Je vždy frustrující, když musíte čekat na odpověď, ať už jde o pracovní pohovor, obchodní nabídku nebo jen plánování s přítelem. Odeslání následného e-mailu může být velmi efektivní při získávání této odpovědi, zvláště pokud svůj požadavek podáte po přiměřeném čekání a napíšete jej jasně, stručně a s respektem. Chcete -li dále zlepšit své šance na úspěch, proveďte co nejvíce „práce nohou“, abyste příjemci usnadnili práci.
Kroky
Metoda 1 ze 3: Volba, kdy a kam posílat sledování
Krok 1. Počkejte alespoň 3 pracovní dny, než odešlete pokračování
Neexistuje žádné univerzální pravidlo, jak dlouho byste měli čekat, než odešlete následný e-mail. Dobrou zásadou jsou 3 pracovní dny, pokud vaše kontaktní osoba neuvedla konkrétní datum, kdy odpoví. V takovém případě počkejte alespoň 1 pracovní den po tomto datu.
- Pokud například dotyčný řekl, že odpoví před nebo v úterý 19., počkejte s odpovědí alespoň do středy 20..
- Na navazující pracovní pohovory je obvykle lepší počkat alespoň 5 pracovních dnů.
- Při osobním sledování není nutné počítat pouze pracovní dny (tj. Přeskakování víkendů a svátků).
- Nepředpokládejte to nejhorší, jako že jste nedostali práci nebo že se o váš obchodní návrh nezajímají-jen proto, že jste nedostali rychlou odpověď. Vaše kontaktní osoba může být opravdu zaneprázdněna!
Krok 2. E -mail adresujte přímo své kontaktní osobě
To samozřejmě platí vždy pro osobní e-maily a obvykle je to nejlepší strategie pro sledování podnikání. Pokud vám daná osoba poskytla své kontaktní údaje nebo vás pozvala, abyste se s nimi setkali, pošlete zprávu vždy přímo jim (a pouze jim).
- Pokud vám tato osoba neposkytla své kontaktní údaje nebo vás pozvala k dalšímu kontaktu, odešlete svůj e-mail adresované kontaktní osobě (například administrativní asistentce nebo koordinátorovi náboru). V řádku předmětu požadujte, aby byla zpráva směřována osobě, se kterou jste se dříve setkali.
- Pokud jste s danou osobou měli předchozí kontakt e -mailem, použijte stejné e -mailové adresy „komu“a „od“jako dříve.
Krok 3. Odešlete celkem maximálně 2 následné e-maily
Je dost těžké vědět, kdy poslat následnou zprávu, jak je to tedy s navazující činností? Pokud vaše první sledování zůstane nezodpovězeno, počkejte alespoň 1-2 pracovní dny, než odešlete druhé pokračování. Pokud tato druhá zpráva zůstane bez odpovědi, buď přestaňte sledovat, nebo kontaktujte někoho jiného v rámci firmy.
- I když si přejete vytvořit novou následnou zprávu, je také v pořádku odeslat stejnou zprávu jako vaše původní pokračování, ale na začátek přidejte poznámku jako následující: „(Tom: Poslal jsem tuto následnou zprávu v úterý a já se těším na vaši zpětnou vazbu ohledně obchodní příležitosti, kterou jsme probrali minulý čtvrtek. Díky, Jan) “
- Pokud máte poslat 1 pokračování, obecně si nedělejte starosti (o tom, že nedostanete práci atd.). Dělejte si jen malé starosti, pokud musíte poslat 2 návaznosti. Začněte se trochu více znepokojovat, pokud se vám po druhém sledování neozve!
Krok 4. Předejděte potřebě následných opatření e-mailem s poděkováním
Je vždy zdvořilé poslat děkovný e-mail den po jakémkoli obchodním setkání-zejména, ale nejen po pracovním pohovoru-a také po mnoha osobních scénářích kontaktu. Pokud do tohoto poděkování vložíte následnou zmínku, možná budete schopni povzbudit odpověď, aniž byste museli o několik dní později zasílat samostatné sledování.
- E-mail s poděkováním může používat téměř stejný formát a obsah jako následný e-mail, jen s trochou většího prostoru věnovaného poděkování dané osobě a o něco méně výdajů na žádost o odpověď.
- Nepočítá se to však jako „oficiální“pokračování, takže v případě potřeby můžete stále poslat až 2 „skutečné“sledování!
Metoda 2 ze 3: Formátování následných e-mailů
Krok 1. Obraťte se přímo na svůj předchozí kontakt v předmětu
Pokud je váš předmět neurčitý nebo irelevantní, vaše pokračování může skončit nepřečtené nebo v koši. Slova vybírejte pečlivě, aby se předmět okamžitě a výslovně spojil s vaší interakcí s příjemcem.
- Jednou ze strategií je přidat „RE:“k popisu vaší předchozí interakce, aby to vypadalo jako pokračování této události: „RE: Rozhovor v pátek 23. září v 11 hodin.“
- Další možností je zahrnout vaše jméno, stručný a přímý popis a důvod vašeho e-mailu: „Terry Regula 9/23 Interview Follow-Up.“
- Nikdy nepředpokládejte, že osoba rozpozná vaši e -mailovou adresu a zprávu otevře. Použijte předmět ve svůj prospěch.
Krok 2. Pojmenujte příjemce ve svém pozdravu a poděkujte mu při ukončení
I když můžete být vhodně neformální pro osobní následný e-mail, obchodní sledování by mělo vyvážit respektující formálnost a známost vycházející z vaší předchozí interakce. Ve většině případů můžete například osobu pozdravit křestním jménem-pokud se představí jako „Joe Selmon“nebo řekne „říkejte mi Barb“.
- Váš pozdrav může obvykle vypadat takto: „Vážený Joe“nebo „Vážená Barb“, pokud necítíte, že je vhodné více formality: „Vážený pane Selmone“nebo „Vážený doktor Bennete“.
- Na závěr jim ještě naposledy poděkujte a použijte své křestní jméno a příjmení: „Děkuji, Steve Carawaye.“
Krok 3. Použijte maximálně 3-4 odstavce, každý o délce 2-3 vět
Pokud jde o psaní následných zpráv, přejděte k věci a rychle tam! To neznamená napsat jen jednu větu, ale znamená to vytvořit efektivnější e -mail bez nadbytečného obsahu. Vytvořte štíhlé, čisté odstavce podle následujících řádků (nebo podobných):
- Pozdrav
- Odstavec 1: poděkování a jasné prohlášení, které sledujete.
- Odstavec 2: Rychlá rekapitulace podrobností o vašem kontaktu.
- Odstavec 3: Rychlé opětovné potvrzení vašeho zájmu nebo dychtivosti.
- Odstavec 4: prohlášení, že se „těšíte“na aktualizaci nebo že „bude oceněno“.
- Zavírání
Krok 4. Uveďte všechny relevantní informace, které příjemce potřebuje
Zajistěte, aby druhá osoba udělala co nejméně, aby vám poskytla následná opatření. Jediným důvodem, proč se k vám ještě nedostali, je pravděpodobně to, že byli zaneprázdněni. Pokud se tedy musí podívat zpět do svých poznámek nebo souborů, aby získali informace o vaší předchozí interakci, pravděpodobněji usoudí, že nestojí za to, aby se vám teď také vrátili.
- Pokud jste měli pohovor, uveďte konkrétní datum a čas, název pozice a buď velmi rychlou rekapitulaci rozhovoru, nebo vybranou anekdotu nebo epizodu z něj. Například: „Píšu v návaznosti na náš rozhovor z minulého pondělí 23. poledne. Pravděpodobně si pamatujete, že jsem byl tak dychtivý mluvit o pozici manažera prodeje, že jsem vám málem vylil kávu na stůl! “
- Ujistěte se, že poskytnete jasné informace o každé formě kontaktu, kterou chcete, aby měli možnost použít: e -mail, telefon/text, pošta atd.
Metoda 3 ze 3: Být jasný, stručný a uctivý
Krok 1. Poděkujte příjemci a hned na začátku sdělte, že sledujete
Nezakopávejte skutečnost, že uprostřed e-mailu píšete pokračování. Místo toho dejte dotyčnému hned vědět, proč se na něj obracíte-a projevte mu nějaké uznání, když jste u toho!
Zkuste to asi takto: „Ještě jednou děkuji, že jste si udělal čas na setkání se mnou minulý čtvrtek. Píšu, abych navázal na toto setkání a vaše myšlenky na můj návrh. “
Krok 2. Omezte svou interakci a rychle znovu potvrďte svůj zájem
Poskytněte osobě osvěžení v předchozím kontaktu, zejména v obchodním scénáři, když víte, že druhá osoba řeší mnoho rozhovorů, schůzek atd. Zajistěte, aby si okamžitě pamatovali, kdo jste a o čem jste diskutovali.
Například: „Bylo mi potěšením představit můj plán zefektivnění vašich fakturačních operací a doufám, že sdílíte mé nadšení ze spolupráce na jeho implementaci.“
Krok 3. Buďte přímí a zdvořilí, ne dotěrní, omluvní nebo pasivně agresivní
Nestyďte se za pokračování! Je dobré potvrdit svůj zájem a touhu vědět, kde stojíte, pokud tak činíte zdvořile a uctivě. Pamatujte, že vám není dlužná odpověď na vaše podmínky, ale podejte žádost, nikoli požadavek.
- Použijte následující tón: „Těším se, až uslyším, kde stojím ve vztahu k pozici komunity.“
- Nebuďte dotěrní: „Slíbili jste odpověď do včerejška a já se vám musím co nejdříve ozvat.“
- Nebuďte ani pasivně agresivní: „Myslím, že jsem tu práci nedostal, protože jste se ke mně nikdy nedostali, ale chtěl bych to potvrdit.“
Krok 4. Ukažte a řekněte příjemci, že si vážíte jeho času
Když použijete jasný předmět a hned se dostanete k bodu svého e -mailu, projevíte tím úctu k času druhé osoby. Je také dobré ve zprávě jednou nebo dvakrát konkrétně uvést, že oceňujete čas, který vám věnují. Přehánět to lichotkami není nutné ani užitečné, ale projevování určité úcty vždy zvyšuje vaše šance na rychlou reakci.
- Například: „Vím, že jsi v této roční době opravdu zaneprázdněn, a vážím si času, který jsi strávil interakcí se mnou.“
- Nebo: „Ještě jednou děkuji, že jste si udělal čas na zodpovězení mých otázek minulý čtvrtek. Mám ještě jednu rychlou žádost."
- Pokud byl ten člověk příliš zaneprázdněný, než aby se k vám mohl vrátit, ukázat mu a říct mu, jak si jeho času vážíte, je skvělý způsob, jak ho přimět, aby odpověděl!
