Napsat přátelský upomínkový e -mail může být obtížné. Nechcete působit jako dotěrní nebo netrpěliví, ale je důležité, aby se vaše sdělení dostalo dál. Nastavte ve svém e -mailu přátelský tón s pozdravy a zjemněnými výrazy. Zakryjte nezbytnosti svého upomínacího e -mailu, aby příjemce jasně věděl, co chcete. Zajistěte bezchybný e-mail, abyste narazili nejen na přátelské, ale i profesionální.
Kroky
Část 1 ze 3: Nastavení přátelského tónu
Krok 1. Pozdravte příjemce
V obchodních situacích možná budete muset použít standardní pozdrav, například „Vážení, tak a tak“. Stále více se však osobní e -maily stávají standardem. Několik e -mailových pozdravů, které vám mohou pomoci dosáhnout přátelského tónu od začátku, zahrnují:
- Ahoj Johne
- Ahoj
- Dlouho jsme se neviděli
- Ahoj!
Krok 2. Odkažte své připojení na příjemce
Pokud se budete jen držet připomenutí, vaše zpráva může působit chladně. Odkažte své osobní spojení s příjemcem zahrnutím frází, které odrážejí vaše přátelství a sdílené zkušenosti. Ty mohou zahrnovat:
- Jak šla škola?
- Můj příteli, jak se máš?
- Minulý víkend jsem se s vámi měl tak skvěle.
- Kdy jsme si naposledy povídali před měsícem?
- Ten výlet, který jsme spolu podnikli, byl výbuch! Brzy to budeme muset udělat znovu.
Krok 3. Zjemněte své výrazy
To je zvláště důležité pro část připomenutí e -mailu. Pokud je to už nějaký čas, co jste byli v kontaktu s příjemcem, může být vhodné nabídnout lehkou omluvu nebo výmluvu, že jste se dostali do kontaktu pouze kvůli připomenutí. Mezi příklady změkčených výrazů patří:
- Vím, že už je to nějaký čas, co jsme spolu mluvili, ale chtěl jsem vám připomenout …
- Věci byly s novým dítětem tak hektické, jen jsem si vzpomněl, abych vám připomněl…
- Vím, že jsi byl zaneprázdněn, takže jsem tě nechtěl otravovat, ale chtěl jsem poslat upomínku …
Krok 4. Buďte zdvořilí
Pokud je připomenutí důležité, snadno narazíte na příliš silné. Mějte na paměti, že příjemce má v životě věci. Nezapomeňte také říci „prosím“a „děkuji“a ekvivalentní výrazy. Můžete zahrnout zdvořilé fráze jako:
- Promiňte, že vás obtěžuji, ale chtěl jsem se ujistit…
- Pokud můžete, odpovězte na tento e -mail, jakmile budete mít čas…
- Děkujeme, že jste si našli čas na přečtení jakékoli odpovědi na toto připomenutí. Vážím si toho.
- Budu se těšit na vaši odpověď.
Část 2 ze 3: Pokrytí nezbytných
Krok 1. Použijte předmět
Nemusíte psát chytrý předmět. Ty, které jsou jasné a věcné, budou nejužitečnější. Ty umožní příjemci na první pohled poznat účel e -mailu. Některé běžné možnosti přátelského připomenutí e -mailu mohou zahrnovat:
- Přihlašování
- Rychlé připomenutí…
- Nadcházející výlet/událost/atd.
- Počet zaměstnanců na výlet/akci/atd.
Krok 2. Nezapomeňte zahrnout svou připomenutí
Když se tolik snažíte být přátelští a zdvořilí, může být snadné opustit něco důležitého, jako je vlastní připomenutí. Připomenutí umístěte na začátek e -mailu, krátce po pozdravu a krátkém osobním kontaktu. Například:
- "Ahoj, Už je to nějaký čas, co jsme spolu mluvili, Bene. Jak se má vaše žena a děti? Můj mě dost zaměstnával, ale chtěl jsem se s tebou ohlásit ohledně… “
-
Ahoj!
Babičko, chtěl jsem ti poslat zprávu. Omlouvám se, že jsem byl tak zaneprázdněn. Jen jsem ti chtěl připomenout náš oběd … “
Krok 3. Využijte výstižný jazyk
Obecně platí, že zdvořilý jazyk používá delší výrazy. Například fráze „Pracujte tvrději“by byla politer jako „Možná by bylo dobré, kdybyste pracovali tvrději“. Přestože jsou tyto dlouhé výrazy zdvořilé, může být obtížné přesně určit zaměření vašeho e -mailu.
Pro svůj e -mail použijte zjednodušenou strukturu. Může to vypadat například takto: Pozdrav (otevírání) → Osobní připojení → Připomenutí → Vyznamenání (zavření)
Krok 4. Upravte nepotřebné informace
U každé věty a každé části každé věty si položte otázku: „Je to nutné?“V některých případech může „nutné“znamenat něco tak širokého jako „Je to nutné, aby můj e -mail nezněl chladně“. Odstraňte nepotřebné části e -mailu.
Obecně lze příslovce (jako „velmi“, „opravdu“, „skutečně“, „extrémně“a „rozhodně“) odstranit, aby byla vaše zpráva výstižnější
Krok 5. Zavřete e -mail s valediction
„Valediction“je fantazijní slovo, které znamená „rozloučení“. Valedikce zahrnují výrazy jako „Nejlepší“, „S pozdravem“, „S pozdravem“a „S pozdravem“. Váš podpis by měl následovat po vašem uznání. Tyto běžné rady však mohou působit neosobně. Můžete zkusit něco jako:
- Tvůj kamarád
- Na zdraví
- Vše nejlepší
- Měj krásný zbytek dne
- Tag, jsi to ty
- Těšíme se na vaši odpověď
Část 3 ze 3: Zajištění bezchybného e-mailu
Krok 1. Korektura vašeho e -mailu
I rychlý a rychlý pohled na váš e -mail odstraní mnoho jednoduchých chyb, které se mohly při psaní vloudit. Po dokončení psaní proveďte korekturu e -mailu ohledně pravopisu a gramatiky.
- Mnoho e -mailových služeb má bezplatnou kontrolu gramatiky a pravopisu. Jejich kvalita bude záviset na poskytovateli e -mailu. V některých případech nemusí být tyto dámy příliš přesné.
- Nezapomeňte zkontrolovat předmět, pozdrav a pozdrav (uzavření). Je snadné je přeskočit a soustředit se pouze na tělo vašeho e -mailu.
Krok 2. Přečtěte si svůj e -mail nahlas
Píšete -li důležitý e -mail nebo pokud opravdu chcete být s někým obzvlášť přátelští nebo zdvořilí, přečtěte si svůj e -mail od začátku do konce nahlas. Zní to konverzačně? Pokud ano, váš e -mail je připraven k odeslání.
Přepište věty nebo pasáže, které znějí neohrabaně. Při hodnocení použijte svůj nejlepší úsudek. To se bude lišit od člověka k člověku, v závislosti na vašem stylu mluvení
Krok 3. Nechte jinou osobu, aby si prohlédla e -mail
U důležitých sdělení, například těch, která jsou určena pro podnikání, můžete chtít, aby si před odesláním připomenutí zkontrolovala další osoba. Pokud jste napsali stručný e -mail, obvykle to zabere málo času a může pomoci zachytit i ty nejmenší chyby.
- Zkontrolujte službu online zasílání zpráv. Pošlete příteli online zprávu s dotazem: „Hej, mohl by sis přečíst krátký e -mail, který musím poslat? Bude to trvat jen minutu.“
- Nezapomeňte vyjádřit svou vděčnost každému, kdo přečte váš e -mail. Nakonec vám dělají laskavost.
