Pokud musíte na chvíli opustit kancelář nebo se chystáte odjet na dovolenou, můžete dát lidem, kteří vám pošlou e -mail, vědět, že jste pryč. Pokud máte účet Exchange, Outlook je dodáván s integrovanou funkcí. Pokud nemáte účet Exchange, můžete i nadále automaticky reagovat na e -maily vytvořením několika pravidel. Podle této příručky nastavte automatické odpovědi, ať už máte účet Exchange nebo ne.
Kroky
Metoda 1 ze 4: Outlook 2010/2013
Krok 1. Zapněte automatické odpovědi
Vyberte složku Exchange. Vyberte složku z úložiště zpráv. Chcete -li zobrazit možnost Automatické odpovědi, musíte mít vybranou složku Exchange. Otevřete nabídku Automatické odpovědi (mimo kancelář). Najdete to tak, že kliknete na kartu Soubor a poté vyberete kartu Informace.
Krok 2. Konfigurujte své odpovědi
V nabídce Automatické odpovědi zaškrtněte políčko Odeslat automatické odpovědi. Dobu, po kterou je asistent aktivní, můžete upravit zaškrtnutím políčka a nastavením času a období.
Krok 3. Napište své odpovědi
Pro e -maily odeslané z vašeho serveru Exchange použijte kartu Inside My Organization. Pro odpovědi na e -maily přijaté od kohokoli jiného použijte kartu Mimo moji organizaci. Až budete se svými odpověďmi spokojeni, klikněte na OK.
Krok 4. Zakažte automatické odpovědi
Pokud pro automatické odpovědi nastavíte časové období, asistent skončí automaticky po skončení daného časového období. Pokud jste nenastavili rozsah, bude pokračovat, dokud neotevřete nabídku Automatické odpovědi a nevyberete možnost „Nezasílat automatické odpovědi“.
Metoda 2 ze 4: Outlook 2007
Krok 1. Zapněte pomocníka Office
Klikněte na kartu Nástroje. V nabídce Nástroje vyberte Asistent mimo kancelář. Zaškrtněte políčko „Odeslat automatické odpovědi mimo kancelář“. Dobu, po kterou je asistent aktivní, můžete upravit zaškrtnutím políčka a nastavením času a období.
Krok 2. Napište své odpovědi
Pro e -maily odeslané z vašeho serveru Exchange použijte kartu Inside My Organization. Pro odpovědi na e -maily přijaté od kohokoli jiného použijte kartu Mimo moji organizaci. Až budete se svými odpověďmi spokojeni, klikněte na OK.
Krok 3. Zakázat Asistenta mimo kancelář
Pokud nastavíte časové období pro automatické odpovědi, asistent skončí automaticky po skončení daného časového období. Pokud jste nenastavili rozsah, bude pokračovat, dokud neotevřete nabídku Automatické odpovědi a nevyberete možnost „Nezasílat automatické odpovědi mimo kancelář“.
Metoda 3 ze 4: Outlook 2003
Krok 1. Zapněte pomocníka Office
V nabídce Nástroje vyberte Asistent mimo kancelář. Zaškrtněte políčko „Jsem momentálně mimo kancelář“.
Krok 2. Napište své odpovědi
Do pole označeného „Automaticky odpovídat pouze jednou každému odesílateli s následujícím textem:“zadejte odpověď, na kterou chcete odpovědět.
Krok 3. Přidejte pravidla
Do svého Asistenta můžete přidat pravidla, například přeposílání zpráv od určitých odesílatelů jinému příjemci. Kliknutím na tlačítko Přidat pravidlo… nakonfigurujete vlastní pravidlo. Můžete například vytvořit pravidlo, které bude přeposílat poštu od konkrétního klienta vašemu spolupracovníkovi, aby vám důležité e -maily neunikly, když jste pryč.
Krok 4. Zakázat Asistenta mimo kancelář
Asistent mimo kancelář bude pokračovat, dokud neotevřete nabídku Automatické odpovědi a nevyberete možnost „Nezasílat automatické odpovědi mimo kancelář“.
Metoda 4 ze 4: Odeslání automatické odpovědi bez účtu Exchange
Krok 1. Vytvořte svou šablonu
Bez účtu Exchange nejsou možnosti automatické odpovědi k dispozici. Stále je možné nastavit automatickou odpověď pomocí šablony a několika pravidel. Začněte vytvořením nového e -mailu. Toto bude šablona pro vaši automatickou odpověď.
- Vyberte předmět, který situaci stručně vysvětluje. Například „Mimo kancelář do“. Do předmětu můžete také napsat slova „automatická odpověď“, aby příjemce okamžitě věděl, že odpověď je automatizovaná.
- Napište krátkou zprávu. Do těla e -mailu napište obecnou zprávu, kterou může použít kdokoli, kdo ji obdrží. Dejte příjemci vědět, jak vás zastihnout nebo na koho se ještě obrátit.
Krok 2. Uložte šablonu
Až budete se zprávou spokojeni, klikněte na Uložit jako … V rozevírací nabídce „Uložit jako typ“vyberte Šablona aplikace Outlook. Tím se soubor uloží jako šablona, která se načte do aplikace Outlook.
Krok 3. Vytvořte pravidla
Aby automatická odpověď fungovala správně, budete muset definovat některá pravidla pro automatizaci procesu. V Office 2003/2007 klikněte na nabídku Nástroje a vyberte Pravidla a upozornění. V Office 2010/2013 klikněte na kartu Soubor, vyberte Informace a poté klikněte na Pravidla a upozornění. Tím se otevře nabídka Pravidla e-mailu.
- Klikněte na tlačítko Nové pravidlo. Budete požádáni o výběr šablony. V části „Začít od prázdného pravidla“vyberte „Zkontrolovat zprávy, když dorazí“. Klikněte na Další.
- Definujte, na které zprávy budou odpovídány. Pokud chcete odpovědět na každou zprávu, kterou obdržíte do své doručené pošty, zaškrtněte políčko „kde je moje jméno v poli Komu“. Můžete to zúžit označením konkrétních odeslaných zpráv nebo e -mailů s konkrétními slovy v předmětu nebo textu. Po provedení výběru klikněte na Další
- Načtěte šablonu. V dalším okně zaškrtněte políčko „odpovědět pomocí konkrétní šablony“a načtěte zprávu, kterou jste vytvořili dříve. Klikněte na odkaz v popisu pole pro „konkrétní šablonu“. Otevře se dialogové okno s dotazem, kde hledat šablony. Vyberte „Šablony uživatelů v systému souborů“. Otevřete zprávu, kterou jste vytvořili dříve.
- Nastavte si výjimky. Jakmile je šablona načtena, můžete definovat instance, kdy nechcete, aby byla odpověď odesílána, například konkrétnímu příjemci nebo pro konkrétní typy zpráv. Po provedení výběru klikněte na Další.
- Pojmenujte své pravidlo. Než budete moci dokončit, budete muset nastavit název pravidla. Používejte něco, co je snadno zapamatovatelné, abyste mohli v budoucnu pravidlo rychle deaktivovat. Aktivujte pravidlo zaškrtnutím políčka „Zapnout toto pravidlo“a poté klikněte na Dokončit.
Krok 4. Zakažte pravidlo
Když se vrátíte do kanceláře, můžete toto pravidlo deaktivovat opětovným otevřením nabídky Pravidla a upozornění. Ze seznamu aktivních pravidel vyberte pravidlo Mimo kancelář, které jste vytvořili, a poté klikněte na tlačítko Odstranit.
Video - Používáním této služby mohou být některé informace sdíleny s YouTube
Tipy
- Organizace je obvykle definována jako vaše společnost a zahrnuje lidi, kteří mají ve vašem e-mailovém systému účet Exchange Server.
- V hlavním okně aplikace Outlook se zobrazí nabídka Nástroje. Hlavní okno je stejné okno, které se zobrazí při spuštění aplikace Outlook, a obsahuje nabídky Soubor, Upravit, Zobrazit, Přejít, Nástroje, Akce a Nápověda. V oknech není nabídka Nástroje, kde byste vytvářeli nebo zobrazovali položky, jako jsou e-mailové zprávy, kontakty nebo úkoly.
- Když je zaškrtnuto políčko Automatická odpověď lidem mimo moji organizaci, zobrazí se karta Mimo moji organizaci (Zapnuto) vedle názvu karty.
- Kontakt musí existovat ve složce Kontakty serveru Exchange. Pokud kontakt existuje pouze ve složce, která je součástí souboru osobních složek (.pst), zpráva s automatickou odpovědí nebude odeslána.
