Přestože lidé faxují dokumenty s menší frekvencí, než kdy dříve, přesto může být čas od času nutné odeslat fax. Existuje mnoho dobrých důvodů pro odeslání faxu, zejména pokud odesíláte smlouvy nebo pokud váš příjemce nemá technologii nebo vybavení potřebné k přenosu papírů jiným způsobem. Naštěstí můžete dokumenty faxovat pomocí faxu, počítače nebo dokonce chytrého telefonu.
Kroky
Metoda 1 ze 3: Použití faxu
Krok 1. Nastavte svůj faxový přístroj
Abyste mohli odesílat a přijímat faxy pomocí faxu, musíte se ujistit, že je váš fax zapojen a připojen k připojení k pevné síti.
- Pokud plánujete časté faxování, doporučujeme vyhrazenou linku, protože nebudete moci používat fax a telefon současně.
- Pokud plánujete přijímat faxy, měli byste se také ujistit, že váš fax má toner a papír.
- Pokud doma nebo v práci nemáte fax, můžete jej zdarma odeslat z místní veřejné knihovny. Můžete také zajít do obchodu, jako je Kinko's nebo The UPS Store, za poplatek faxovat dokumenty. Tyto možnosti fungují nejlépe, pokud neočekáváte časté odesílání faxů.
Krok 2. Upravte nastavení
Všechny faxy se liší, ale obvykle budete mít možnost upravit určitá nastavení. Přečtěte si uživatelskou příručku, abyste se dozvěděli více o konkrétních funkcích, které jsou k dispozici na vašem zařízení.
- Pokud chcete s jistotou vědět, že váš fax byl úspěšně přenesen, zapněte nastavení potvrzovací stránky. Je -li tato funkce zapnutá, zařízení po odeslání faxu vytiskne stránku, která vás upozorní, zda byla úspěšně přenesena nebo ne.
- Můžete také nastavit záhlaví faxu, což je řádek textu, který se zobrazí v horní části každého odeslaného dokumentu. Obvykle obsahuje základní informace o tom, od koho je fax.
- Pokud plánujete přijímat také faxy, můžete si vybrat mezi režimem automatického příjmu nebo režimem ručního příjmu, který bude vyžadovat přijetí každého příchozího faxu.
Krok 3. Shromážděte své dokumenty
Použití originálních dokumentů místo fotokopií poskytne příjemci dokument, který je čistší a lépe čitelný.
Na stránky, které budete faxovat, použijte krycí list. Krycí list by měl obsahovat informace, jako je jméno a faxové číslo odesílatele, jméno a faxové číslo příjemce, datum a počet stránek obsažených ve faxu
Krok 4. Umístěte dokumenty do zařízení
Mnoho strojů má podavač papíru i plochý displej. Pokud máte pouze jednu stránku, můžete použít kteroukoli funkci. Pokud máte více stránek, funguje podavač papíru obvykle lépe.
- Při použití podavače papíru můžete vložit všechny stránky najednou. Váš faxový přístroj by měl mít ikonu, která udává, kterým směrem by měly být papíry v podavači papíru otočeny. Některé faxy také nabízejí možnost skenovat a faxovat obě strany dokumentu, proto si v uživatelské příručce ověřte, zda je to na vašem zařízení možné.
- Při používání ploché obrazovky zvedněte víko v horní části zařízení a položte dokument lícem dolů na skleněnou obrazovku. Než budete pokračovat, nezapomeňte dokument zarovnat se značkami na obrazovce a zavřít víko.
Krok 5. Zadejte faxové číslo
Při zadávání čísla nezapomeňte uvést směrové číslo oblasti, kód země a všechna čísla, která potřebujete vytočit. Číslo byste měli zadat přesně tak, jako kdybyste na číslo volali pomocí telefonu.
Krok 6. Stiskněte tlačítko Odeslat
Po několika sekundách uslyšíte, že zařízení začalo odesílat fax a papíry se začnou podávat do faxu.
Tlačítko na vašem zařízení může místo „odeslat“hlásit „jít“nebo „fax“
Krok 7. Vyhledejte potvrzovací zprávu
Některá zařízení zobrazí na obrazovce zprávu, která vás informuje, zda byl váš fax úspěšně přenesen. Pokud jste nakonfigurovali nastavení pro příjem tištěných potvrzení, vaše zařízení vytiskne stránku s podrobnostmi o stavu vašeho faxu.
Metoda 2 ze 3: Faxování pomocí počítače
Krok 1. Vyberte program
Při odesílání faxu z počítače budete mít možnost použít software nainstalovaný ve vašem počítači nebo online službu.
- Některé operační systémy jsou dodávány s programy, které vám umožňují odesílat faxy. Například Windows 7 má nástroj s názvem Fax a skenování, který vám umožňuje odeslat fax bez faxu.
- Abyste mohli používat počítačový software, budete muset počítač připojit k telefonní lince. Pokud to není možné, zkuste místo toho použít online službu.
- K dispozici je několik online služeb, včetně MyFax, eFax a FaxZero. Některé jsou zdarma, některé vyžadují předplatné nebo členství a některé služby vás požádají o platbu za fax.
Krok 2. Otevřete program a vytvořte nový fax
Každý program je jedinečný, ale měla by se vám zobrazit možnost nazvaná „vytvořit nový fax“nebo něco podobného.
Krok 3. Připojte své dokumenty
Abyste mohli faxovat dokumenty pomocí počítače, musíte je nahrát do zprávy. Měli byste vidět tlačítko s nápisem „nahrát dokumenty“nebo něco podobného.
- Pokud máte elektronické dokumenty, můžete je vyhledat ve svém počítači a připojit je ke zprávě.
- Pokud máte papírové dokumenty, budete je muset digitalizovat pomocí skeneru. Pokud nemáte skener, můžete také vyfotit dokumenty a buď si je poslat e -mailem, nebo nahrát obrázek přímo do počítače.
Krok 4. Zadejte faxové číslo a zprávu
Napište krátkou zprávu příjemci do prostoru na obrazovce, stejně jako byste odesílali e -mail. To bude sloužit jako váš krycí list, takže není nutné připojovat samostatný krycí list. Také budete muset do pole TO zadat faxové číslo příjemce.
Můžete být také požádáni o zadání potvrzovacího kódu, abyste dokázali, že nejste robot
Krok 5. Stiskněte odeslat
Jakmile připojíte dokumenty, napíšete zprávu a zadáte faxové číslo příjemce, stiskněte tlačítko Odeslat a máte hotovo.
Metoda 3 ze 3: Použití mobilního telefonu nebo tabletu
Krok 1. Stáhněte si aplikaci
Pro telefony a tablety je k dispozici řada mobilních aplikací, které vám umožňují odesílat faxy stejným způsobem jako z počítače. Některé aplikace jsou zdarma, zatímco jiné mohou být zpoplatněny. Mezi oblíbené aplikace patří Files Anywhere, Fax Burner a JotNot Fax.
Některé aplikace vám poskytnou dočasné faxové číslo, což nemusí být ideální, pokud plánujete časté odesílání a přijímání
Krok 2. Otevřete aplikaci a vyberte dokument
Jakmile aplikaci otevřete na svém mobilním zařízení, budete vyzváni k vytvoření nového faxu. První věc, kterou musíte udělat, je vybrat dokument, který chcete faxovat.
- Pokud je váš dokument uložen lokálně na vašem zařízení, ve vašem e -mailu nebo ve službě cloudového úložiště, jako je DropBox, měli byste být schopni dokument vyhledat a nahrát z aplikace.
- Pokud máte papírový dokument, můžete jej pomocí telefonu nebo tabletu vyfotit a připojit ke zprávě.
Krok 3. Zadejte faxové číslo a zprávu
Napište zprávu příjemci, stejně jako byste odesílali fax z počítače. Nezapomeňte do pole TO vaší zprávy zadat faxové číslo příjemce.
Krok 4. Stiskněte Odeslat
Jakmile připojíte dokumenty, zadáte zprávu a zadáte faxové číslo příjemce, stiskněte tlačítko Odeslat a váš fax bude odeslán.
Tipy
- Upgradujte na tiskárnu typu vše v jednom, pokud chcete faxovat z domova nebo z kanceláře, aniž byste museli stahovat software, nahrávat dokumenty na webové stránky nebo kupovat samostatný fax. Stále budete potřebovat telefonní připojení.
- Pokud máte účet u online faxové služby, jako je RingCentral nebo eFax, můžete pomocí svého účtu odesílat faxy přímo z Gmailu. Jediné, co musíte udělat, je zadat faxové číslo, na které chcete odeslat, následované @doménové jméno.com do pole TO. Pokud například používáte eFax, zadáte [email protected].
- Faxy se někdy zaseknou a stránky se někdy slepí. Pokud k tomu dojde, budete muset dokument znovu odeslat.
