E -mail, stejně jako jiné formy komunikace, má svou vlastní etiketu a sociální protokoly. Pokud potřebujete napsat e -mail se žádostí o zpětnou vazbu v práci nebo ve škole nebo na písemný rukopis, měli byste při vytváření e -mailu zvážit formulaci, načasování a strukturu, aby byl co nejúčinnější. Pokud budete ve svých e -mailech zdvořilí, přesní a konkrétní, pomůže vám to získat zpětnou vazbu, kterou potřebujete.
Kroky
Metoda 1 ze 4: Žádost o zpětnou vazbu v práci
Krok 1. Oslovte osobu, která je nejlépe způsobilá, aby se vyjádřila k vaší práci
Často to bude manažer přímo nad vámi. V každém případě byste měli začít u nich, nebo u staršího kolegy nebo spolupracovníka. Budou mít zkušenosti, které vám pomohou a poskytnou vám zpětnou vazbu, kterou potřebujete.
Krok 2. Buďte v e -mailu zdvořilí a pokorní
Ve vaší kanceláři byste se měli řídit e -maily. Pokora jde dlouhou cestou v žádosti o zpětnou vazbu, ale nebuďte tak pokorní, aby si váš šéf nebo manažer myslel, že o své práci nic nevíte. Otázky raději sestavte tak, aby ukazovaly váš pokrok v projektu nebo úkolu. Díky tomu bude šéf vědět, že nesedíte jen na rukou a čekáte na zpětnou vazbu. Pamatujte také na následující tipy.
- Můžete říci: „Pracoval jsem na zítřejší prezentaci, když jsem narazil na zádrhel s formátem-nejsem si jistý, jestli dodržuji standard společnosti. Přikládám prezentaci. Máte nějaké návrhy na formát? Děkuji za vaši pomoc s tímto. “
- Nezapomeňte jim poděkovat v e -mailu.
Krok 3. Buďte konkrétní ve své žádosti o zpětnou vazbu
To vám pomůže vyhnout se příliš široké zpětné vazbě, která vám ve vaší práci pravděpodobně nepomůže. Pokud to není nutné, vyhněte se otázkám ano nebo ne. Místo toho se zaměřte na konkrétní části projektu, které vyžadují práci. Pokuste se nebombardovat svého šéfa nebo spolupracovníka všemi možnými otázkami, které byste mohli mít ohledně své práce najednou.
- Můžete například říci: „Nebyl jsem si jistý, jak postupovat se spisem Eastman. Klient na mé e-maily nereagoval, a protože se jedná o úkol s vysokou prioritou, považoval jsem za nejlepší vám poslat e-mail, abyste zjistili, co mám dělat. “
- Pokud hledáte obecnější zpětnou vazbu ve formě recenze nebo zprávy, požádejte o to konkrétně. Pomůže vám být zdvořilý, stručný a co nejkonkrétnější. Můžete například požádat o zprávu o své efektivitě nebo kreativitě. Pokud žádáte o zpětnou vazbu od těch, kteří se vám hlásí, možná budete muset provést anonymní průzkum.
ODBORNÁ TIP
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
trenér na pracovišti
Vyzkoušejte metodu KISS, když požadujete obecnou zpětnou vazbu.
Model KISS je skvělý způsob, jak pomoci lidem poskytnout vám vhodnou a použitelnou zpětnou vazbu. Zeptej se toho člověka,"
držet? Co bych měl zlepšit? Co bych měl Start? A co bych měl stop?"
Krok 4. Pošlete děkovný e-mail, jakmile odpoví
Pokud zpětná vazba naznačovala, že potřebujete hodně vylepšení nebo že vaše práce není na úrovni, nezapomeňte zahrnout krátké prohlášení o tom, jak to napravíte. Dopřejte si čas na zpracování emocí, než okamžitě zareagujete.
Odpovězte nejpozději do 1–2 dnů
Metoda 2 ze 4: Žádost o zpětnou vazbu ve škole
Krok 1. Identifikujte se
Váš učitel může mít stovky studentů, zvláště pokud jsou vysokoškolskými profesory. Budete muset uvést své jméno (první a poslední), svou třídu a sekci. Pokud jste ještě na střední škole, může to znamenat vaše období nebo časový úsek. Tímto způsobem nebudete ztrácet čas učitele tím, že zjistíte, kdo jste, a stráví více času zpětnou vazbou, kterou potřebujete.
Krok 2. Udržujte to formální
Někdy s tím studenti při prvním zasílání e -mailů učitelům bojují. Můžete říci „Ahoj, Dr. Smithe“nebo „Vážená paní Turnerová“. Pokud vám váš učitel poslal e -mail, nebuďte méně formální, než byli. Zachovejte profesionální tón. Místo toho řekněte: „Hej, co si myslíš o mém papíru? Není to největší, “řekněte,„ nejsem si jistý, jestli úkolu rozumím. Měl jsem nějaké konkrétní otázky týkající se novin."
Krok 3. Buďte struční
Nedělejte si starosti s vysvětlováním veškerého kontextu svých otázek, pokud pro tyto otázky kontext není nezbytný. Pokud například požadujete zpětnou vazbu k možnému rozšíření, může váš učitel potřebovat kontext, ale pokud se jednoduše pokoušíte položit otázku ohledně úkolu, neříkejte mu příběh o tom, jak vás váš pes přiměl pozdě běhat a proč nyní odesíláte e -maily (pokud se to příliš neliší od času přiřazení) nebo cokoli jiného, co by mohlo být pro dané přiřazení irelevantní.
Krok 4. Nečekejte a požádejte o zpětnou vazbu až do noci před zkouškou nebo termínem
Váš učitel vám nejenom pravděpodobně neposkytne zpětnou vazbu, která se blíží termínu, ale pravděpodobně bude podrážděný, že jste na poslední chvíli čekali, až je požádáte o zpětnou vazbu. Pokud musíte zasílat dotazy na poslední chvíli, buďte struční, konkrétní a omluvte se. Učitel bude reagovat častěji za předpokladu, že e -mail uvidí včas.
Krok 5. Použijte formáty souborů, které váš učitel požadoval
Učitel vám často na sylabu řekne, jaké formáty souborů bude přijímat pro úkoly nebo v e -mailech. Pokud váš učitel například určí soubor.doc, neposílejte soubor.pdf nebo.pages. Pokud si nejste jisti, můžete poslat soubor.rtf nebo.pdf, nebo se jednoduše zeptat.
Krok 6. Požádejte o zpětnou vazbu k písemce nebo zkoušce, kterou jste již odevzdali
Jednoduše musíte profesorovi poslat e -mail a být zdvořilí. Pokud má profesor úřední hodiny, můžete je navštívit nebo si domluvit schůzku. Můžete říci: „Vážený pane profesore Smithe, na zkoušce jsem si nevedl tak dobře, jak jsem očekával. Mohl byste mi pomoci propracovat se k některým chybám, kterých jsem se dopustil, abych mohl lépe zvládnout další zkoušku?“Váš profesor by měl na takovou žádost obvykle reagovat příznivě.
Metoda 3 ze 4: Žádost o zpětnou vazbu k rukopisu
Krok 1. Nejprve pošlete e -mail někomu známému
Pokud chcete pozornou zpětnou vazbu, nejlepší osobou, kterou jí můžete dát, je někdo, koho znáte, nejlépe přítel nebo kolega. Při zasílání e -mailů někomu známému za účelem zpětné vazby jim určitě pošlete e -mail jako obvykle. Pokud jim obvykle zavoláte, měli byste to pravděpodobně udělat místo toho. Rukopis neposílejte v prvním e -mailu, pokud nevíte, že pravděpodobně řekne ano (někdo, pro koho jste rukopis četli, nebo někdo, komu je nabídnuto, že si přečte váš).
Můžete přidat stručný popis nebo abstrakt v závislosti na tom, zda je osoba, které posíláte e -mail, přítelem nebo kolegou
Krok 2. E -mail odborníkovi
Pokud opravdu potřebujete odbornou radu, pošlete e -mail odborníkovi, kterého znáte, a vysvětlete svůj projekt a proč potřebujete zpětnou vazbu. Nebuďte dotěrní, ale laskavě jim poděkujte za ohleduplnost a řekněte: „Rozumím, pokud mi nebudete mít čas poskytnout zpětnou vazbu.“Můžete se dokonce zeptat, zda znají někoho, kdo má čas a znalosti, kdo vám může pomoci, pokud nemůže.
Krok 3. Neposílejte někomu e-mail za studena
To pravděpodobně zůstane bez odpovědi, pokud jim konkrétně neřeknete, že za jejich pomoc zaplatíte. Pokud jsou slavnými autory, je nepravděpodobné, že by na takový e -mail odpověděli, protože takových e -mailů dostanou spoustu. Místo toho se nejprve zeptejte svých přátel, kolegů, profesorů atd. Je pravděpodobnější, že vám budou moci pomoci, a pravděpodobněji vám budou chtít pomoci.
Krok 4. Buďte konkrétní, co od jejich zpětné vazby chcete
Pokud chcete pouze pozitivní zpětnou vazbu, řekněte jim to. Řekněte jim, zda máte podrobnou zpětnou vazbu, místní nebo globální zpětnou vazbu, a zda chcete zpětnou vazbu estetickou, gramatickou nebo strukturální. To může čtenáři hodně pomoci, aby věděl, co od něj chcete.
- Pozitivní zpětná vazba nemusí být nekonstruktivní. Pokud vysvětlí, proč se jim líbí to, co se jim líbí, můžete se o svém rukopise hodně dozvědět.
- Pokud dostanete negativní zpětnou vazbu, dejte si na odpověď čas. Pokud jsou vaším přítelem, pravděpodobně chtějí pouze pomoci. Pokud jsou profesorem, bez ohledu na to, jak se cítíte naštvaní nebo naštvaní, neměli byste na to reagovat. Místo toho jim poděkujte za pomoc a pokračujte. Po nějaké době můžete zjistit, že zpětná vazba byla užitečná, i když způsob, jakým byla doručena, nebyl.
Krok 5. Dejte čtenáři čas na odpověď
Pokud jste požádali o podrobnou zpětnou vazbu na nový rukopis, nečekejte zpětnou vazbu do jednoho dne nebo dokonce týdne. Úprava rukopisu této délky vyžaduje čas. Pokud máte termín, ke kterému se blížíte, dejte o tom vědět čtenáři. Můžete se jich také jednoduše zeptat, zda si mohou nechat úpravy provést do určitého data. Pamatujte, že mají svůj vlastní život a povinnosti.
Krok 6. Poděkujte jim za pomoc
Pokud je to přítel, možná jim budete chtít koupit dárek jako bonboniéru, nebo jednoduše laskavost včas vrátit. Pokud je to profesor, možná budete chtít napsat děkovný e -mail, abyste věděli, že si vážíte jejich práce a času. Pokud čtenáři nezapomenete poděkovat, může se cítit zneužitý a/nebo nedoceněný a může se stát, že bude méně pravděpodobné, že vám v budoucnu pomůže.
Metoda 4 ze 4: Žádost o zpětnou vazbu od zákazníků
Krok 1. Neklaďte příliš mnoho otázek
Zákazníci jsou zahlceni průzkumy téměř každé firmy. Pokud chcete zajistit, aby zákazník váš e -mail po přečtení automaticky odstranil, vyplňte jej spoustou otázek. Pokud chcete, aby zákazník měl zájem, položte jednu nebo dvě otázky a nechte to tak.
Krok 2. Pokládejte otevřené otázky
Spíše používejte otázky ano/ne, pokládejte otázky, které vyvolávají úplnější odpovědi. Místo toho, abyste se zeptali: „Doporučili byste nás příteli?“, Zeptejte se „Jak byste nás popsali příteli?“Tento druh otázek vám poskytne více informací v odpovědích než jednoduchá otázka ano/ne.
Krok 3. Dejte zákazníkovi vědět, že se k němu rychle vrátíte
Díky tomu má zákazník pocit, že jeho názor nepůjde jen do nějaké obří schránky doručené pošty, kde může, ale nemusí být čten nebo zvažován. Pravděpodobně získáte také upřímnější zpětnou vazbu, pokud vědí, že odpovíte.
Když odpovíte, buďte upřímní a profesionální. V dnešní virální internetové kultuře můžete zničit pověst společnosti během vteřiny, pokud budete reagovat něčím jiným než profesionalitou a upřímností
Krok 4. Nezahrnujte funkce flash nebo jiné funkce pomalého načítání
Pokud má zákazník pomalé připojení, pravděpodobně e -mail okamžitě odstraní, když zjistí, že se načítání nedaří. Pamatujte, že zpětná vazba je pro vás často důležitější než oni.
Krok 5. Použijte dobře navržené písmo a formát
Chcete, aby váš e -mail vypadal čistě a profesionálně. E -mail s nekvalitní grafikou nebo komiksovým písmem na vaše zákazníky pravděpodobně nezapůsobí. Pokud si nejste jisti písmem, použijte standardní písma, jako je Times New Roman nebo Arial, a omezte přebytečnou grafiku na minimum.
Krok 6. Ujistěte se, že je e-mail vhodný pro zařízení
Jednosloupcový formát je flexibilnější než návrhy s více sloupci. Budete také chtít zajistit, aby vaše písma nebyla příliš malá. Budete chtít, aby se e -mail zobrazoval s výhodou na přenosných počítačích, telefonech a tabletech. Protože tolik lidí kontroluje své e -maily na svých telefonech, je nutné, abyste své e -maily odpovídajícím způsobem naformátovali.
Pomoc při psaní e-mailu
Co je třeba zahrnout do e -mailu s žádostí o zpětnou vazbu
Věci, kterým se v e -mailu s žádostí o zpětnou vazbu vyhnout
Komentovaný e -mail s žádostí o zpětnou vazbu
Video - Používáním této služby mohou být některé informace sdíleny s YouTube
Tipy
- Neohrožujte lidi kvůli zpětné vazbě.
- Udržujte správnou e -mailovou etiketu pro danou situaci.
- Trocha pokory jde dlouhou cestu.
