Asistent mimo kancelář v aplikaci Microsoft Outlook vám umožňuje nastavit automatickou odpověď, která bude zasílána lidem, kteří vám pošlou e -mail, když nejste k dispozici nebo jste mimo kancelář. Funkce Mimo kancelář je k dispozici pouze pro uživatele s účtem Microsoft Exchange; domácí uživatelé s účty mimo Exchange však mohou vytvořit šablonu mimo kancelář a vytvořit pravidlo pro automatické odesílání odpovědi aplikací Outlook. Pokud si nejste jisti, jaký účet máte, vězte, že účty Exchange jsou nejčastěji firemní nebo školní účty. Tento wikiHow vám ukáže, jak v Outlooku nastavit odpověď mimo kancelář pomocí účtu Exchange i non-Exchange.
Kroky
Metoda 1 ze 4: Používání aplikací Outlook 2019-2010 a Outlook pro Office 365
Krok 1. Spusťte aplikaci Microsoft Outlook na osobním počítači
Tuto aplikaci najdete v nabídce Start.
Krok 2. Na kartě Soubor klikněte na Informace
Uvidíte to na pásu karet nad doručenou poštou společně s domovskou stránkou, odesláním/přijetím, složkou, zobrazením a skupinami.
Krok 3. Klikněte na Automatické odpovědi (mimo kancelář)
Otevře se dialogové okno Automatické odpovědi.
Pokud tato možnost není k dispozici, možná používáte jiný účet než Exchange. Chcete-li povolit automatické odpovědi pro účty mimo burzu, postupujte podle metody v tomto článku
Krok 4. Klepnutím zaškrtněte políčko vedle „Odeslat automatické odpovědi
” Když na políčko kliknete, vyplní se zatržítkem, což značí, že bylo povoleno.
Pokud chcete zadat čas, kliknutím zaškrtněte políčko „Odesílat pouze v tomto časovém období“a poté vyberte čas zahájení a čas ukončení. Pokud například plánujete jet na dovolenou na dva týdny, vyberte časové období, během kterého budete na dovolené, takže automatická odpověď bude aktivní, jen když jste mimo
Krok 5. Klikněte na kartu Inside my organization
Uvidíte to nad velkým prázdným textovým polem.
Krok 6. Zadejte automatickou odpověď, kterou chcete zaslat lidem, kteří vám pošlou e -mail z vaší kanceláře nebo společnosti
Krok 7. Klikněte na kartu Mimo moji organizaci
Uvidíte to nad velkým prázdným textovým polem.
Krok 8. Zadejte automatickou odpověď, kterou chcete zaslat lidem, kteří vám pošlou e -mail mimo vaši organizaci
K dispozici je rozevírací seznam pro typ písma a velikost písma a také tlačítka pro formátování textu ve vaší zprávě
Krok 9. Klikněte na OK
Jednotlivci, kteří vám pošlou e -mail, když jste mimo kancelář, obdrží automatické odpovědi, které jste vytvořili. Pokud jste nevybrali časové období, automatická odpověď se odešle, dokud funkci nevypnete.
Metoda 2 ze 4: Použití aplikace Outlook 2007
Krok 1. Spusťte aplikaci Microsoft Outlook na osobním počítači
Najdete to v nabídce Start.
Krok 2. Na kartě Nástroje klikněte na Asistent mimo kancelář
Kartu Nástroje najdete v nabídce v levé horní části okna programu. Otevře se dialogové okno Asistent mimo kancelář.
Pokud tato možnost není k dispozici, možná používáte jiný účet než Exchange. Chcete-li povolit automatické odpovědi pro účty mimo burzu, postupujte podle metody v tomto článku
Krok 3. Kliknutím vyberte kruh vedle „Odeslat automatické odpovědi mimo kancelář
”
Pokud chcete zadat čas, kliknutím zaškrtněte políčko „Odesílat pouze v tomto časovém období“a poté vyberte čas zahájení a čas ukončení. Pokud například plánujete jet na dovolenou na dva týdny, vyberte časové období, během kterého budete na dovolené, takže automatická odpověď bude aktivní, jen když jste mimo
Krok 4. Klikněte na kartu Inside my organization
Uvidíte to nad velkým prázdným textovým polem.
Krok 5. Zadejte automatickou odpověď, kterou chcete zaslat lidem, kteří vám pošlou e -mail z vaší kanceláře nebo společnosti
Krok 6. Klikněte na kartu Mimo moji organizaci
Uvidíte to nad velkým prázdným textovým polem.
Krok 7. Zadejte automatickou odpověď, kterou chcete zaslat lidem, kteří vám pošlou e -mail mimo vaši organizaci
K dispozici je rozevírací seznam pro typ písma a velikost písma a také tlačítka pro formátování textu ve vaší zprávě
Krok 8. Klikněte na OK
Jednotlivci, kteří vám pošlou e -mail, když jste mimo kancelář, obdrží automatické odpovědi, které jste vytvořili. Pokud jste nevybrali časové období, automatická odpověď se odešle, dokud funkci nevypnete.
Metoda 3 ze 4: Použití aplikace Outlook 2003
Krok 1. Spusťte aplikaci Microsoft Outlook na osobním počítači
Tento program najdete v nabídce Start.
Krok 2. Na kartě Nástroje klikněte na Asistent mimo kancelář
Kartu Nástroje najdete v nabídce v levé horní části okna programu. Otevře se dialogové okno Asistent mimo kancelář.
Pokud tato možnost není k dispozici, možná používáte jiný účet než Exchange. Chcete-li povolit automatické odpovědi pro účty mimo burzu, postupujte podle metody v tomto článku
Krok 3. Klepnutím vyberte kruh vedle „Aktuálně jsem mimo kancelář
”
Krok 4. Do textového pole napište zprávu
Jednotlivci, kteří vám pošlou e -mail, obdrží vaši odpověď pouze jednou, dokud se nedostanete zpět do kanceláře.
Krok 5. Klikněte na OK
Všechny strany, které vám pošlou e -mail, dostanou vaši odpověď Mimo kancelář na neurčito, nebo dokud nevyberete „Právě jsem v kanceláři“.
Metoda 4 ze 4: Použití non-Exchange účtů
Krok 1. Spusťte aplikaci Microsoft Outlook na osobním počítači
Najdete to v nabídce Start.
Krok 2. Klikněte na Nový e -mail na kartě Domů
Zobrazí se karta na pásu karet nad doručenou poštou společně se souborem, odesláním/přijetím, složkou, zobrazením a skupinami. Otevře se prázdný e -mail.
Krok 3. Upravte e-mail šablony mimo kancelář
Ponechte řádky To… a CC… prázdné.
- Zadejte předmět e -mailu, například „Mimo kancelář“, aby lidé věděli, že od vás dostávají automatickou odpověď.
- Do těla e -mailové zprávy zadejte odpověď, kterou chcete automaticky odeslat těm, kteří vám posílají e -maily. Tato zpráva bude použita jako vaše šablona „mimo kancelář“.
Krok 4. Klikněte na kartu Soubor a klikněte na Uložit jako
Otevře se dialogové okno „Uložit jako“.
Krok 5. V rozevírací nabídce „Uložit jako typ“klikněte na Šablona aplikace Outlook
Krok 6. Zadejte název šablony zprávy a poté klikněte na Uložit
Tuto šablonu lze nyní použít, kdykoli nejste k dispozici prostřednictvím e -mailu ve svém osobním účtu Outlook.
Krok 7. Klikněte na kartu Soubor a poté na Spravovat pravidla a upozornění
Chcete -li, aby se vaše šablona automaticky odesílala uživatelům, když jste nedostupní, musíte vytvořit pravidlo, které přikáže aplikaci Outlook automaticky odpovídat na e -maily pomocí této šablony.
Krok 8. Klikněte na Nové pravidlo
Uvidíte to na kartě Pravidla e -mailu. Zobrazí se dialogové okno Průvodce pravidly, které vás provede vytvořením pravidla.
Krok 9. Klepnutím vyberte „Použít pravidla na zprávy, které dostávám
” Uvidíte to v záhlaví „Začít od prázdného pravidla“.
Klikněte další dvakrát pokračujte ve vytváření pravidla. Budete klikat další na stránce s možnostmi, ale chcete ponechat pole prázdná pro kroky 1 a 2, aby vaše pravidlo fungovalo.
Krok 10. Klikněte na pole „odpovědět pomocí konkrétní šablony
” Uvidíte to pod záhlavím „Co chcete se zprávou dělat?“
Krok 11. V kroku 2 klikněte na odkaz „konkrétní šablona“
Vyskočí pole.
Krok 12. V rozevírací nabídce „Hledat“vyberte „Uživatelské šablony v systému souborů“
Poklepáním vyberte šablonu, kterou jste vytvořili dříve a použijete ji jako automatickou odpověď mimo kancelář
Krok 13. Klikněte na Další
Jste přesměrováni na poslední krok v Průvodci pravidly, kde můžete své pravidlo pojmenovat, nastavit výjimky a zkontrolovat ho.
Zadejte název pravidla automatické odpovědi, které jste vytvořili
Krok 14. Klikněte na Dokončit
Všichni uživatelé, kteří vám pošlou e -mail, nyní obdrží automatickou odpověď, kterou jste vytvořili pomocí šablony.
