Pokud potřebujete přesunout seznam nebo tabulku dat z Wordu do Excelu, nemusíte kopírovat a vkládat jednotlivé informace do vlastní buňky v tabulce. Po správném formátování dokumentu aplikace Word můžete celý dokument snadno importovat do aplikace Excel několika kliknutími.
Kroky
Metoda 1 ze 2: Převod seznamu
Krok 1. Pochopte, jak bude dokument převeden
Když importujete dokument do Excelu, budou použity určité znaky k určení, jaká data jdou do každé buňky v tabulce Excelu. Provedením několika kroků formátování před importem budete moci řídit, jak se konečná tabulka zobrazí, a minimalizovat množství ručního formátování, které musíte provést. To je obzvláště užitečné, pokud importujete velký seznam z dokumentu aplikace Word do aplikace Excel.
Tato metoda funguje nejlépe, když máte seznam více záznamů, z nichž každý má stejný formát (seznam adres, telefonních čísel, e -mailových adres atd.)
Krok 2. Naskenujte dokument, zda neobsahuje chyby formátování
Před zahájením procesu převodu budete chtít zajistit, aby každý záznam byl formátován stejným způsobem. To znamená opravit chyby interpunkce nebo reorganizovat všechny položky, které neodpovídají ostatním. Tím zajistíte řádné přenosy dat.
Krok 3. Zobrazte formátovací znaky v dokumentu aplikace Word
Zobrazení normálně skrytých formátovacích znaků vám pomůže určit nejlepší způsob rozdělení záznamů. Můžete je zobrazit kliknutím na tlačítko „Zobrazit / Skrýt značky odstavců“na kartě Domů nebo stisknutím Ctrl+⇧ Shift+*
Většina seznamů bude mít buď jednu značku odstavce na konci každého řádku, nebo jednu na konci řádku a jednu v prázdném řádku mezi položkami. Pomocí značek budete vkládat znaky používané Excelem k rozlišení buněk
Krok 4. Nahraďte značky odstavců mezi jednotlivými položkami, abyste se zbavili místa navíc
Excel použije k určení řádků mezeru mezi položkami, ale budete se toho muset prozatím zbavit, abyste pomohli procesu formátování. Nebojte se, za chvíli ho přidáte zpět. To funguje nejlépe, když máte jednu značku odstavce na konci položky a jednu v mezerě mezi položkami (dvě za sebou).
- Stisknutím Ctrl+H otevřete okno Najít a nahradit.
- Do pole Najít zadejte ^p ^p. Toto je kód pro dvě značky odstavců za sebou. Pokud je každý záznam jeden řádek a nejsou mezi nimi žádné prázdné řádky, použijte místo toho jeden ^p.
- Do pole Nahradit zadejte oddělovací znak. Ujistěte se, že nejde o znak, který se objeví kdekoli v dokumentu, například ~.
- Klikněte na Nahradit vše. Všimnete si, že se položky mohou samy kombinovat, ale to teď není problém, pokud je oddělovací znak na správném místě (mezi každým záznamem)
Krok 5. Oddělte každý záznam do samostatných polí
Nyní, když jsou vaše položky odděleny tak, aby se zobrazovaly v následujících řádcích, budete chtít definovat, jaká data se zobrazí v každém poli. Pokud je například každá položka na prvním řádku názvem, na druhém řádku uliční adresou a na třetím řádku je uveden stav a poštovní směrovací číslo, můžete
- Stisknutím Ctrl+H otevřete okno Najít a nahradit.
- Odstraňte jednu ze značek ^p v poli Najít.
- Změňte znak v poli Nahradit na čárku,.
- Klikněte na Nahradit vše. To nahradí zbývající symboly odstavců oddělovačem čárky, který oddělí každý řádek do pole.
Krok 6. Nahrazením oddělovacího znaku dokončete proces formátování
Jakmile provedete výše uvedené dva kroky Najít a nahradit, váš seznam již nebude vypadat jako seznam. Vše bude na stejné linii, mezi každým datem budou čárky. Tento poslední krok Najít a nahradit vrátí vaše data do seznamu, přičemž zachová čárky, které definují pole.
- Stisknutím Ctrl+H otevřete okno Najít a nahradit.
- Do pole Najít zadejte ~ (nebo jakýkoli původně zvolený znak).
- Do pole Nahradit zadejte ^p.
- Klikněte na Nahradit vše. Tím se vaše položky rozdělí zpět do jednotlivých skupin oddělených čárkami.
Krok 7. Uložte soubor jako prostý textový soubor
Nyní, když je formátování dokončeno, můžete dokument uložit jako textový soubor. To umožní Excelu číst a analyzovat vaše data tak, aby byla uvedena do správných polí.
- Klikněte na kartu Soubor a vyberte „Uložit jako“.
- Klikněte na rozbalovací nabídku „Uložit jako typ“a vyberte „Prostý text“.
- Pojmenujte soubor, jak chcete, a klikněte na Uložit.
- Pokud se zobrazí okno Převod souboru, klikněte na OK.
Krok 8. Otevřete soubor v aplikaci Excel
Nyní, když jste soubor uložili ve formátu prostého textu, můžete jej otevřít v aplikaci Excel.
- Klikněte na kartu Soubor a vyberte Otevřít.
- Klikněte na rozbalovací nabídku „Všechny soubory aplikace Excel“a vyberte „Textové soubory“.
- Klikněte na Další> v okně Průvodce importem textu.
- V seznamu oddělovačů vyberte „Čárka“. Jak budou položky odděleny, můžete vidět v náhledu ve spodní části. Klikněte na Další>.
- Vyberte formát dat pro každý ze sloupců a klikněte na Dokončit.
Metoda 2 ze 2: Převod tabulky
Krok 1. Vytvořte tabulku ve Wordu s vašimi daty
Pokud máte seznam dat v aplikaci Word, můžete jej převést do formátu tabulky v aplikaci Word a poté tuto tabulku rychle zkopírovat do aplikace Excel. Pokud jsou vaše data již ve formátu tabulky, přeskočte dolů na další krok.
- Vyberte veškerý text, který chcete převést do tabulky.
- Klikněte na kartu Vložit a poté na tlačítko Tabulka.
- Vyberte „Převést text na tabulku“.
- Do pole „Počet sloupců“zadejte počet řádků na záznam. Pokud máte mezi každým záznamem prázdný řádek, přidejte jeden k celkovému.
- Klikněte na OK.
Krok 2. Zkontrolujte formátování tabulky
Word vygeneruje tabulku na základě vašeho nastavení. Znovu zkontrolujte, zda je vše tam, kde má být.
Krok 3. Klikněte na malé tlačítko „+“, které se zobrazí v levém horním rohu tabulky
To se zobrazí, když umístíte kurzor myši nad stůl. Kliknutím na toto vyberete všechna data v tabulce.
Krok 4. Stiskněte
Ctrl+C. zkopírovat data.
Můžete také kliknout na tlačítko „Kopírovat“na kartě Domů.
Krok 5. Otevřete Excel
Jakmile jsou data zkopírována, můžete otevřít Excel. Pokud chcete data vložit do existující tabulky, načtěte je. Umístěte kurzor do buňky, ve které chcete zobrazit levou horní buňku tabulky.
Krok 6. Stiskněte
Ctrl+V data vložit.
Jednotlivé buňky z tabulky aplikace Word budou umístěny do samostatných buněk v tabulce aplikace Excel.
Krok 7. Rozdělte zbývající sloupce
V závislosti na typu importovaných dat budete možná muset provést další formátování. Pokud například importujete adresy, město, zkratka státu a PSČ mohou být ve stejné buňce. Můžete nechat Excel automaticky rozdělit.
- Kliknutím na záhlaví sloupce sloupce, který chcete rozdělit, vyberte celý sloupec.
- Vyberte kartu „Data“a klikněte na tlačítko „Text do sloupců“.
- Klikněte na Další> a poté v poli Oddělovače vyberte „Čárka“. Pokud používáte výše uvedený příklad, město se tím oddělí od státní zkratky a PSČ.
- Změny uložíte kliknutím na Dokončit.
- Vyberte sloupec, který je ještě třeba rozdělit, a opakujte postup a jako oddělovač vyberte „Mezerník“místo „Čárka“. Tím se oddělí zkratka státu od PSČ.
