E -mail je běžnou formou komunikace a vědět, jak se někomu představit v e -mailu, může pomoci vašemu úsilí v oblasti kariéry a vytváření sítí. Napsání stručného a srozumitelného úvodního e -mailu zvýší šance, že si váš příjemce udělá čas na jeho přečtení a interakci s vámi. Vyhněte se některým běžnějším chybám, abyste zajistili, že budete vyčnívat z davu.
Kroky
Metoda 1 ze 3: Začínáme silně
Krok 1. Ujasněte si předmět
Váš příjemce by měl mít dobrou představu o tom, o čem je e -mail, než jej vůbec otevře. Také to zkraťte; dlouhý předmět může být těžkopádný. U úvodního e -mailu je obvykle naprosto přijatelné napsat „Úvod - vaše jméno“.
Mobilní zařízení obvykle zobrazují pouze asi 25–30 znaků předmětu, proto jej zkraťte
Spropitné:
Předně nezapomeňte napsat předmět! Častou chybou je uložení předmětu na konec, což může vést k tomu, že jej vůbec zapomenete napsat.
Krok 2. Otevřete obchodní pozdrav
Nezačínejte slovy „ahoj“nebo „ahoj“. Jakmile se s danou osobou seznámíte, můžete použít takové pozdravy. Začněte osvědčeným obchodním pozdravem. Nepoužívejte při pozdravu křestní jméno příjemce.
- „Vážená paní/paní/paní.“- Pokud si vůbec nejste jisti rodinným stavem ženy, které posíláte e -maily, měli byste vždy použít „paní“. protože je méně troufalý.
- „Komu se to může týkat“- Toto by mělo být použito pouze v případě, že si nejste jisti, kdo zprávu obdrží.
Krok 3. Představte se
Vaše první věta by se měla představit vašemu příjemci. To jim umožňuje přiřadit jméno ke zbytku e -mailové zprávy.
- "Jmenuji se…"
- Případně uveďte svůj titul. Pokud máte více titulů, neuvádějte je všechny, pouze ty nejdůležitější nebo relevantní.
Metoda 2 ze 3: Udržování stručnosti
Krok 1. Vysvětlete, jak jste získali e -mailovou adresu příjemce
Sdělte příjemci, jak jste zjistili jeho kontaktní údaje. To pomáhá ukázat, že jste prošli správnými kanály, abyste se k nim dostali.
- „Váš vedoucí kanceláře mě nasměroval na tuto e -mailovou adresu“
- „Tuto e -mailovou adresu jsem našel na vašem webu“
- „Tak a tak jsme řekli, že bych se s tebou měl spojit“
Krok 2. Promluvte si o posledním setkání (pokud existuje)
Posunutí paměti člověka může vést k většímu zapojení.
- „Minulý týden jsme na konferenci krátce mluvili“
- „Včera jsme spolu mluvili po telefonu“
- „Viděl jsem vaši prezentaci na …“
Krok 3. Sdílejte společný zájem
To vám může pomoci navázat kontakt s příjemcem a zabránit tomu, aby vaše firemní e -maily působily příliš chladně. Abyste mohli určit vzájemné zájmy, možná budete muset příjemce trochu prozkoumat. Mezi možné oblasti výzkumu patří Facebook, Twitter a LinkedIn.
- Ujistěte se, že dáte této osobě vědět, kde jste našli tento vzájemný zájem, jinak budete vypadat jako pronásledovatel.
- Pokud je to možné, snažte se udržet vzájemný zájem související s obchodem, například něco ve vašem oboru nebo profesionální vášeň, kterou oba sdílíte.
Krok 4. Uveďte důvod kontaktu
Nečekejte příliš dlouho, než se dostanete k věci. Nikdo nebude číst e -maily, které mají více odstavců, dlouho předtím, než se objeví cokoli, co připomíná pointu. Jasně a přímo vysvětlete, co chcete a proč toho člověka kontaktujete. Pokud žádáte o radu nebo podáte jiný požadavek, ujistěte se, že je zvládnutelný, zejména pokud se jedná o váš první kontakt.
- "Mám zájem dozvědět se více o …"
- „Rád bych se s tebou někdy setkal a probral …“
- „Chtěl bych váš názor na …“
Krok 5. Zaměřte svůj e -mail na jedno téma
Pokud necháte svůj e -mail klikat, může to způsobit, že váš příjemce ztratí zájem nebo zapomene, proč jste vůbec posílali e -maily.
Spropitné:
Zeptejte se příjemce pouze na jednu věc ve vašem e -mailu.
Metoda 3 ze 3: Odhlášení
Krok 1. Poděkujte příjemci za jeho čas
Nikdo nemá rád procházení všech svých e -mailů, takže nezapomeňte poděkovat svému příjemci, že si udělal čas na přečtení toho vašeho. Tato jednoduchá zdvořilost výrazně zlepší náladu příjemců a zvýší šance, že dostanete odpověď.
- „Vážím si toho, že jste si našli čas na přečtení tohoto e -mailu.“
- „Děkuji vám, že jste si na přečtení tohoto času vyhradili čas.“
Krok 2. Poskytněte výzvu k akci
Požádejte příjemce, aby vám odepsal, zavolal, promyslel si váš návrh nebo cokoli jiného, aby ho zaujal. Položení otázky je další skvělý způsob, jak zvýšit zapojení.
- „Zavolej mi, až budeš mít volno“
- „Sejdeme se někdy brzy na oběd“
- „Co si myslíš o…?“
- "Těším se na tvoji odpověď"
Krok 3. Ukončete e -mail
Když ukončujete profesionální e -mail, ujistěte se, že je váš konec vděčný, ale výstižný. Jednoduché ukončení pozdravu udrží váš e -mail na profesionální úrovni a zároveň vám vyjádří vaši vděčnost.
- "S pozdravem,"
- "Děkuji,"
- „S pozdravem/vřelým pozdravem“
- "Nejlepší"
- Vyhněte se „S pozdravem“, „S pozdravem“, „Na zdraví!“, „Mír“, „Děkuji za pozornost.“
Krok 4. Zahrňte svůj podpis
Pokud jste svou e -mailovou službu nenakonfigurovali tak, aby obsahovala váš podpis, nezapomeňte uvést své jméno, titul a kontaktní údaje. Nepřeplňujte tuto část pěti telefonními čísly, dvěma e -mailovými adresami a třemi webovými stránkami. Mějte to jednoduché, aby příjemce věděl, jak se s vámi může znovu spojit. Do podpisu nepoužívejte uvozovky.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Krok 5. Korektura e -mailu
Než kliknete na tlačítko „Odeslat“, věnujte chvilku párkrát čtení svého e -mailu a opravte všechny chyby, které na cestě najdete. Protože tento e -mail bude pravděpodobně vaším prvním kontaktem s příjemcem, musíte zanechat co nejlepší dojem. Překlepy a gramatické chyby způsobí, že váš e -mail bude vypadat mnohem méně profesionálně.
