Pokud nějakou dobu pracujete, pravděpodobně víte, jak důležité jsou e -maily. Protože neexistuje způsob, jak přenášet tón nebo řeč těla přes internet, je snadné nesprávně interpretovat něčí zprávu, když ji vidíte na obrazovce. Pokračujte ve čtení, abyste se dozvěděli, jak můžete psát e -maily jasné, stručné a efektivní v profesionálním prostředí.
Kroky
Metoda 1 z 10: Pište e -maily, když se můžete soustředit
Krok 1. Pokud jste rozptýleni, váš e-mail nemusí být tak dobře sestavený
Když máte e -mail, který chcete napsat, zkuste si nerušeně sednout, když nepřemýšlíte o milionu dalších věcí. Vaše psaní bude jasnější a budete se moci soustředit na svou gramatiku, tón a celkovou zprávu.
- To je zvláště důležité, pokud váš e -mail směřuje více lidem.
- Pište e -maily v tiché místnosti a odložte telefon a další rušivé prvky.
Metoda 2 z 10: Nastavte tón pomocí několika prvních slov
Krok 1. Úvodní fráze může mít velký dopad
Pokud chcete, aby váš tón byl lehký a neformální, otevřete něco jako: „Ahoj Jessico! Doufám, že jste měli dobrý víkend. Pokud to chcete zachovat trochu profesionálněji, řekněte něco jako: „Ahoj Davide.“
Zkuste se vyvarovat všeho, co je příliš ucpané, například „Milý Roberte“. Vypadá to trochu neosobně
Metoda 3 z 10: Udržujte své e -maily krátké
Krok 1. Dlouhé zprávy obvykle příjemce pletou
Pokud je to možné, snažte se být stručný a stručný. Udržujte své věty krátké a nepřidávejte příliš mnoho podrobností-pokud zjistíte, že píšete více než 1 nebo 2 odstavce, měli byste lidem pravděpodobně poskytnout informace prostřednictvím videochatu nebo osobně.
- Zkuste se rychle dostat k věci a vyvarujte se psaní spousty příjemných věcí.
- Lidé mají tendenci číst e -maily v krátkých dávkách. Pokud přidáte příliš mnoho informací, je pravděpodobné, že se některé ztratí.
- E-maily mějte krátké, ale snažte se vyhnout tupým větám nebo jednoslovným odpovědím. To může vypadat trochu neslušně, zejména na obrazovce počítače.
Metoda 4 z 10: Uveďte jasně, co potřebujete
Krok 1. Pokud něco požadujete, ujistěte se, že je to srozumitelné
Neprovádějte v buši jasně a přímo to, co potřebujete, aby nedošlo k nedorozumění. Pokud existuje časová osa, nezapomeňte ji také zahrnout. Ujistěte se však, že váš tón je lehký. Například:
- "Do pondělního večera potřebuji tuto zprávu o pokroku ve své doručené poště."
- "Pokud bys mi ten formulář pro zpětnou vazbu týmu mohl dostat do konce týdne, bylo by to skvělé."
Metoda 5 z 10: Uspořádejte si myšlenky pomocí odstavců
Krok 1. Pomůže lidem snadno číst informace
Když přejdete na nový předmět, oddělte jej novým odstavcem, aby byl váš e -mail odstranitelný. Pomůže vašemu čtenáři rychle naskenovat zprávu a najít ty části, které jsou pro něj nejrelevantnější.
Na začátku odstavců použijte slova jako „také“, „další“a „naposledy“
Metoda 6 z 10: Přidejte konkrétní předmět
Krok 1. Dejte lidem vědět, o čem přesně e -mail je
Ujistěte se, že je váš předmět konkrétní; například místo psaní „Zpráva“zkuste něco jako „Měsíční plánovací zpráva: červen 2021“. Vaši kolegové ji pravděpodobně otevřou a přečtou, pokud vědí, že je to pro ně důležité a relevantní.
To také pomáhá chránit vaše e -maily mimo složku se spamem
Metoda 7 z 10: Korektura překlepů
Krok 1. Chyby mohou vaši zprávu opravdu vyhodit
Přestože většina kontrolorů pravopisu zachytí chybně napsaná slova, nebude schopna zachytit výběr nesprávného slova nebo něčí chybně napsané jméno. Měli byste si také přečíst chybějící interpunkci nebo gramatické chyby, protože díky nim si čtenář může myslet, že vás to nezajímá. Věnujte 2 až 3 minuty čtení svého e -mailu před odesláním, abyste se ujistili, že neexistují žádné do očí bijící chyby.
V profesionálním prostředí je velmi důležité správně napsat něčí jméno. Udělejte si chvilku a dvakrát zkontrolujte, že ji máte, než ji odešlete, abyste se v budoucnu vyhnuli nepříjemnostem
Metoda 8 z 10: Znovu si přečtěte e-maily, zda nezazní
Krok 1. Zamyslete se nad tím, jak vaši příjemci budou číst vaši zprávu
Něco jako „Pojďme si promluvit později“vám může připadat nevinné, ale váš kolega, který to čte, si může myslet, že mají potíže nebo že jste naštvaní. Změňte to na něco jako: „Máte čas si později popovídat o nadcházejících změnách v přehledu?“aby to bylo trochu jasnější.
- Ve svých e -mailech nikdy nepoužívejte všechna písmena! Psaní věty v caps lock je obvykle vnímáno jako řvaní na někoho přes obrazovku počítače.
- Namísto něčeho jako: „Odešlete změny do zítřejšího rána“. zkuste něco jako: „Protože termín je zítra odpoledne, vaše změny budu potřebovat zítra ráno. Dejte mi vědět, jestli vám tato časová osa vyhovuje. “
Metoda 9 z 10: Před odpovědí na pobuřující e -mail pozastavte
Krok 1. Pokud vám přijde e -mail, který ve vás vzbuzuje vztek, chvíli si vydechněte
Namísto vytvoření řezné odpovědi počítejte do 10 (nebo 1 000), dokud se necítíte klidně. Poté si znovu přečtěte e-mail, abyste zjistili, zda skutečně uráží, nebo ne. Je pravděpodobné, že jste si zprávu trochu špatně vyložili, a ve skutečnosti to není tak špatné.
Pokud stále cítíte potřebu vytvořit rozzlobenou odpověď, počkejte 24 hodin, než ji odešlete. Poté si po dni svoji odpověď znovu prohlédněte a zjistěte, zda ji stále chcete odeslat nebo ne
Metoda 10 z 10: Poskytněte lidem prospěch z pochybností
Krok 1. V e -mailu je těžké vyjádřit pozitivní tón
Pokud si přečtete něco, co vám kolega poslal, a okamžitě vás to urazí, udělejte krok zpět a znovu si přečtěte, co napsali. Zkuste si položit otázku, zda lze tón interpretovat i jinak-je tento e-mail skutečně neslušný, nebo jsou pouze tupé?
Někdo například může napsat: „Tuto zprávu potřebuji do dnešního večera.“Na první pohled to vypadá trochu chladně a neemotivně. Není to však nutně neslušné, je to jen faktické a stručné
Tipy
E-maily jsou často považovány za neurgentní. Pokud potřebujete odpověď hned, zkuste si místo toho promluvit se svým kolegou osobně nebo prostřednictvím videochatu
Varování
- Přestože emodži a emotikony udávají tón, nepoužívejte je pro profesionální e -maily.
- Neposílejte urážlivé nebo pobuřující e -maily, zejména osobě, kterou příliš neznáte.
