Tento článek se zaměřuje na to, jak přímo porovnávat informace mezi dvěma různými soubory aplikace Excel. Jakmile se dostanete k manipulaci a porovnávání informací, možná budete chtít při analýze použít funkce Look Up, Index a Match.
Kroky
Metoda 1 ze 4: Používání funkce Excel vedle sebe
Krok 1. Otevřete sešity, které potřebujete porovnat
Najdete je otevřením aplikace Excel kliknutím Soubor pak Otevřenoa ze zobrazené nabídky vyberte dva sešity k porovnání.
Přejděte do složky, kde máte uložené sešity aplikace Excel, vyberte každý sešit samostatně a ponechte oba sešity otevřené
Krok 2. Klikněte na kartu Zobrazit
Jakmile otevřete jeden ze sešitů, můžete kliknout na Pohled záložka v horní střední části okna.
Krok 3. Klikněte na Zobrazit vedle sebe
To se nachází ve skupině Okno na pásu karet pro Pohled menu a má jako ikonu dva listy. Tím se oba listy vytáhnou do menších oken skládaných svisle.
- Tato možnost nemusí být pod položkou Pohled Pokud máte v aplikaci Excel otevřený pouze jeden sešit.
- Pokud jsou otevřené dva sešity, Excel je automaticky vybere jako dokumenty k zobrazení vedle sebe.
Krok 4. Klikněte na Uspořádat vše
Toto nastavení umožňuje změnit orientaci sešitů, pokud jsou zobrazeny vedle sebe.
V nabídce, která se objeví, můžete vybrat, zda chcete mít sešity Horizontální, Vertikální, Kaskáda, nebo Dlaždice.
Krok 5. Povolte synchronní posouvání
Jakmile otevřete oba listy, klikněte na Synchronní posouvání (nachází se pod Pohled vedle sebe možnost), aby bylo snazší procházet oba soubory aplikace Excel řádek po řádku a ručně zkontrolovat případné rozdíly v datech.
Krok 6. Procházením jednoho sešitu procházejte oběma
Jakmile je povoleno synchronní posouvání, budete moci snadno procházet oba sešity současně a snáze porovnávat jejich data.
Metoda 2 ze 4: Použití vyhledávací funkce
Krok 1. Otevřete sešity, které potřebujete porovnat
Najdete je otevřením aplikace Excel kliknutím Soubor pak Otevřenoa ze zobrazené nabídky vyberte dva sešity k porovnání.
Přejděte do složky, kde máte uložené sešity aplikace Excel, vyberte každý sešit samostatně a ponechte oba sešity otevřené
Krok 2. Rozhodněte, ze které buňky chcete, aby si uživatel vybral
Zde se později objeví rozevírací seznam.
Krok 3. Klikněte na buňku
Hranice by měla ztmavnout.
Krok 4. Klikněte na kartu DATA na panelu nástrojů
Jakmile na něj kliknete, vyberte VALIDACE v rozevírací nabídce. Mělo by se objevit vyskakovací okno.
Pokud používáte starší verzi Excelu, panel nástrojů DATA se zobrazí, jakmile vyberete DATA záložka a displej Ověření dat jako možnost místo Validace.
Krok 5. Klikněte na Seznam v seznamu POVOLIT
Krok 6. Klikněte na tlačítko s červenou šipkou
To vám umožní vybrat si zdroj (jinými slovy váš první sloupec), který pak bude v rozevírací nabídce zpracován na data.
Krok 7. Vyberte první sloupec seznamu a stiskněte Enter
Klikněte OK když se objeví okno pro ověření dat. Měli byste vidět pole se šipkou, které se rozbalí po kliknutí na šipku.
Krok 8. Vyberte buňku, ve které se mají zobrazit další informace
Krok 9. Klepněte na karty Vložit a Reference
Ve starších verzích aplikace Excel můžete přeskočit kliknutím na Vložit kartu a jednoduše klikněte na Funkce zatáhněte za Vyhledávání a reference kategorie.
Krok 10. Vyberte Lookup & Reference ze seznamu kategorií
Krok 11. Najděte v seznamu vyhledávání
Když na něj dvakrát kliknete, mělo by se zobrazit další pole a můžete kliknout OK.
Krok 12. Vyberte buňku z rozevíracího seznamu pro hodnotu lookup_value
Krok 13. Vyberte první sloupec seznamu pro Lookup_vector
Krok 14. Vyberte druhý sloupec seznamu pro Result_vector
Krok 15. Vyberte něco z rozevíracího seznamu
Informace by se měly automaticky změnit.
Metoda 3 ze 4: Použití komparátoru XL
Krok 1. Otevřete prohlížeč a přejděte na
Tím se dostanete na web XL Comparator, kde můžete nahrát dva sešity aplikace Excel pro srovnání.
Krok 2. Klikněte na Vybrat soubor
Otevře se okno, ve kterém můžete přejít na jeden ze dvou dokumentů aplikace Excel, které chcete porovnat. Ujistěte se, že jste vybrali soubor pro obě pole.
Krok 3. Pokračujte kliknutím na Další>
Jakmile toto vyberete, v horní části stránky by se měla zobrazit vyskakovací zpráva s oznámením, že proces nahrávání souboru začal a že zpracování větších souborů bude trvat déle. Klikněte OK zavřete tuto zprávu.
Krok 4. Vyberte sloupce, které chcete skenovat
Pod každým názvem souboru je rozevírací nabídka, která říká Vyberte sloupec. Kliknutím na rozevírací nabídku u každého souboru vyberte sloupec, který chcete zvýraznit pro srovnání.
Názvy sloupců budou viditelné po kliknutí na rozevírací nabídku
Krok 5. Vyberte obsah pro váš výsledný soubor
V této kategorii jsou čtyři možnosti s bublinami vedle nich, z nichž jednu budete muset vybrat jako pokyny pro formátování výsledného dokumentu.
Krok 6. Vyberte možnosti, které usnadní srovnání sloupců
V dolní buňce nabídky porovnání uvidíte další dvě podmínky pro porovnání dokumentů: Ignorujte velká/malá písmena a Ignorujte „mezery“před a za hodnotami. Než budete pokračovat, zaškrtněte políčko u obou.
Krok 7. Pokračujte kliknutím na Další>
Tím přejdete na stránku pro stažení dokumentu s výsledky.
Krok 8. Stáhněte si srovnávací dokument
Jakmile nahrajete sešity a nastavíte parametry, budete mít dokument, který ukazuje srovnání mezi daty v těchto dvou souborech, které jsou k dispozici ke stažení. Klikněte na podtržené Klikněte zde text v souboru Stáhněte si srovnávací soubor krabice.
Pokud chcete spustit další srovnání, klikněte Nové srovnání v pravém dolním rohu stránky restartujte proces nahrávání souboru.
Metoda 4 ze 4: Přístup k souboru aplikace Excel přímo z buňky
Krok 1. Vyhledejte názvy sešitů a listů
-
V tomto případě použijeme tři ukázkové sešity umístěné a pojmenované následovně:
- C: / Compare / Book1.xls (obsahující list s názvem „Prodej 1999“)
- C: / Compare / Book2.xls (obsahující list s názvem „Prodej 2000“)
- Oba sešity mají první sloupec „A“s názvem produktu a druhý sloupec „B“s prodanou částkou každý rok. První řádek je název sloupce.
Krok 2. Vytvořte srovnávací sešit
Na Book3.xls budeme pracovat, abychom provedli srovnání a vytvořili jeden sloupec obsahující produkty a jeden s rozdílem těchto produktů mezi oběma roky.
C: / Compare / Book3.xls (obsahující list s názvem „Porovnání“)
Krok 3. Umístěte název sloupce
Pouze s otevřeným „Book3.xls“přejděte do buňky „A1“a zadejte:
- = 'C: / Porovnat [Book1.xls] Prodeje 1999'! A1
- Pokud používáte jiné umístění, nahraďte „C: / Compare \“tímto místem. Pokud používáte jiný název souboru, odeberte „Book1.xls“a místo něj přidejte název souboru. Pokud používáte jiný název listu, nahraďte „Sales 1999“názvem listu. Dejte pozor, abyste neotevřeli odkazovaný soubor („Book1.xls“): Pokud jej máte otevřený, Excel může změnit přidávaný odkaz. Skončíte s buňkou, která má stejný obsah jako buňka, na kterou jste odkazovali.
Krok 4. Přetažením buňky „A1“dolů zobrazte seznam všech produktů
Uchopte jej z pravého dolního čtverce a přetáhněte jej, přičemž zkopírujete všechna jména.
Krok 5. Pojmenujte druhý sloupec
V tomto případě tomu říkáme „rozdíl“v „B1“.
Krok 6. (Například) Odhadněte rozdíl u každého produktu
V tomto případě zadáním do buňky „B2“:
- = 'C: / Porovnat [Kniha2.xls] Prodeje 2000'! B2-'C: / Porovnat [Kniha1.xls] Prodeje 1999 '! B2
- S uvedenou buňkou z uvedeného souboru můžete provádět jakoukoli normální operaci Excelu.
