V době mobilních telefonů se etiketa s telefonem do značné míry vymykala. Vědět, jak přijímat zprávy, je stále užitečné, když pracujete v kanceláři nebo přijímáte hovory pro někoho jiného. Klíčem je být zdvořilý, všechno si zapsat a rychle doručit zprávu!
Kroky
Krok 1. Zvedněte telefon
Osoba na druhém konci žádá vašeho bezprostředního nadřízeného nebo spolupracovníka, který není u stolu. První věc, kterou byste měli udělat, je říci: „V tuto chvíli není k dispozici. Mohu přijmout zprávu?“Za předpokladu, že řeknou ano, pokračujte dalším krokem. Pokud řeknou ne, prosím, trvejte na tom, aby vám alespoň umožnili pomoci. Pokud zdvořile odmítnou, požádejte osobu, aby vám alespoň sdělila své jméno a název společnosti; nezapomeňte si poznamenat jejich číslo z ID volání, také dejte osobě vědět, kdy to zkusit. Nezapomeňte se zeptat, jestli můžete udělat něco jiného - možná vám budou chtít zavolat a nechat zprávu na záznamníku. Určitě nechte kohokoli, komu hovor zavolá, kdo zavolá a kdy to může zkusit zpět.
Krok 2. Zapište si vše, co řeknou
Možná si nemyslíte, že to, co říkají, je důležité, ale osoba, pro kterou zprávu píšete, si může myslet, že ano. V případě potřeby je požádejte, aby informace zopakovali.
Krok 3. Rozlučte se (a „pokud jste vítáni“, pokud to platí)
Krok 4. Sdělte osobě zprávu co nejdříve nebo ji nechte někde, kde ji najde
Tipy
- Být zdvořilý.
- Pište úhledným rukopisem.
- Ujistěte se, že nezapisujete špatnou věc. Nechtěli byste, aby osoba, která dostane zprávu, dostala špatný nápad.
