E-mail je nyní spolu s textovými zprávami, telefonními hovory a aplikacemi pro rychlé zasílání zpráv jednou z nejčastěji používaných forem komunikace. Korespondence s e -mailem byla tak běžná, že mnoho lidí zapomnělo, jak ji správně vytvořit. Dobře složený e-mail odráží profesionalitu a upřímnost ve zprávě, kterou předává, takže je naprosto nezbytné, aby člověk věděl, jak formátovat e-mailovou zprávu.
Kroky
Krok 1. Vytvořte předmět svého e -mailu
Předmět e -mailové zprávy slouží jako krátké shrnutí toho, o čem zpráva je. Váš předmět by měl být přímočarý a výstižný, aby dokázal příjemci několika jednoduchými slovy poskytnout představu o tom, jaké je téma vašeho e -mailu.
- Pokud například někomu píšete o nějaké firmě, nekomplikujte předmět příliš mnoha detaily jako „Líbí se mi auto, které řídíte. Miluji jeho modrou barvu a kola jsou nádherná. “
- Jasně uveďte svůj motiv přímo v předmětu. Příklad: „Zájemce o koupi vašeho modrého sedanu.“
Krok 2. Zahrňte správné pozdravy
Nezačínejte okamžitě e -mailem tím, co potřebujete říct. Zahrňte běžné pozdravy jako „pozdravy“nebo „dobrý den“. Nechtěli byste, aby náhodný člověk šel nahoru a okamžitě s vámi mluvil, aniž by vás pozdravil, že? U e -mailů je to stejné.
Chcete -li, aby byl váš pozdrav osobnější, uveďte při pozdravu příjmení příjemce
Krok 3. Napište tělo zprávy
V závislosti na druhu zprávy, kterou píšete, a komu ji posíláte, ji můžete napsat, jak chcete.
- Pokud píšete někomu blízkému, můžete svůj e -mail vyznít osobně; ale pokud píšete obchodní dopis, musíte mít e -mail tak profesionální, jak jen můžete.
- Musíte také pamatovat na formát zprávy. Nepoužívejte těžko čitelné styly, velikosti a formáty písem a nepoužívejte velká písmena. Velká písmena v digitálním světě připomínají křik.
Krok 4. Zahrňte závěrečnou poznámku
Nekončete svůj e -mail pouze tam, kde vaše zpráva končí. Pište závěrečné poznámky jako „s pozdravem“, „s pozdravem“nebo cokoli, co si myslíte, že bude nejlépe odpovídat e -mailu, který píšete.
Závěrečné poznámky by určitě měly ladit s vaším e -mailem. Proč? Protože pokud píšete obchodní sdělení, nechcete jako závěrečné poznámky k dopisu napsat „Láskyplně vaše“; bylo by to nevhodné
Krok 5. Přidejte podpis
Přestože vaše e -mailová adresa již obsahuje vaše jméno v každém odeslaném e -mailu, stále doporučujeme, abyste ke každé zprávě, kterou napíšete, připojili podpis. Podpisy mohou být prostý text nebo, chcete -li být kreativní, obrázky (loga, značky atd.).
K vytvoření vlastního podpisu použijte možnost Podpis jakékoli webové pošty nebo aplikace e -mailového klienta, kterou máte
Tipy
- Kromě formátování e -mailových zpráv byste měli používat také správně pojmenované e -mailové adresy. Zprávy svému příteli z dětství pomocí „[email protected]“jsou v pořádku, ale při zasílání obchodních e -mailů svému šéfovi to není tak skvělý nápad.
- Při vytváření e -mailů používejte správné internetové etikety. Neposílejte nevyžádanou poštu nebo zprávy neznámým kontaktům.
- Před odesláním e-mailové zprávy vždy dvakrát zkontrolujte, aby nedošlo k odeslání více zpráv jednomu příjemci. Pokud tak učiníte, vaše zprávy mohou být označeny jako SPAM.
