Přestože se dnes již nepoužívají tak často, je fax stále důležitým zařízením pro rychlý a efektivní přenos důležitých dokumentů, formulářů a ručně psaných poznámek, zejména v kancelářském prostředí. Fax odesílá a přijímá dokumenty pomocí aktivní pevné telefonní linky a jeho použití je stejně snadné jako vytočení telefonního čísla. Jakmile správně nastavíte svůj fax a seznámíte se s metodami odesílání a přijímání faxů, budete odesílat dokumenty snadno a rychle!
Kroky
Část 1 ze 3: Nastavení faxu
Krok 1. Umístěte fax
Umístěte fax na rovný povrch v blízkosti napájecích zásuvek a telefonní zásuvky. Ujistěte se, že podávání papíru směřuje ven. To pomůže zabránit uvíznutí příchozích faxů a naskenovaných dokumentů mezi zdí a zařízením a zabrání jejich poškození.
Krok 2. Připojte napájecí zdroj
Zapojte fax do nejbližší elektrické zásuvky. Zajistěte, aby připojení bylo zdravé a zástrčka správně zasunula do zásuvky. Jakmile je fax připojen ke zdroji napájení, ujistěte se, že po zbytek nastavení zůstává vypnutý.
Krok 3. Zabezpečte telefonní linku
Fax odesílá a přijímá data k vytváření a tisku dokumentů pomocí telefonní linky. Nebudou fungovat prostřednictvím internetové telefonní linky. Ujistěte se, že máte aktivní telefonní linku a telefonní číslo na fax, aby vaše zařízení mohlo vysílat a přijímat signály k vytváření dokumentů.
Zavolejte svého poskytovatele kabelových a telefonních služeb, aby v případě potřeby zřídil pevnou linku
Krok 4. Připojte telefonní kabel
Do telefonní zdířky faxu, která je obvykle na zadní straně zařízení, by měl být připojen standardní telefonní kabel. Druhý konec kabelu by měl být zajištěn přímo do nejbližší telefonní zásuvky ve zdi. Znovu zkontrolujte, zda je kabel připojen k zařízení a telefonní zásuvce ve zdi.
Krok 5. Přidejte papír a inkoust
K vytvoření a tisku příchozích dokumentů bude fax vyžadovat dodávku papíru a inkoustu. Ujistěte se, že máte tyto zásoby po ruce.
- Před vložením papíru prolistujte nebo prolistujte stoh papíru, abyste se ujistili, že se neslepují. To pomůže zabránit uvíznutí papíru.
- Každý stroj bude obsahovat určitý typ, velikost a počet inkoustových kazet. Nezapomeňte si prostudovat pokyny k zařízení, abyste zjistili, který inkoust s vaším zařízením nejlépe funguje.
Krok 6. Zkontrolujte připojení
Jakmile je vaše faxové zařízení připojeno a je vložen papír a inkoust, zapněte zařízení a zkontrolujte telefonní připojení. Aby bylo možné používat fax, připojení musí být zabezpečené.
- Zvednutím přijímače faxu zkontrolujte, zda je pevná linka správně připojena, pokud je na vašem zařízení k dispozici. Přijímač by měl připomínat telefon. Poslouchejte hukot oznamovacího tónu, který bude znamenat, že je připojení zabezpečené.
- Pokud fax nemá přijímač, můžete telefon připojit přes externí telefonní konektor na faxu. Pokud je spojení zdravé, měli byste slyšet bzučení oznamovacího tónu.
Část 2 ze 3: Odeslání faxu
Krok 1. Zapněte stroj
Před odesláním dokumentu se ujistěte, že je zařízení zapnuté a že je telefonní kabel bezpečně na svém místě. Chcete -li se ujistit, že je připojení zabezpečené, můžete v přijímači zkontrolovat oznamovací tón.
Krok 2. Použijte krycí list
Krycí list je skvělý způsob, jak zaručit, že se váš dokument dostane ke správné osobě. To je zvláště užitečné při odesílání faxů do firmy, kde může stejné zařízení používat několik zaměstnanců. Krycí list by měl obsahovat jméno příjemce, jeho faxové číslo a vaše, vaše kontaktní informace a počet stránek, které by měl příjemce očekávat ve faxu.
Zahrnutí počtu stránek na titulní list je užitečné pro příjemce, aby věděl, zda obdržel všechny potřebné stránky
Krok 3. Objednejte si dokumenty správně
Nezapomeňte přidat čísla stránek a stránky dokumentu uspořádat v pořadí, v jakém si přejete, aby byly přijímány. Nechcete, aby příjemce skládal stránky dohromady. To může způsobit zmatek a může to narušit zamýšlený význam dokumentu. Objednání stránek a jejich číslování zajistí efektivní přenos informací.
Krok 4. Vložte dokumenty do skeneru
Většina faxových přístrojů bude vyžadovat umístění dokumentu lícem nahoru nebo lícem dolů do části skeneru faxu. Neexistuje standardní metoda pro všechna zařízení. Většina faxových přístrojů uvede, který způsob použít, pomocí snadno čitelného symbolu na přední straně zařízení.
Krok 5. Vytočte faxové číslo příjemce
Pomocí klávesnice na přední straně faxu vytočte faxové číslo příjemce včetně předčíslí. Pokud faxujete dokument do zahraničí, musíte zadat kód země. Pokud je k externímu vytáčení použito firemní číslo (často „7“nebo „9“), nezapomeňte tuto číslici zadat před kód oblasti nebo země a faxové číslo.
Krok 6. Odešlete dokumenty
Jakmile vytočíte číslo, většina faxů bude vyžadovat, abyste dokument odeslali stisknutím tlačítka „Odeslat“nebo „Spustit“. Sledujte přenos dokumentu v případě chyby nebo uvíznutí papíru. Když byl přenos dokumentu úspěšný, fax s vytištěním zprávy o průběhu nebo potvrzovací stránky. Pokud se zobrazí chybová zpráva, zkuste dokument odeslat znovu.
Část 3 ze 3: Příjem faxu
Krok 1. Zkontrolujte připojení
Ujistěte se, že je fax zapnutý. Při přijímání faxů je také důležité zajistit, aby byl fax připojen ke zdroji napájení a telefonní zásuvce. Možná budete chtít zvednout přijímač a poslouchat oznamovací tón, abyste zajistili správné připojení.
Krok 2. Zkontrolujte zásobu papíru a inkoustu
Ve faxu budete chtít poskytnout dostatek papíru a inkoustu. Pokud přijímáte velké množství dokumentů prostřednictvím faxu, nezapomeňte tento spotřební materiál často kontrolovat. V opačném případě vám to může zabránit v přijetí dokumentu v plném rozsahu nebo odložit jeho doručení.
Krok 3. Poslouchejte vyzváněcí tón
Když fax přijímá příchozí dokument, zazvoní nebo vydá zvukový signál. Zařízení je nastaveno na automatické zpracování těchto dokumentů, takže v tuto chvíli nemusíte nic dělat. Během této doby nemačkejte tlačítka na stroji, jinak může dojít k narušení nebo odpojení připojení.
Krok 4. Zkontrolujte dokument
Jakmile fax přijme dokument úspěšně, vytiskne stránky v pořadí, v jakém byly odeslány odesílatelem. Zkontrolujte krycí list a ujistěte se, že jste zamýšleným příjemcem a že všechny stránky byly úspěšně přeneseny a vytištěny.
Krok 5. Následná kontrola s odesílatelem
Pokud si přejete potvrdit, že jste obdrželi fax, nebo se obáváte, že jste neobdrželi všechny potřebné informace, můžete si přát kontaktovat odesílatele prostřednictvím telefonu nebo e-mailu. Kontaktní údaje mohou být uvedeny na titulní stránce. Pokud tedy nemáte informace o odesílateli, podívejte se na tuto stránku.
