci Microsoft Excel
Program Excel můžete vyhledat kliknutím na nabídku „Start“, výběrem položky „Všechny programy“, výběrem „Microsoft Office“a poté výběrem „Microsoft Excel“. Excel je dodáván se sadou produktů Microsoft Office obvykle dodávaných s počítači a notebooky Windows.
Uživatelé počítačů Mac, kteří si zakoupili Excel pro Mac, najdou program umístěný v jejich Docku nebo mezi nimi tak, že otevřou „Finder“a poté vyberou „Aplikace“
Krok 2. Otevřete tabulku
Po otevření aplikace Excel se může automaticky zobrazit prázdný „sešit“. Jinak se vám zobrazí „Galerie šablon“, ze které můžete buď vybrat nový prázdný sešit, nebo speciálně formátovanou šablonu.
Při práci na jiném sešitu v aplikaci Excel můžete vždy otevřít novou tabulku. Jednoduše klikněte na „Soubor“na panelu nabídek a vyberte možnost „Nový sešit“
Krok 3. Zadejte data do požadovaných buněk
Po výběru a kliknutí na libovolnou buňku můžete zadat čísla, slova, rovnice, vzorce nebo funkce do jakékoli buňky.
- Až skončíte s danou buňkou, stisknutím klávesy ↵ Enter nebo Tab ↹ se automaticky přesunete na další buňku vodorovně.
- Můžete také vytvořit nový řádek v buňce, do kterého chcete přidat další text. Jednoduše zadejte „Line Break“stisknutím Alt+↵ Enter.
Krok 4. Vytvořte nadpisy pro své sloupce
Zadejte text do řádku 1 a vytvořte záhlaví sloupců pro svá data. Zadejte například „Název“do buňky A1 a „Datum“do buňky B1 a nechte je sloužit jako záhlaví sloupců pro sledování informací o jménu a datu.
Krok 5. Vytvořte sekvenční datovou řadu
Excel je schopen se naučit vzory podkladů pro vaše data a poté je vyplňovat na základě těchto vzorů, aby vám ušetřil čas i energii. Začněte vytvořením vzoru v po sobě jdoucích buňkách (např. Zadáním „ledna“do jedné buňky a „února“do další buňky). Poté vyberte naplněné buňky a kliknutím a přetažením pravého dolního rohu vybraného obdélníku rozbalte vzor do nových buněk. Excel automaticky rozpozná váš zavedený vzor a do následujících buněk vyplní „březen“, „duben“atd.
Excel dokáže rozpoznat mnoho běžných vzorců, jako jsou dny v týdnu, rovnoměrně rozložená data, po sobě jdoucí čísla a mnoho dalších
Krok 6. Vyberte rozsah buněk
Chcete -li vybrat rozsah buněk pomocí myši (chcete -li formátovat nebo upravovat větší množství dat), jednoduše klikněte na začátek nebo konec rozsahu dat a přetažením kurzoru požadovaným směrem zvýrazněte příslušný text. Existuje také řada užitečných klávesových zkratek uvedených níže.
- Stisknutím Ctrl a mezerníku se výběr rozšíří po celém sloupci, kde se nachází původní buňka.
- Stisknutím klávesy ⇧ Shift a mezerníku se výběr rozšíří v celém řádku, kde se nachází původní buňka.
- Stisknutím Ctrl+⇧ Shift a mezerníku nebo Ctrl+A vyberete celý list.
Krok 7. Vložte řádky
Začněte kliknutím na číslo řádku (tím se vybere celý řádek). Vyberte řádek, na který chcete, aby váš nový řádek směřoval výše. Klikněte pravým tlačítkem (Ctrl+klikněte na Mac) a ze zobrazené nabídky vyberte „Vložit“.
- Tato funkce je také k dispozici na kartě „Domů“výběrem „Vložit“z „buněk“a poté „vložit řádky listu“.
- Vložení více řádků vyžaduje, abyste vybrali více řádků nad místem, kam chcete umístit nové řádky. Jednoduše vyberte stejný počet řádků, které chcete vložit níže.
Krok 8. Vložte sloupce
Začněte kliknutím na písmeno sloupce (tím se vybere celý sloupec). Vyberte sloupec, do kterého chcete nový sloupec umístit nalevo od. Klikněte pravým tlačítkem (Ctrl+klikněte na Mac) a ze zobrazené nabídky vyberte „Vložit“.
- Tato funkce je také k dispozici na kartě „Domů“výběrem „Vložit“z „buněk“a poté „vložit řádky listu“.
- Vložení více sloupců vyžaduje, abyste vybrali více sloupců napravo od umístění, do kterého chcete umístit nové sloupce. Jednoduše vyberte stejný počet sloupců, které chcete vložit vlevo.
Část 2 ze 3: Úpravy dat
Krok 1. Zkopírujte jednu nebo více buněk
Po výběru buněk, které chcete kopírovat, klikněte pravým tlačítkem a ze zobrazené nabídky vyberte „Kopírovat“. Alternativně stiskněte Ctrl+C (nebo ⌘ Command+C pro uživatele Mac). Tím se vybraná data přidají do vaší schránky.
Krok 2. Vyřízněte jednu nebo více buněk
Po výběru buněk, které chcete vyjmout, klikněte pravým tlačítkem a ze zobrazené nabídky vyberte „Vyjmout“. Alternativně stiskněte Ctrl+X (nebo ⌘ Command+X pro uživatele Mac). Tím se vybraná data přidají do vaší schránky.
Krok 3. Vložte jednu nebo více buněk
Po výběru buněk, do kterých chcete vložit data, klikněte pravým tlačítkem a ze zobrazené nabídky vyberte „Vložit“. Případně stiskněte Ctrl+V (nebo ⌘ Command+V pro uživatele Mac). Tím se zkopíruje obsah zkopírovaných nebo vyjmutých buněk.
Pokud vaše buňka obsahuje vzorec, „Vložit“vloží do vzorce nepočítanou hodnotu vzorce. Chcete -li „Vložit“hodnoty buněk, použijte „Vložit jinak“
Krok 4. Vložte hodnoty buněk místo vzorců
Začněte výběrem možnosti „Upravit“na kartě „Domů“a kliknutím na „Vložit jinak“. Ze seznamu atributů, které chcete vložit, vyberte „Hodnoty“.
V závislosti na vaší verzi Excelu mohou další možnosti v poli „Vložit jinak“zahrnovat „Komentáře“(textové komentáře, které lze přidat do jednotlivých buněk), „Formáty“(všechny možnosti formátování textu) nebo „Vše“, kam vše vložit jednou
Krok 5. Odstraňte obsah buňky
Jednoduše vyberte buňky, ze kterých chcete odstranit text, a stiskněte Del nebo klikněte pravým tlačítkem a ze zobrazené nabídky vyberte „Odstranit“.
Krok 6. Přesuňte buňky, řádky nebo sloupce
Zvýrazněte zvolené buňky a aktivujte „ukazatel pohybu“(u uživatelů systému Windows se jeví jako čtyři směrové šipky nebo pro uživatele systému Mac jako ikona ruky). Přetažením na požadované místo nahradíte všechna stávající data buňkami, které jste se rozhodli přesunout
Krok 7. Použijte vzorec
Excel používá "vzorce" k provádění výpočtů v buňce a může v rámci tohoto výpočtu odkazovat na jiné buňky. Klikněte na buňku, do které chcete vzorec zadat, a poté začněte zadáním „=“. Nyní zadejte matematický vzorec a klikněte na „Enter“. Excel zobrazí výsledky (nikoli samotný vzorec).
Můžete se také dozvědět více o tom, jak psát vzorce v aplikaci Microsoft Excel
Krok 8. Referenční hodnoty z jiných buněk
Vzorce mohou odkazovat na jiné buňky a jejich hodnoty. Při psaní vzorce jednoduše klikněte na jednu buňku nebo oblast buněk a Excel do vašeho vzorce automaticky naplní název buňky (např. B2, D5). Nyní váš vzorec odkazuje na konkrétní buňku a bude z ní nepřetržitě čerpat hodnotu. Pokud se změní hodnota v odkazované buňce, změní se i výsledky vašeho vzorce.
Můžete také odkazovat na hodnoty z jiných listů. Začněte výběrem buňky, ve které chcete odkazovat na hodnotu, do řádku vzorců zadejte „=“a poté za „=“zadejte požadovaný vzorec. Po zadání vzorce jednoduše klikněte na záložku listu, který chcete odkazovat a poté vyberte požadovaný rozsah dat, který chcete zadat do vzorce
Krok 9. Sledujte své změny
Změny můžete sledovat výběrem „Nástroje“na panelu nabídek a poté kliknutím na „Sledovat změny“. Nakonec vyberte „Zvýraznit změny“.
Pokud tato možnost není k dispozici, jste ve formátu jen pro čtení. V části „Sledovat změny“zaškrtněte možnost vedle „Sledovat změny při úpravách. Tím se také sdílí váš sešit“. Jakmile je tato možnost vybrána, můžete provádět změny a zobrazovat je opětovným výběrem této možnosti a zaškrtnutím políčka vedle „Zvýraznit změny“
Krok 10. Přidejte komentáře
To může být užitečný způsob, jak diskutovat o úpravách provedených v tabulce aplikace Excel. Začněte výběrem buněk, ke kterým se chcete vyjádřit. Poté v řádku nabídek vyberte „Vložit“a v zobrazené nabídce klikněte na „Vložit komentář“. Na požadovaném místě se zobrazí textové pole, které vám umožní zanechat komentář.
Krok 11. Uložte změny
Na panelu nabídek vyberte „Soubor“a klikněte na „Uložit“. Poté vyberte tlačítko rozevíracího seznamu „Uložit do“a vyberte preferovanou složku. Pokud se pokusíte ukončit aplikaci Excel před uložením nejnovějších změn, zobrazí se dialogové okno s dotazem, zda chcete změny uložit. Podle svých preferencí můžete kliknout na „Uložit“nebo „Neukládat“.
Část 3 ze 3: Formátování dat
Krok 1. Podívejte se na pás karet „Formátovat“
Ujistěte se, že je viditelná páska „Formát“, abyste mohli snadno a rychle přistupovat k různým možnostem formátování. Kliknutím na šipku směřující dolů na pravé straně pásu karet „Formát“jej rozbalíte. To vám umožní upravit styl a velikost písma a současně nastavit text kurzívou, tučně nebo podtrženě. Rovněž vám poskytuje přístup ke zkratkám k několika funkcím popsaným v níže uvedených krocích formátování.
Kliknutím pravým tlačítkem na buňku nebo skupinu buněk se také zobrazí možnosti formátování. Po kliknutí pravým tlačítkem na buňky vyberte „Formátovat buňky“. To vám poskytne řadu možností s ohledem na číslo (styl), zarovnání, písmo, ohraničení, vzory a ochranu
Krok 2. Zabalte text
To způsobí, že se text zalomí a zůstane viditelný v buňce, místo aby se oddělil a zakryl další buňkou. Začněte zvýrazněním buněk, které chcete upravit. Poté se na kartě „Domů“podívejte na skupinu tlačítek „Zarovnání“a vyberte možnost „Obalit text“.
Můžete také upravit text tak, aby odpovídal buňkám, takže sloupce a řádky automaticky upraví jejich šířku nebo výšku (v daném pořadí), aby se přizpůsobily obsahu v buňce. Na kartě „Domů“se podívejte na skupinu tlačítek „Buňky“a klikněte na „Formátovat“. V nabídce „Formát“vyberte „Velikost buňky“a klikněte na „Automaticky přizpůsobit šířku sloupce“nebo „Automaticky upravit výšku řádku“
Krok 3. Zarovnejte text
To způsobí zarovnání textu v levé, pravé nebo střední části buněk. Začněte zvýrazněním buněk, které chcete upravit. Poté na kartě „Domů“vyberte příslušné zarovnání. Zobrazí se tři tlačítka s řádky orientovanými tak, aby demonstrovala tu stranu buněk, ve které text začíná.
Krok 4. Změňte numerický styl dat
Na samotném panelu nástrojů „Formát“najdete několik základních stylů číslování. Jednoduše vyberte buňky, které chcete formátovat, a poté klikněte na příslušný numerický styl umístěný na panelu nástrojů. Chcete-li získat přístup k dalším stylům, klikněte pravým tlačítkem na vybrané buňky, klikněte na „Formátovat buňky“a poté vyberte kartu „Číslo“. V sekci Kategorie uvidíte řadu možností.
Krok 5. Změňte barvu textu
Vyberte buňky, pro které chcete upravit barvu textu. Poté na panelu nástrojů „Formát“klikněte na šipku směřující dolů vedle „Barva písma“. Tato možnost vypadá jako písmeno „A“s barevnou čarou pod ním. Kliknutím na šipku se zobrazí nabídka s různými možnostmi barev.
Krok 6. Změňte barvu pozadí
Vyberte buňky, pro které chcete upravit barvu pozadí. Poté na panelu nástrojů „Formát“klikněte na šipku směřující dolů vedle „Barva výplně“. Tato možnost vypadá jako plechovka s písmeny a pod ní barevná čára. Kliknutím na šipku se zobrazí nabídka s různými možnostmi barev.
Tipy
- Stisknutím Ctrl+⇧ Shift a příslušné směrové šipky se výběr rozšíří na poslední naplněnou buňku ve stejném sloupci nebo řádku jako původní buňka.
- Stisknutím Ctrl+⇧ Shift+⇱ Domů se výběr rozšíří na úplný začátek listu.
- Stisknutím Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn se výběr rozšíří o aktuální list a další list, který přijde za ním.
- Stisknutím Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp se výběr rozšíří o aktuální list a předchozí list, který je před ním.
- Můžete také ručně upravit šířku sloupců a výšku buněk. Jednoduše klikněte na čáru oddělující dvě buňky a podržte ji, dokud se neobjeví dvě protilehlé šipky. Poté přetáhněte tyto šipky v upřednostňovaném směru, abyste zmenšili nebo rozšířili řádek nebo sloupec.
- Můžete také vytvořit podmíněné formátování pro konkrétní buňky (nebo kategorie buněk). Na kartě „Domů“vyberte ze skupiny tlačítek „Styly“možnost „Podmíněné formátování“.
