E -mail pro sdílení znalostí je e -mail určený ke sdílení informací, zejména na pracovišti nebo v jiném profesionálním prostředí. Sdílení znalostí je skvělý způsob, jak ukázat svým kolegům, že vám na nich záleží a chcete se s nimi podělit o to, co víte, v naději, že jim to může v budoucnu pomoci. Může také pomoci posílit vaše profesionální kontakty. Pokuste se, aby vaše e -maily pro sdílení znalostí byly co nejjasnější a nejstravitelnější. Díky tomu je ostatní snadno pochopí a vstřebají.
Kroky
Metoda 1 ze 2: Vytvoření e -mailu
Krok 1. Do předmětu jasně a stručně uveďte účel svého e -mailu
Napište předmět, který vašemu publiku poskytne jasný náhled na to, co očekávat, když vám otevře e -mail. Snažte se, aby délka předmětu byla přibližně 7 slov.
- Pokud se například chcete podělit o znalosti, které jste získali při účasti na konferenci o kódování, můžete z předmětu uvést něco jako: „Klíčové poznatky z konference Miami Coders Conference 2020“.
- E -maily s vágními nebo příliš dlouhými tématy jsou mnohem méně pravděpodobné, že se otevřou. Vyhněte se krátkým tématickým řádkům s pouhými 1–2 slovy, která ve skutečnosti neříkají, o čem e-mail je.
Spropitné: Pokud chcete, aby si lidé přečetli váš e -mail pro sdílení znalostí v určitém časovém rámci, zadejte do předmětu předmět. Můžete například zadat „Průmyslové pokroky k diskusi na setkání 2. srpna“.
Krok 2. Začněte e -mail pozdravem zaměřeným na vaše konkrétní publikum
Zamyslete se nad publikem, kterému plánujete zaslat e -mail se sdílením znalostí, a vyberte pozdrav s odpovídající úrovní formality. Udělejte pozdrav včetně všech, kteří obdrží e -mail.
- Pokud například rozesíláte e -maily malému týmu programátorů, se kterými úzce spolupracujete a dobře je znáte, můžete e -mail zahájit něčím mimořádně neformálním a přátelským, jako například: „Dobré odpoledne, moji kolegové kódující ninjové.“
- Pokud posíláte e -mail se sdílenými znalostmi vyšším pracovníkům nebo nějaké skupině, která obsahuje jednotlivce, které osobně neznáte, můžete zvolit formálnější pozdrav ve tvaru: „Vážení členové výkonné rady“nebo „ Dobré ráno, marketingový tým.”
- Pokud sdílíte znalosti pouze s 1 nebo 2 lidmi, můžete je oslovit jménem v pozdravu vašeho e -mailu.
- Pokud máte pochybnosti, můžete použít něco obecného jako: „Ahoj všichni“nebo „Dobré odpoledne“.
Krok 3. Na začátek e -mailu napište krátké pozadí nebo kontext
Začněte krátkým odstavcem přímo pod pozdravem, který vysvětluje, co budete ve svém e -mailu sdílet. To poskytne čtenářům více kontextu pro to, co se chystají číst, než předmět.
Pokud například sdílíte poznatky z konference o kódování, můžete napsat něco jako: „Minulý týden jsem měl to štěstí zúčastnit se konference Miami Coders Conference 2020. Chtěl bych se s vámi podělit o některé klíčové poznatky z dvoudenní konference, během níž jsme se dozvěděli o trendech umělé inteligence a kódování pro rok 2021. Doufám, že tyto znalosti pro vás budou stejně užitečné a zajímavé jako pro mě.”
Krok 4. Rozdělte tělo e -mailu na sekce
Rozdělte hlavní body, které chcete sdílet, do soudržných sekcí, aby bylo snazší je sledovat a strávit. Na začátek každé části informací vložte nadpisy, aby bylo jasné, o čem je text níže. Rozdělte dlouhé sekce na několik kratších odstavců, abyste rozdělili informace, místo pouhého shlukování hromady informací do 1 dlouhého textového bloku.
- Ujistěte se, že každý váš odstavec obsahuje související body. Pokud začínáte novou myšlenku, začněte psát nový odstavec.
- Pokud se chcete například podělit o to, co jste se dozvěděli o trendech umělé inteligence a kódování na nedávné konferenci, které jste se zúčastnili, můžete svůj e -mail strukturovat takto: nadpis sekce s názvem „Aktualizace průmyslu umělé inteligence“a poté napsat několik odstavců na toto téma následuje další záhlaví sekce s názvem „Trendy v kódování pro rok 2021“, za nímž následuje několik dalších odstavců.
Krok 5. Uzavřete tělo e -mailu souhrnným odstavcem
Před odhlášením napište krátký odstavec, který zopakuje některé z hlavních informací, které váš e -mail obsahoval. Dejte svým čtenářům vědět, co doufáte, že získají ze sdílených znalostí, a zahrňte všechny relevantní akční položky.
- Můžete například říci něco jako: „Jak vidíte, v oblasti AI dochází k mnoha novým vzrušujícím vývojům v oblasti marketingu a v roce 2021 je třeba dávat pozor na několik nových zajímavých trendů v oblasti programování. Doufám, že tyto informace použijete k našim vývojovým projektům a přemýšlet o způsobech, jak bychom mohli zlepšit naše produkty v průběhu příštího roku. “
- Příkladem akčního bodu by mohlo být něco jako: „Pojďme se podělit o některé své myšlenky na všechny tyto informace na páteční schůzce. Na diskusi se připravte alespoň s 1 bodem. “
Krok 6. Ukončete svůj e -mail odhlášením, po kterém bude následovat vaše jméno a titul
Vyberte si krátký a přátelský podpis s odpovídající úrovní formality pro vaše publikum. Úplně na konci uveďte své jméno a titul, aby lidé přesně věděli, od koho e -mail, který si právě přečetli, pochází, což je zvláště důležité, pokud osobně neznáte všechny členy svého publika.
- Příklady příležitostných odhlášení, která fungují téměř pro jakýkoli e -mail, jsou: „Děkuji“, „S pozdravem“a „Všechno nejlepší“.
- Další formální odznaky jsou: „S pozdravem“a „S úctou vaše“.
- Několik nápadů na ještě příležitostnější odhlášení, které můžete použít k zaslání e -mailu lidem, s nimiž můžete každý den pracovat nebo je vidět, zní: „Uvidíme se zítra“a „Na zdraví“.
- Pokud sdílíte znalosti mimo svou organizaci, uveďte také název své organizace za své jméno a titul, aby lidé věděli, odkud je píšete.
Metoda 2 ze 2: Přizpůsobení čtečky e-mailů
Krok 1. Udržujte svůj e -mail co nejkratší
Pokuste se zahrnout všechny informace, které chcete sdílet, do co nejméně slov. Čím delší je váš e -mail, tím menší je pravděpodobnost, že si lidé, se kterými se chcete podělit o své znalosti, přečtou celou věc.
- Pokud píšete o obzvláště složitém tématu, můžete kdykoli zahrnout odkazy na externí zdroje nebo přílohy, abyste poskytli podrobnější informace. Ti, kteří se zajímají o to, co sdílíte, se tak mohou ponořit hlouběji do tématu.
- Neexistuje žádné pravidlo, jak dlouho by měl být e-mail pro sdílení znalostí dlouhý, a bude hodně záviset na typu informací, které sdílíte, a na složitosti předmětu. Dobrou zásadou je nenapsat e -mail déle, než byste si sami chtěli přečíst.
Krok 2. Zvýrazněte důležité informace odrážkami nebo očíslovanými seznamy
Opakujte klíčové informace z odstavců textu v odrážkách nebo očíslovaných seznamech. To pomáhá zopakovat znalosti, které sdílíte, a dává čtenářům možnost rychle se podívat, aby získali některé z hlavních bodů vašeho e -mailu.
Můžete si například vytvořit seznam s názvem jako „5 nejlepších marketingových trendů pro rok 2021“a pod ním napsat číslovaný seznam trendů od 1 do 5. Čtenáři mohou snadno vidět, jaké jsou trendy, a pak si mohou přečíst text vašeho e -mailu, pokud chtějí podrobnější informace
Krok 3. Používejte co nejvíce jednoduchý, snadno srozumitelný jazyk
Vyhněte se používání velkých slov a žargonu k vysvětlení svých bodů, pokud to absolutně nepotřebujete. Díky tomu bude váš e -mail mnohem snáze čitelný a pochopitelný širším publikem, které pravděpodobně není tak dobře obeznámeno s tématem, o kterém píšete, jako vy.
Při výběru jazyka, který použijete, vezměte v úvahu také své publikum. Pokud například píšete malé skupině programátorů, pravděpodobně se vám bude vyhýbat používání více žargonu kódování v e -mailu, než když píšete různorodému publiku
Spropitné: Pokud naprosto potřebujete k vysvětlení bodu použít slovo, které lidé možná neznají, zadejte definici při prvním použití slova v obsahu vašeho e -mailu.
Krok 4. Pište profesionálním tónem
Buďte zdvořilí, používejte správnou gramatiku a interpunkci a pečlivě vybírejte slova. Vyhněte se psaní ležérním tónem a nepoužívejte slang nebo neprofesionální jazyk. To vám pomůže objevit se jako profesionální a znalí v předmětu, o kterém sdílíte informace.
- Například nepište slova velkými písmeny a používejte střídmě vykřičníky, abyste nepůsobili, jako byste křičeli na své publikum.
- Nepoužívejte slangová slova nebo fráze jako „jo“, „co se děje“nebo „všichni“, abychom jmenovali alespoň některé.
Krok 5. Držte se standardního písma, znaků a formátování e -mailu
Nepoužívejte žádná písma ani speciální znaky, které některé systémy nemají. Použijte standardní systémové písmo, které je integrováno do vašeho e-mailového serveru, držte se použití znaků, které jsou na standardní klávesnici, a nezatěžujte se výchozím formátováním vašeho e-mailu.
Tím zajistíte, že prakticky každý, kdo obdrží váš e -mail na jiném počítači nebo prostřednictvím jiného e -mailového serveru, uvidí přesně to, co jste viděli při psaní e -mailu
Tipy
- Při psaní e -mailu pro sdílení znalostí vždy zvažte své publikum. To vám pomůže určit úroveň formality, tón a jaký jazyk použít.
- Ujistěte se, že posíláte e -mail pro sdílení znalostí lidem, kteří z toho budou mít největší užitek. Programátora například nemusí zajímat trendy a vývoj v marketingovém odvětví, ale někdo z klientských služeb může.
- Než vytvoříte e -mail pro sdílení znalostí, zeptejte se sami sebe, zda je to nejlepší způsob, jak sdílet informace. V některých případech se můžete rozhodnout, že bude účinnější osobní schůzka nebo videokonferenční prezentace.
- Než napíšete svůj e -mail, vytvořte osnovu toho, co chcete sdílet. Pokud se například chcete podělit o některé marketingové techniky, které jste se naučili na webináři, na který jste šli, můžete si napsat hlavní body, jako jsou „nové techniky SEO“, „strategie e -mailového marketingu“a „doporučené postupy pro obsahový marketing“.
Varování
- Zajistěte, aby jazyk, který používáte ve svém e -mailu, byl srozumitelný každému z vašeho publika. Pokud například píšete celé své společnosti, nepoužívejte spoustu programovacího žargonu.
- Než své e -maily odešlete, vždy je zkontrolujte a zkontrolujte pravopis. Pokud váš e -mail obsahuje chyby, nepřijdete jako spolehlivý zdroj znalostí.
