Jak napsat e -mail (s obrázky)

2024 Autor: Gilbert Ryder | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-16 17:28

Psaní e -mailu je poměrně jednoduché, ale je třeba mít na paměti obecný formát. Uvědomte si také rozdíly mezi neformálními a formálními e -maily. Zde je to, co potřebujete vědět.

Jak napsat nejlepší prezentaci e -mailů

Kroky

Část 1 z 5: Zásady e -mailu

Krok 1. Nastavte e -mailovou adresu

Pokud ještě nemáte e -mailovou adresu, budete se muset před pokračováním zaregistrovat u poskytovatele e -mailu. Naštěstí existuje mnoho bezplatných poskytovatelů e-mailu na webu, se kterými můžete bezplatně získat bezplatnou e-mailovou adresu. Mezi nejoblíbenější patří:

Gmail
Hotmail
Yahoo mail

Krok 2. Klikněte na „Napsat“nebo „Nový

Než budete moci napsat e -mail, budete muset otevřít nové prázdné pole se zprávou, do kterého chcete napsat svůj e -mail. Přesný způsob se liší v závislosti na službě, kterou používáte, ale obvykle bude v horní části stránky tlačítko s štítek jako „Napsat“, „Nový“nebo „Nová zpráva“.

Pokud si nejste jisti, jak vytvořit novou zprávu, podívejte se na stránky nápovědy k vaší e -mailové službě, kde se o ní dozvíte podrobněji

Krok 3. Seznam e -mailových adres příjemců

Není nutné uvádět vlastní e -mailovou adresu, ale musíte zadat e -mailovou adresu osoby nebo osob, kterým chcete e -mail odeslat.

Prostor často stačí k oddělení více e -mailových adres, ale některé služby vyžadují, abyste více adres oddělili čárkou nebo jinou formou interpunkce. Pokud je tomu tak, tyto pokyny by měl specifikovat váš konkrétní poskytovatel e -mailu.
Do pole „Komu:“zadejte e -mailovou adresu hlavního příjemce nebo přijímačů. Hlavní příjemce obvykle odkazuje na kohokoli, komu je e -mail přímo určen nebo mu je adresován v těle e -mailu.
Do pole „CC:“zadejte další e -mailové adresy. Toto je pole „kopie“. Příjemce by měl být uveden v poli „CC:“, pokud je e -mail přímo nezmiňuje, ale odkazuje na něco, čeho by si měl být jednotlivec vědom.
Pomocí pole „BCC:“skryjte e -mailové adresy. Pokud nechcete, aby příjemci e -mailu viděli seznam e -mailových adres, na které byla zpráva odeslána, zadejte tyto e -mailové adresy do pole „slepá kopie“.

Krok 4. Zahrňte informativní předmět

Každá e -mailová služba vám umožní zadat předmět nebo název e -mailu do pole „Předmět“.

Předmět by měl být stručný, ale měl by také poskytnout příjemci určitou představu o tom, o čem e -mail je.
- Neformální e -mail příteli například může jednoduše říci „Co se děje?“Pokud však posíláte e -mail s dotazem na úkol, v předmětu může být něco jako „domácí úkol z matematiky“.
- Podobně by otázka na vedoucího nebo profesora mohla být označena předmětem jako „Otázka“nebo „Otázka o …“, za kterým by následoval stručný popis popisující dané téma.
Zpráva bez předmětu se zobrazí v doručené poště příjemce s popiskem „(bez předmětu)“.

Krok 5. Napište tělo vašeho e -mailu

Tělo vašeho e -mailu by mělo být napsáno ve velkém textovém poli pod řádkem předmětu.

Tělo každého e -mailu by obvykle mělo obsahovat pozdrav, zprávu a zavření.
Povaha e -mailu je rychlá, takže byste obecně měli mít délku zprávy poměrně krátkou.

Krok 6. Stiskněte tlačítko „Odeslat“

Až zadáte svůj e -mail, zkontrolujte jej a ověřte, zda neobsahuje pravopisné nebo gramatické chyby a zda zpráva jasně řeší záležitost, kterou jste chtěli uvést. Pokud je e -mail připraven, klikněte na tlačítko „Odeslat“ve schránce a odešlete jej uvedeným příjemcům.

Část 2 z 5: Psaní přátelského e -mailu

Krok 1. Zjistěte, kdy je vhodný přátelský e -mail

Přátelské e -maily by měly být vyhrazeny pro blízké, včetně přátel, rodiny a romantických partnerů. Pokud je zpráva neformální a posíláte ji někomu, s kým máte neformální podmínky, můžete poslat přátelský e -mail.

Jediný případ, kdy byste neposlali přátelský e -mail rodině nebo příteli, by byl, kdybyste posílali skupinový e -mail oficiálního charakteru, jako je prosba o dary nebo prodejní reklama. Vzhledem k tomu, že tyto e -maily budou pravděpodobně zasílány také lidem, se kterými nemáte příležitostné vztahy, musíte jim také zaslat e -mail

Krok 2. Udržujte předmět v ležérnosti

Předmět není zcela nezbytný, ale přesto je vhodné zahrnout předmět. Nechte to krátké, sladké a věcné.

Pokud právě píšete e -mail, abyste se setkali s přítelem, můžete zahrnout vtipný předmět nebo jeden tak jednoduchý jako „Dlouho nevidím!“
Pokud píšete s určitým účelem, zmíňte, o jaký účel jde. Pokud se například rozhodnete napsat e -mail o skupinovém výletu, označte e -mail předmětem, který tento výlet konkrétně uvádí.

Krok 3. Zvažte oslovení příjemce jménem

U přátelského e -mailu to není nezbytně nutné, ale přesto je to zdvořilý způsob, jak začít tělo vaší zprávy.

Vaše pozdrav může být stejně jednoduchý jako uvedení jména osoby:

Bob,
Případně můžete také zahrnout přátelský pozdrav s tímto jménem:
- „Čau Bobe!“
- "Čau Bobe,"
- „Dobré ráno, Bobe!“

Krok 4. Napište svou zprávu jasně, ale udržujte svůj jazyk ležérní

Tělo vaší zprávy by mělo být snadno srozumitelné, ale tón by měl být neformální a konverzační.

Přečtěte si svůj e -mail a zeptejte se sami sebe, zda obsah e -mailu zní tak, jak mluvíte osobně. Pokud ano, pak jste dosáhli dobrého tónu pro přátelský e -mail.
Použijte kontrakce. Kontrakce nejsou součástí formálního psaní, ale jsou běžnou součástí každodenní konverzace, a proto jsou vhodné pro přátelský e -mail.
Klidně použijte slang. Pokud je to žádoucí, můžete místo „děkuji“, „4“místo „pro“, „l8r“místo „později“atd. Použít internetový slang: „thx“.
V případě potřeby také použijte emotikony.:)

Krok 5. Zvažte podepsání svého jména

Stejně jako pozdravy není pro přátelský e -mail zavření nebo podpis nezbytně nutné, ale může to být dobrý způsob, jak ukončit zprávu.

Zavírání může být stejně jednoduché jako vaše jméno:
- "Jen"
- "-Jen"
Se zavíráním můžete také být trochu kreativnější:
- "Později! Jen"
- „Tento e-mail se sám zničí za 3… 2… 1…“

Část 3 z 5: Napsání formálního e -mailu

Krok 1. Pochopte, kdy jsou nutné formální e -maily

Když píšete někomu, s kým nemáte příležitostné vztahy, měli byste použít formální e -mail. To zahrnuje mimo jiné supervizory, spolupracovníky, klienty a zákazníky, instruktory a komunitní nebo politické činitele.

Jakmile si s touto osobou vybudujete pracovní vztah, můžete s někým, kdo spadá do jedné z těchto kategorií, zjistit, že přísné formální e -maily nejsou nutné. Když se „formální“e-mail stane příliš rigidním, měli byste napsat „poloformální“e-mail.
- Tón vaší zprávy může být trochu více konverzační, ale měli byste se vyhýbat internetovému slangu.
- Stále byste měli uvést svůj podpis, ale možná nebudete muset pod svým jménem uvádět všechny své kontaktní údaje.

Krok 2. Zahrňte informativní předmět

Předmět by měl být stručný, ale přesný. Přejděte přímo k věci, kterou máte po ruce.

Příklad:
- „Esejská otázka“(při psaní e -mailu profesorovi s žádostí o podrobnosti o zadání eseje)
- „Aplikace pro pracovní inzerát na správu“(při odesílání e -mailu v reakci na pracovní inzerát)
- „Problém s částí #00000“(při psaní e -mailu na vyžádání zákaznického servisu nebo nahlášení technického problému)

Krok 3. Zadejte formální pozdrav

Formální pozdrav by měl obsahovat slovo „Vážení“následované jménem příjemce. Použijte příjmení příjemce a příslušný název a následujte pozdrav dvojtečkou.

Příklad:
- "Vážený pane Smithe:"
- „Vážená paní Jonesová:“
- "Vážený doktore Evanse:"

Krok 4. Ujistěte se, že tělo vašeho e -mailu je stručné a přesné

Omezte obsah svého e -mailu na několik odstavců, které přímo řeší předmět vašeho e -mailu. Používejte formální jazyk a ujistěte se, že vaše pravopis a gramatika jsou přesné.

Vyvarujte se používání kontrakcí.
Nepoužívejte internetový slang nebo emotikony.

Krok 5. Zahrňte vhodné uzavření

Nejběžnějším zavíráním je „S pozdravem“, ale existuje několik dalších, které mohou také fungovat. Zachovejte zdvořilost a dodržujte čárku.

Mezi další možné uzávěry patří:
- pozdravy
- S pozdravem
- s pozdravem
- Děkuji
- Všechno nejlepší

Krok 6. V případě potřeby uveďte v podpisu kontaktní informace

Pod uzavření e -mailu uveďte své celé jméno. Pod své jméno možná budete chtít uvést svůj oficiální název a jakékoli kontaktní informace, které se vám budou hodit.

Pokud máte titul, měl by obsahovat vaši pozici a název společnosti nebo instituce, jejíž jste součástí.
Zahrňte minimálně své telefonní číslo, faxové číslo a e -mailovou adresu. Můžete také chtít uvést svou poštovní adresu a adresu URL webové stránky.

Část 4 z 5: Specifické typy přátelských e -mailů

Krok 1. Napište e -mail příteli, který se odstěhoval.

Pokud se přítel, příbuzný nebo milovaný nedávno přestěhoval na nové místo, napište e -mail a zeptejte se, jak se stěhování uskutečnilo, jaké je nové sousedství atd.

Krok 2. Pošlete přátelský e -mail příteli, který vám nikdy nedal e -mailovou adresu

Pokud jste obdrželi e -mailovou adresu náhodného přítele od třetí strany, je důležité, abyste pomocí svého e -mailu ověřili, zda je adresa správná a abyste rychle objasnili, kdo jste.

Krok 3. Naučte se, jak napsat člověku e -mail.

Pokud jste dívka, která píše e -mail chlapci poprvé, můžete se cítit trochu nervózní. To platí zejména v případě, že člověk, kterému píšete, je potenciálním drtivým materiálem. Zkuste napsat e -mail, který vypadá neformálně, ale inteligentně a klidně.

I když je to docela riskantní krok, můžete také použít e -mail a říct muži, který se vám líbí

Krok 4. Pochopte, jak napsat e -mail dívce.

Pokud jste chlap, který píše e -mail dívce poprvé, může se vám tento úkol zdát dost skličující. Zachovejte chladnou hlavu a napište zprávu, která je neformální a dobře sestavená.

Krok 5. Vytvořte koketní e -mail

Pokud chcete být příjemní a hraví s příjemcem vašeho e -mailu, použijte stejný druh jazyka, jaký byste použili k flirtování s touto osobou ve skutečnosti. Hodit se mohou také emotikony a „objetí a polibky“(xoxo).

Podobně napište někomu koketní e -mail na seznamovací web. U e -mailu, jako je tento, však musíte být koketní a informativní, aby příjemce získal dobrou představu o tom, kdo jste

Krok 6. Napište milostný e -mail

V této digitální době lze na milostný e -mail pohlížet jako na ekvivalent milostného dopisu. Pokud je váš romantický partner pryč a chcete poslat rychlou poznámku vyjadřující vaši lásku, e -mail je nejrychlejší způsob, jak to udělat.

Část 5 z 5: Specifické typy formálních e -mailů

Krok 1. Požádejte o práci e -mailem

Při zasílání životopisu a žádosti o zaměstnání e-mailem musíte vysvětlit, o jaké zaměstnání se ucházíte, proč ho chcete a jaké máte kvalifikace, díky nimž se na toto místo dobře hodíte. Jako přílohu byste měli uvést také svůj životopis.

Podobně můžete také napsat e -mail se žádostí o stáž. Popište, jaký druh stáže hledáte a jak vám pomůže splnit vaše kariérní cíle. Uveďte také důvody, proč byste měli být na stáž vybráni.
Pokud jste dosud neobdrželi odpověď ohledně pozice, o kterou jste se ucházejí, zašlete doplňující e-mail.

Krok 2. Vědět, jak napsat e -mail svému profesorovi

E -mail profesorovi se může zdát zastrašující, ale není o nic těžší než jakýkoli jiný formální e -mail. Váš profesor je pravděpodobně zaneprázdněný člověk, takže své otázky mějte co nejstručnější.

Pokud vás váš profesor zná dostatečně dobře, můžete také požádat svého profesora o e -mail, když vás požádá o doporučující dopis

Krok 3. Napište dotaz e -mailem

Dotazový dopis je dopis, který redaktora žádá, zda by zvážil přijetí písemné práce za účelem zveřejnění. Musíte dostatečně popsat předmětnou práci, abyste měli redaktorovi dobrou představu, o čem je.

Krok 4. Pomocí e -mailu kontaktujte lidské zdroje

Pokud máte ohledně své společnosti obavy z lidských zdrojů, nejrychlejší způsob, jak ji vyřešit, je zaslat e -mail správným lidem v HR. Ujistěte se, že e -mail jasně řeší problém.