Napsali jste skvělý e -mail, ale když přijde čas napsat závěrečné prohlášení, prostě nevíte, co říct. To je úplně normální. Nalezení jasného a stručného způsobu ukončení e -mailu může být frustrující, ale není to nemožné. Vše, co musíte udělat, je přidat rychlý souhrn vašich bodů, nabídnout přátelské uzavření a odhlásit se správným slovem nebo frází.
Kroky
Metoda 1 ze 3: Uzavření formálního e -mailu
Krok 1. Znovu potvrďte svůj účel pro psaní
To není nutné pro krátké e -maily nebo rychlé odpovědi na něčí otázku. Pokud jste však napsali dlouhý e -mail nebo se zabýváte více tématy nebo problémy, přidejte krátkou závěrečnou větu, která shrne vaše informace nebo požadavek.
Pokud se například ucházíte o zaměstnání, můžete uvést informace týkající se vašich přihlašovacích údajů a zkušeností. Svůj e -mail pak můžete shrnout tak, že napíšete: „Na základě mých znalostí a zkušeností věřím, že bych byl vynikajícím kandidátem na tuto pozici.“
Krok 2. Přidejte závěrečný řádek
Jednou větou zakončete svůj e -mail vyjádřením vděčnosti nebo žádostí o kontakt. Pokud oslovujete někoho jiného, můžete napsat: „Děkuji za váš čas“nebo „Těším se na setkání s vámi“. Pokud na někoho odpovídáte, můžete zavřít: „V případě dalších dotazů mě neváhejte kontaktovat.“
Přesné zavření, které použijete, závisí na předmětu vašeho e -mailu. Nezapomeňte, aby vaše uzavírání bylo krátké, zdvořilé a relevantní pro váš e -mail
Krok 3. Vyberte své odhlášení
Při ukončení formálního e-mailu se vždy očekává odhlášení. Když ukončíte formální e-mail, chcete si vybrat zdvořilé a uctivé odhlášení. Zkuste závěr jako „s pozdravem“, „s pozdravem“, „díky“nebo „všechno nejlepší“.
- Nepoužívejte zkratky ani zkratky. Vždy je nejlepší napsat celá slova formálním podpisem.
- Pokuste se vyhnout příliš blízkým nebo formálním uzávěrům. Odhlášení jako „Láska“je příliš osobní na formální e-mail, zatímco „S úctou vaše“je vhodné pouze při oslovování vládních úředníků.
Krok 4. Zadejte své celé jméno
Když ukončíte formální e -mail, vždy budete chtít použít své jméno a příjmení. Nevíte, kolik lidí jménem John nebo Lisa příjemce zná. Pokud přidáte své příjmení, pomůže vám to rychleji a jasněji si vás vybavit.
Metoda 2 ze 3: Ukončení neformálního e -mailu
Krok 1. Uveďte důvod ukončení e -mailu
E -mail jemně uzavřete krátkou závěrečnou poznámkou před odhlášením. Mělo by být přátelské a nemusí obsahovat mnoho detailů. Věta jako: „Každopádně se musím trefit do knih!“je naprosto dobrá závěrečná poznámka.
Krok 2. Nechte komunikační linku otevřenou
Přidejte rychlé prohlášení a dejte příjemci vědět, že od něj chcete slyšet. Psaní „Dejte mi vědět, pokud potřebujete ještě něco“nebo „Nemůžu se dočkat, až uslyším, o co vám jde,“je přátelské a neformální.
Krok 3. Odhlaste se
Ukončení neformálního e -mailu může být mnohem neformálnější než formální e -mail. V závislosti na vašem příjemci mohou odhlášení zahrnovat:
- Milovat
- Na zdraví
- Uvidíme se
- Vaše
- sbohem
Krok 4. Podepište své jméno
S neformálním e -mailem obvykle nemusíte podepisovat celé své jméno. Příjemce již ví, kdo jste. Je naprosto přijatelné podepsat své křestní jméno.
Pokud píšete někomu blízkému, můžete také použít přezdívku. Pokud vám přátelé nebo členové rodiny říkají přezdívka, může to být zábavné a přátelské, když to odhlásíte
Metoda 3 ze 3: Použití podpisového bloku
Krok 1. Rozhodněte, zda je nutný podpis
Pokud posíláte osobní e -mail, podpis není potřeba. Blok podpisu obsahuje informace včetně vašeho titulu, vašich kontaktních údajů a informací o vaší společnosti nebo organizaci. Pokud posíláte neformální nebo osobní e -mail, nedělejte si starosti se zahrnutím těchto informací. Místo toho stačí podepsat své jméno.
- Vaše společnost nebo organizace často bude vyžadovat podpis a oni vám sdělí, jaké informace vyžadují. Zeptejte se své společnosti, zda má standardizovaný podpisový blok, který chcete, abyste použili.
- Pokud vaše společnost neposkytuje standardní podpisový blok, můžete také zkopírovat blok od někoho jiného ve vaší organizaci a nahradit jeho kontaktní údaje vaším.
Krok 2. Přidejte své informace
Váš podpisový blok by měl obsahovat několik základních věcí. Minimálně by mělo obsahovat vaše křestní jméno a příjmení, titul, telefonní číslo a e -mailovou adresu. Můžete se také rozhodnout zahrnout logo, webovou stránku a odkazy na sociální média jako LinkedIn, YouTube a Facebook.
- Pokud vaše společnost nebo organizace nemá standardní formát podpisu, postupujte podle tohoto základního postupu: Na začátek zadejte své jméno a poté na další řádek název. Poté přidejte svůj e -mail a telefonní číslo a na poslední místo zadejte informace o své společnosti nebo skupině.
- Snažte se, aby byl váš podpis krátký a jednoduchý. Použijte tři nebo čtyři řádky textu. Místo vypisování názvu společnosti přidejte logo a místo vypisování adres URL použijte řadu ikon sociálních sítí.
- Dávejte si pozor na příliš mnoho informací ze sociálních médií. Odkazy by měly směřovat na informace o sociálních médiích vaší společnosti. Pokud vaše společnost nemá účty sociálních médií, není obecně vhodné propojovat vaše vlastní účty, pokud to není výslovně uvedeno.
Krok 3. Uložte svůj podpis pro opakované použití
Většina e -mailových klientů, včetně Gmailu a Outlooku, vám umožňuje uložit váš podpis, abyste jej mohli místo zadávání přidat jediným kliknutím. V nastavení e -mailu zkontrolujte, zda chcete nastavit svůj podpis.
