Microsoft Project je softwarová aplikace pro správu projektů, která je součástí sady Microsoft Office. Tato aplikace umožňuje uživatelům ovládat všechny aspekty správy projektu, včetně rozpočtování, plánování a správy zdrojů. Z tohoto důvodu se software hojně používá ve stavebnictví a strojírenství. Jednou z nejdůležitějších, ale často přehlížených částí procesu projektového řízení je správné alokace zdrojů. Jakmile je plán projektu vytvořen, bude obvykle nutné jej změnit, aby se předešlo nadměrnému přidělování konkrétního zdroje (například subdodavatele), což způsobí, že se plán pozdrží. Vědět, jak rozdělit prostředky v aplikaci Microsoft Project, vám pomůže udržet si kontrolu nad svým projektem od začátku do konce.
Kroky
Krok 1. Při odhadování doby trvání úkolu zvažte dostupnost zdrojů
Tento krok je zásadní, ale často opomíjený. Zdroje musí být brány v úvahu při sestavování plánu, ne těsně poté. Věnujte zvláštní pozornost souběžným úkolům (těm, které se dějí současně), které používají stejné zdroje. Můžete například správně předpokládat, že vnitřní i vnější stěny budovy mohou být zarámovány současně. Pokud však máte na projektu pouze 1 tesaře, nebude to možné.
Začněte odhadem doby trvání úkolu odhadem celkového počtu potřebných osobohodin k dokončení úkolu. Když se zaměříte spíše na počet odpracovaných hodin než na celkový počet pracovních dní, vezmete v úvahu, kolik zdrojů bude potřeba
Krok 2. Vytvořte a uspořádejte všechny své zdroje
Nejlepší způsob, jak udržet své prostředky organizované, je prostřednictvím listu zdrojů. K tomuto listu se dostanete kliknutím na nabídku „Zobrazit“a výběrem „List zdrojů“. Ujistěte se, že všechny vaše prostředky mají jasná jména, a ujistěte se, že alespoň zadáte typ prostředku.
- Nejužitečnější jsou zdroje „Work“a měly by být použity ke kategorizaci lidí, kteří budou trávit čas prací na úkolech. U malého projektu by tento typ zdroje mohl odkazovat na každého člena týmu jménem. U většího projektu by tento zdroj mohl určit různé subdodavatele.
- „Materiální“zdroje by se měly vztahovat na materiály, které se během práce spotřebují, jako je řezivo, hřebíky a benzín.
- Prostředky „Náklady“by měly být použity ke sledování zdrojů, ke kterým je připojena jasná sazba nákladů. Denní sazbu za pronájem jeřábu nebo terénního přívěsu lze sledovat jako nákladový zdroj.
Krok 3. Přiřaďte každý pracovní úkol ke zdroji
Po vytvoření plánu v zobrazení Ganttova diagramu budete muset určit, které zdroje jsou přidruženy ke každému úkolu. Chcete -li to provést, najděte řádek úkolu v levém panelu a klikněte na buňku ve sloupci „Prostředek“. Zobrazí se rozevírací nabídka se seznamem všech zdrojů, které jste vytvořili. Vyberte příslušný zdroj; například úkolu s názvem „Drátová svítidla“by mohl být přidělen zdroj „Elektrikář“.
Krok 4. Zkontrolujte alokaci zdrojů v zobrazení grafu zdrojů
Po vytvoření plánu a přiřazení zdrojů můžete zkontrolovat nadměrné přidělení. Chcete -li to provést, klikněte na „Zobrazit“a vyberte „Graf zdrojů“. Budete mít možnost vybrat každý zdroj a zobrazit jeho přidělení v rámci projektu. Každý pracovní den je zobrazen podél vodorovné osy a využití zdrojů je vyjádřeno v procentech podél svislé osy.
- Jakýkoli bod, ve kterém prostředek překročí 100 procent využití, představuje nadměrné přidělení (což znamená, že prostředek v daném čase pravděpodobně nemůže provádět všechny úkoly, které mu byly přiřazeny). Nadměrná alokace je znázorněna červeně. Chcete -li to napravit, zvyšte trvání úkolů, přiřaďte k nim více zdrojů nebo přesuňte souběžné úkoly, aby se vytvořilo méně překrývání.
- Jakýkoli bod, ve kterém je zdroj využíván velmi málo, může poukazovat na neefektivní nedostatečné přidělení. Zvažte zkrácení doby trvání úkolu nebo použití menšího množství zdrojů.
