ATTN je krátká forma slova „pozornost“a běžně se používá v e -mailech a písemné korespondenci k označení předpokládaného příjemce. Nejlepší způsob, jak používat ATTN v e -mailové korespondenci, je zahrnout to do předmětu. Tímto způsobem je jasné, pro koho je zpráva určena, a je pravděpodobnější, že váš e -mail přečte správný příjemce.
Kroky
Metoda 1 ze 3: Přidání ATTN do e -mailu
Krok 1. Začněte řádek předmětu s ATTN
V některých případech, jako je například žádost o zaměstnání, můžete mít pouze obecný e -mail pro společnost, ale chcete získat pozornost konkrétní osoby nebo oddělení. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je napsat do předmětu jako „ATTN: John Smith“.
Alternativně, pokud neznáte žádná jména, můžete napsat „ATTN: Hiring Manager“nebo „ATTN: Marketing Department“
Krok 2. Do předmětu zahrňte další relevantní informace
Spolu se získáním pozornosti konkrétní osoby nebo skupiny lidí byste měli zahrnout také několik důležitých podrobností o obsahu vašeho e -mailu. Díky tomu bude vhodnější a pravděpodobně se bude otevírat a číst rychleji.
Můžete například říci „ATTN: John Smith re: Position Marking Position“
Krok 3. Když je předmět plný, spusťte tělo e -mailu pomocí ATTN
Můžete také zahrnout zprávu ATTN do těla e -mailu nebo do připojeného dokumentu. Tímto způsobem stále komunikujete, komu je zpráva určena, a předmět předmětu můžete použít pouze k označení účelu e -mailu. To může být nutné, když odpovídáte na e -mail a předmět již byl vytvořen.
- Tělo e -mailu můžete například spustit slovy „ATTN: Sandeep Kumar“
- Možná budete chtít zahrnout indikátor ATTN jak do předmětu, tak do těla e -mailu.
Metoda 2 ze 3: Určení, kdy použít ATTN v e -mailech
Krok 1. Pokud nemáte e -mailovou adresu požadovaného příjemce, použijte ATTN
Pokud neznáte přímou e -mailovou adresu osoby nebo oddělení, na které se chcete obrátit, můžete poslat e -mail na kontaktní adresu uvedenou na webových stránkách společnosti. Potom v předmětu uveďte pomocí ATTN, komu by měla být zpráva směrována.
Krok 2. Zahrnout ATTN do interní komunikace
ATTN použijte při psaní interní poznámky, která může být relevantní pro řadu lidí ve vašem oddělení nebo skupině, ale vyžaduje přímou pozornost jednoho nebo dvou lidí. Tímto způsobem budete stále informovat všechny, ale také upřednostňujete, s kým zpráva přímo mluví.
Můžete napsat „ATTN: Mary Smith re: sales goals“, ale poslat zprávu celému prodejnímu týmu
Krok 3. Pomocí ATTN označte, že je váš e -mail důležitý
Pomocí zkratky ATTN ve svém předmětu můžete také naznačit, že něčemu je třeba věnovat okamžitou pozornost. Můžete například napsat „Mzdové výpisy vyžadují naléhavou ATTN“.
Metoda 3 ze 3: Zajistěte, aby vaše e -maily získaly pozornost
Krok 1. Zahrňte předmět
Při odesílání e -mailu je velmi důležité, abyste vždy uvedli předmět. Je to příležitost, jak zvýraznit svůj e -mail a také poskytnout některé podrobnosti o obsahu e -mailu. E -mail, který neobsahuje předmět, bude s větší pravděpodobností smazán nebo ztracen ve složce Doručená pošta, nebo bude příjemce dráždit, protože je nucen e -mail otevřít, aby zjistil, o co jde.
Krok 2. Předmět ponechejte krátký
Většina e -mailových schránek odhalí pouze 60 znaků z předmětu a mobilní telefon zobrazí pouze přibližně 25 až 30 znaků. V důsledku toho byste měli předmět zkrátit a nejdřív napsat nejdůležitější informace.
Krátké formuláře, například „ATTN“a „RE“, usnadňují zahrnutí dalších informací do předmětu
Krok 3. Napište něco chytlavého
Doručené pošty jsou často zaplaveny nevyžádanou poštou a propagačním materiálem a mnoho lidí e -maily smaže ještě před jejich otevřením. Pokud posíláte e -mail někomu neznámému přímo, je důležité, aby váš e -mail vynikl. Pozornost příjemců můžete upoutat napsáním chytlavého a kreativního předmětu.
- Pokud oslovujete někoho, koho obdivujete, ale nikdy jste se osobně nesetkali, můžete napsat „nic po tobě nechci“. Může to být například oblíbený autor nebo někdo, ke komu vzhlížíte ve svém oboru.
- Případně můžete říci „vydělejte více peněz rozšířením své klientské základny“. To by bylo užitečné, pokud chcete navázat obchodní spojení a chcete, aby byly otevřeny vaše e -maily.
Krok 4. Zahrňte důležité detaily
Je velmi důležité, abyste vždy zahrnovali důležité informace o obsahu e -mailu. Pokud píšete e-mail spolupracující osobě na projektu, nezapomeňte do předmětu uvést název projektu. Díky tomu bude váš spolupracovník vědět, o co jde, a může to podle potřeby upřednostnit.
- Můžete také říci něco jako „nutná reakce“. Díky tomu bude váš e -mail pravděpodobně prioritnější.
- Případně psaní „rychlé otázky o: obědové schůzce“pravděpodobně získá pozornost, protože naznačuje, že to bude snadná odpověď.
