Mnoho společností používá Microsoft Excel ke sledování oddělení nebo celkových výdajů společnosti. Jelikož je Excel nyní často dodáván s osobními počítači, které používají operační systém Windows, pokud máte Excel na svém domácím počítači, můžete jej použít ke sledování účtů. K dispozici je řada šablon pro sledování vašich výdajů z webových stránek společnosti Microsoft a dalších a nedávné verze aplikace Excel obsahují šablonu pro sledování vašich účtů mezi předinstalovanými šablonami. Můžete také nastavit vlastní tabulku pro sledování účtů v aplikaci Excel. Níže jsou uvedeny pokyny pro oba přístupy.
Kroky
Metoda 1 ze 2: Práce se šablonou aplikace Excel
Krok 1. Vyberte předinstalovanou šablonu
Nedávné verze aplikace Excel obsahují šablonu pro sledování osobních výdajů a šablony pro běžné obchodní aplikace. K těmto šablonám můžete přistupovat a používat je ke sledování účtů v aplikaci Excel.
- V aplikaci Excel 2003 vyberte v nabídce „Soubor“možnost „Nový“. V podokně úloh „Nový sešit“vyberte „Na mém počítači“a zobrazí se dialogové okno „Šablony“.
- V aplikaci Excel 2007 vyberte v nabídce tlačítka „Soubor“„Nový“. Zobrazí se dialogové okno "Nový sešit". V nabídce „Šablony“v levém podokně vyberte „Nainstalované šablony“. Vyberte „Osobní měsíční rozpočet“z „Nainstalovaných šablon“ve středním podokně a klikněte na „Vytvořit“.
- V aplikaci Excel 2010 klikněte na kartu „Soubor“a poté v nabídce „Soubor“vyberte „Nový“. V horní části podokna „Dostupné šablony“vyberte „Ukázkové šablony“, poté ze zobrazení vzorových šablon vyberte „Osobní měsíční rozpočet“a klikněte na „Vytvořit“.
Krok 2. Vyberte online šablonu
Pokud šablona osobního rozpočtu, která je předinstalována v aplikaci Microsoft Excel, nefunguje pro sledování vašich výdajů, můžete si vybrat šablonu online. Šablonu si můžete stáhnout z webu třetí strany nebo se pomocí aplikace Excel připojit k Microsoft Office Online.
- V aplikaci Excel 2003 můžete vybrat vhodnou šablonu z knihovny Microsoft Office Online na adrese https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Také zde najdete šablony určené pro novější verze Excelu.)
- V aplikaci Excel 2007 zvolte „Rozpočty“v části Microsoft Office Online v dialogovém okně „Nový sešit“. K připojení k online knihovně šablon Office musíte mít funkční internetové připojení.
- V aplikaci Excel 2010 vyberte v části Office.com v podokně Dostupné šablony možnost „Rozpočty“. K připojení k online knihovně šablon Office musíte mít funkční internetové připojení.
Krok 3. Zadejte své informace do příslušných buněk
Přesné informace závisí na šabloně tabulky, kterou používáte.
Krok 4. Uložte tabulku
Můžete buď použít název, který šablona poskytuje pro vaši tabulku, nebo jej změnit na něco smysluplnějšího. Přidání vašeho jména a roku k existujícímu názvu souboru by mělo stačit.
Metoda 2 ze 2: Návrh vlastní tabulky pro sledování výdajů
Krok 1. Otevřete Excel
Krok 2. Do buňky A1 zadejte název tabulky
Použijte smysluplný název, například „Osobní rozpočet“, „Sledování osobních výdajů“nebo něco podobného. (Při zadávání jména vyloučte uvozovky; zde se používají pouze k ukázce, že jména jsou příklady.)
Krok 3. Do řádku 2 zadejte názvy sloupců
Navrhované tituly a objednávka jsou „Datum“, „Kategorie příjemce“(nebo „Zaplatit“), „Poznámky“, „Výdaje“, „Tržby“(nebo „Příjem“nebo „Vklad“) a „Zůstatek“. Zadejte tyto názvy do buněk A2 až G2; možná budete muset upravit šířky sloupců, aby vyhovovaly dlouhým názvům sloupců nebo záznamům.
Jakmile nastavíte záhlaví tabulky a záhlaví sloupců, použijte funkci „Ukotvit panely“, abyste při procházení svých záznamů ponechali tato záhlaví v horní části displeje. Ukotvit panely se nachází v nabídce „Zobrazit“v Excelu 2003 a starších verzích a ve skupině „Okno“pásu karet „Zobrazit“v Excelu 2007 a 2010
Krok 4. Do buněk řádku 3 zadejte svou první výdajovou položku
Krok 5. Zadejte vzorec zůstatku do buňky G3
Protože se jedná o první položku zůstatku, bude zůstatek určen na základě rozdílu mezi výdaji a příjmy. Jak to nastavíte, závisí na tom, zda se chcete podívat na výdaje nebo hotovost.
- Pokud nastavujete tabulku tak, aby sledovala především vaše výdaje, vzorec zůstatku by byl = E3-F3, kde E3 je buňka představující náklady a F3 je buňka představující příjem. Pokud takto nastavíte vzorec, bude součet vašich výdajů kladným číslem, což bude snáze pochopitelné.
- Pokud nastavujete tabulku tak, aby byla vaše hotovost stále k dispozici, vzorec zůstatku by byl = F3-E3. Nastavení tabulky tímto způsobem ukáže zůstatek jako kladný, pokud váš peněžní tok překročí vaše výdaje, a záporný, když máte více výdajů než příjmů.
Krok 6. Zadejte druhou položku výdajů do buněk řádku 4
Krok 7. Zadejte vzorec zůstatku do buňky G4
Protože druhý a následující položky udrží průběžný zůstatek, je třeba výsledek rozdílu mezi výdaji a příjmy přidat k hodnotě zůstatku u předchozí položky.
- Pokud nastavujete tabulku tak, aby sledovala především vaše výdaje, vzorec zůstatku by byl = G3+(E4-F4), kde G3 je buňka představující předchozí zůstatek, E4 je buňka představující náklady a F4 je buňka představující příjem.
- Pokud nastavujete tabulku tak, aby byla vaše hotovost stále k dispozici, vzorec zůstatku by byl = G3+(F4-E4).
- Závorky kolem buněk představující rozdíl mezi výdaji a příjmy nejsou nutné; jsou zahrnuty jen proto, aby byl koncept vzorce trochu jasnější.
- Pokud chcete nechat buňku se zůstatkem prázdnou, dokud nebude proveden kompletní záznam, můžete ve vzorci použít příkaz IF, takže pokud nebylo zadáno datum, buňka zůstatku nezobrazí hodnotu. Vzorec pro tento druhý záznam zní = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)), pokud nastavujete tabulku tak, aby sledovala výdaje, a čte = IF (A4 = " "," ", G3+(F4-E4)), pokud nastavujete tabulku tak, aby ukazovala hotovost po ruce. (Můžete vynechat závorky kolem buněk představujících výdaje a příjmy, ale ne vnější sadu závorek.)
Krok 8. Zkopírujte vzorec zůstatku do ostatních buněk ve sloupci G (sloupec Zůstatek)
Klikněte pravým tlačítkem na buňku G3 a v místní nabídce vyberte „Kopírovat“; pak přetažením vyberte buňky pod ním ve sloupci. Klikněte pravým tlačítkem na vybrané buňky a z rozbalovací nabídky vyberte „Vložit“, čímž vzorec vložíte do vybraných buněk. (V aplikaci Excel 2010 vyberte v rozbalovací nabídce buď možnost „Vložit“nebo „Vložit vzorce“.) Vzorec automaticky aktualizuje odkazy na buňky tak, aby uváděly odkazy na výdaje, výnosy a datum (pokud jsou použity) z aktuálního řádku a referenční zůstatek z řádku nad aktuálním řádkem.
Krok 9. Uložte tabulku
Pojmenujte tabulku smysluplným názvem, například „Expense Tracking.xls“nebo „Personal Budget.xls“. Stejně jako u šablony rozpočtu založené na rozpočtu můžete do názvu souboru zahrnout své jméno a rok. (Opět upozorňujeme, že uvozovky slouží pouze k zobrazení názvů příkladů a neměly by být zadávány. Rovněž nezadáváte příponu souboru; Excel vám ji poskytne.)
Excel 2003 a starší ukládají soubory tabulek ve starším formátu „.xls“, zatímco Excel 2007 a 2010 ukládají tabulky v novějším formátu „.xlsx“založeném na XML, ale mohou číst a ukládat tabulky i ve starším formátu „.xls“. Pokud máte několik počítačů a plánujete si tuto tabulku ponechat na všech, použijte starší formát, pokud na některém z vašich počítačů je Excel 2003 nebo starší, a novější formát, pokud všechny vaše počítače mají alespoň Excel 2007
Video - Používáním této služby mohou být některé informace sdíleny s YouTube
Tipy
- Pomocí „automatického dokončování“v kategoriích výdajů a příjmů zajistíte konzistentní pravopis.
- Chcete -li odlišit zaplacené účty od nezaplacených, ale předpokládaných výdajů, můžete u placených účtů zvýraznit tučně nebo vybarvit text nebo použít stínování buněk.
- Abyste se vyhnuli nechtěné změně záhlaví vzorce nebo sloupce, můžete tyto buňky chránit před změnami. Vyberte buňky, které chcete změnit (datum, kategorie příjemce, náklady, výnosy a hodnoty poznámky), odemkněte tyto buňky a poté použijte ochranu celé tabulky.
