Otevření vaší e -mailové schránky může být jako otevření Pandořiny skříňky s nedostatečnou gramatikou, špatným pravopisem a špatným vkusem. Zvažte, jaká dojmy působí vaše e -maily na ostatní; vždy je ten správný čas, abyste své e -maily odlišili od balíčku. Postupujte podle těchto kroků a vylepšete svou e -mailovou etiketu.
Kroky
Krok 1. Udržujte svůj e -mail stručný, konverzační a soustředěný
Je těžší číst písmena na obrazovce počítače než na listu papíru, proto mějte e -maily krátké a věcné. I když neexistuje ideální délka e-mailu, ponechte věty krátké, zhruba 8–12 slov a mezi odstavci ponechejte mezeru.
V pracovním e -mailu přejděte rovnou k věci: „Doufám, že budete…“„Myslím, že bychom měli….“atd. přímo vpředu, což je případ v následujících řádcích. Mnoho lidí si přečte pouze prvních pár řádků, než se rozhodne odpovědět nebo si odložit na později. Tyto linie by měly poskytnout dostatek „masa“, aby bylo možné informované rozhodnutí. U osobních e -mailů je často příjemné otevřít krátkou osobní poznámku, než se dostanete k hlavnímu bodu svého e -mailu
Krok 2. Vyhněte se efektnímu formátování
Změna písma a barev, vkládání seznamů odrážek nebo používání HTML může způsobit, že e -mail bude vypadat bizarně nebo bude pro příjemce nečitelný, i když formátování vypadá na vašem počítači dobře. Udržujte to jednoduché.
Krok 3. Omezte přílohy
Nepřidávejte přílohu, pokud to není opravdu nutné. Udržujte přílohy co nejmenší. Většina e -mailových aplikací může odesílat a přijímat přílohy až do velikosti 1 MB, ale cokoli, co může být pro vás nebo příjemce nepříjemné, a dokonce i menší soubory se mohou otevírat dlouho, pokud je e -mailové připojení příjemce pomalé. Pokud potřebujete odeslat větší soubor, zkomprimujte jej nebo zkomprimujte nebo použijte online služby, které vám pomohou odeslat velké soubory, jako je YouSendIt.com. Pokud potřebujete odeslat více stránek, například plány schůzek nebo velké opravy textu, odešlete fax nebo zadanou sadu stránek v dopise.
- Přílohy e -mailů nekomprimujte, pokud to není nutné. Pokud není příloha příliš velká na to, aby se dala odeslat jinak, riskujete, že ztratíte čas příjemce a případně mu zabráníte v přístupu k vašim přílohám. Mnoho mobilních zařízení nedokáže dekomprimovat soubory zip. Navíc je nadbytečný, protože mnoho běžných souborů jako.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word a Powerpoint) je již v komprimovaném formátu.
- Mějte na paměti, že mnoho lidí nebo firem neotevře přílohy od někoho, koho nezná, a některé e -mailové účty jsou nastaveny tak, aby automaticky odesílaly e -maily s přílohami do složky se spamem, takže pokud se například ucházíte o práci, ujistěte se, že dodržujete pokyny příjemce týkající se příloh. Pokud nejsou uvedeny žádné pokyny, odešlete další e -mail, aby příjemce věděl, že odešlete e -mail s přílohou.
Krok 4. Před odesláním přemýšlejte
Neposílejte e-maily, pokud jste emocionální. Neváhejte napsat předmět a text e -mailu a poté jej uložit. Přidejte pouze příjemce a odešlete je, až budete mít čas přemýšlet o tom, co posíláte; možná změníš názor a budeš na tom lépe.
E-mail se také stal nástrojem, jak lidem klást otázky nebo jim říkat věci, které byste za normálních okolností nikdy neřekli z očí do očí (divili jste se, proč se instinktivně online stanete jinou osobou?). Pokud někoho posíláte cokoliv „Přečti si to znovu a zeptej se sám sebe, jestli bys jim to řekl, kdyby byli hned vedle tebe, nebo tváří v tvář. Pokud se to týká citlivého tématu, přečtěte si to dvakrát.
Krok 5. Buďte opatrní při používání zkratek a emotikonů
To může být přijatelné v neformálním e-mailu, například s přítelem. Ve formálním dopise byste však někomu nemuseli říkat, že se „smějete nahlas“, lidem to může připadat nevhodné a mohli by cítit, že jste frivolní.
Některé zkratky, například „BTW“pro „Mimochodem“, se běžně používají v e -mailech a jsou obecně přijatelné, s výjimkou formálních profesionálních e -mailů
Metoda 1 ze 3: Psaní nových e-mailů
Krok 1. Správně použijte pole příjemce
Od adresátů v poli „do“se očekává, že přijmou opatření, a od adresátů v „CC“je pro informování kolegů nebo šéfů.
- Dávejte si pozor na vyžádání AKCE od více než jedné osoby v poli „Komu:“. To může vést k několika snahám o stejný úkol nebo o žádné úsilí, protože se předpokládá, že požadavek zpracovává někdo jiný.
- Pokud posíláte e-mail na seznam lidí, jejichž adresy chcete ponechat v tajnosti, vložte je všechny do pole BCC a do pole „komu“zadejte svou vlastní adresu.
- Pokud chcete někoho vyřadit z vlákna (například pokud vás seznámil s někým jiným a nyní vy a ten člověk řešíte nějaké detaily a nechcete zablokovat doručenou poštu zaváděcího) adresa osoby z pole „do“nebo CC do pole BCC.
Krok 2. Zajistěte užitečnost předmětu
Dobrý předmět poskytuje užitečné shrnutí obsahu e -mailu, které čtenáře rychle připraví. E -mailové schránky jsou často zaplaveny, takže dobrý předmět pomáhá příjemci určit prioritu vašeho e -mailu. Pomáhá také zabránit odstranění vašeho e -mailu dříve, než byl dokonce přečten. Vzhledem k tomu, že předmět je první věcí, kterou příjemce uvidí, ponechte jej bezchybný, výstižný a vyhněte se obecným řádkům jako „Ahoj“, „Co se děje“nebo jméno příjemce (ten může být blokován filtry proti spamu).
Vyhněte se upřednostňování zpráv pro příjemce. Zbavte se zvyku označovat každý e -mail jako „naléhavý!“nebo „Vysoká priorita“, nebo se s vašimi e-maily bude zacházet jako s chlapcem, který plakal vlka, a všichni budou ignorováni. Je dráždivé a troufalé předpokládat, že váš e-mailový požadavek je ve frontě vyšší než kdokoli jiný, zejména pracovní kontext. Buďte dostatečně laskaví a dejte příjemci kredit za to, že si sám vypracoval, jak upřednostnit vaši zprávu
Metoda 2 ze 3: Odpovídání na e-maily
Krok 1. Dávejte si pozor na to, koho kopírujete do odpovědí
Pokud odpovíte na zprávu a poté na CC: třetí strana, kterou původní odesílatel nezahrnul, nezapomeňte, že původní odesílatel z toho nebude naštvaný. Tato informace mohla být „jen pro vaše oči“. To je zvláště důležité, pokud je původním odesilatelem váš vedoucí práce. Při používání BCC: buďte opatrní. To se může obrátit, pokud osoba, která je BCC: odpoví zpět, aniž by viděla, že její kopie byla slepá.
Krok 2. Určete, komu byste měli odpovědět
E -maily zasílané výhradně vám obecně vyžadují, abyste odpověděli pouze odesílateli, ale u e -mailů odeslaných několika lidem možná budete muset zvolit možnost „Odpovědět všem“, aby se vaše odpověď rozeslala všem. Buďte uvážliví; Neustálé používání „Odpovědět všem“přináší hojné výnosy a zanechává zprávy chřadnoucí ve schránkách mnoha lidí. Vezměte v úvahu důsledky přijetí e -mailu, zaslání odpovědi všem a zobrazí se dvaceti lidem a poté těchto dvacet lidí odpoví všem; může se velmi rychle sloučit do stovek tisíc e -mailů a každý se cítí nucen zasáhnout „odpovědět všem“jako prostředek, jak udržet všechny ve smyčce, protože nikdo neví, kdo si to má přečíst a kdo ne.
Krok 3. Přemýšlejte dvakrát, než odpovíte, jen poděkujete
Někteří lidé nechtějí e -mail s nápisem „Díky“. Otevření e -mailu a jeho přečtení zabere více času, než si přečtete, co již víte. Někteří lidé obsahují řádek s nápisem „NTN“- „Ne, děkuji.“
Krok 4. Shrňte dlouhé diskuse
Procházení stránkami odpovědí k pochopení diskuse je nepříjemné. Místo toho, abyste pokračovali v přeposílání řetězce zpráv, věnujte minutu jeho shrnutí pro své čtenáře.
Krok 5. Nezapomeňte uvést informace, na které odpovídáte
Mnoho lidí a společností píše a odpovídá na stovky e -mailů každý den. Vyhněte se odesílání nevýrazného e -mailu, který říká pouze „Ano“. Zahrňte otázku, kterou příjemce položil, aby věděl, na co reagujete. Vyhněte se tomu, aby příjemce posunul dolů více než jednu zprávu v historii.
Krok 6. Odpovězte rychle
Pokud potřebujete provést nějaký průzkum nebo přemýšlet, než odpovíte na e -mail, nebo jste příliš zaneprázdněni rychlou odpovědí, pošlete krátkou odpověď a dejte odesílateli vědět, že jste e -mail obdrželi, a poradí, kdy odpovíte.
Krok 7. Buďte proaktivní
Při odpovědi na e -mail můžete každému ušetřit čas tím, že předvídáte jakékoli dotazy nebo obavy, které by vaše odpověď mohla vyvolat. Adresujte je ve své odpovědi, než někdo bude muset poslat nový e -mail, aby se na ně zeptal.
Metoda 3 ze 3: Některé základní nečinnosti
Krok 1. Neposílejte e -maily, které jsou soukromé
Vyhněte se například přeposílání e-mailu obsahujícího tajemství, zvláště pokud to osoba, které posíláte e-mail, nechce. Pokud tak učiníte, může to způsobit, že příjemce ve vás ztratí důvěru, a možná byste svůj vztah pokazili. Určitě nechcete, aby se to stalo.
Krok 2. Nešířte zvěsti o lidech
Pokud vás to láká, vžijte se do situace druhého člověka a přemýšlejte o tom, jak byste se cítili, kdyby o vás tento člověk šířil zvěsti. Pokud má váš přítel například pověst průměrného a panovačného, přemýšlejte o tom, jak byste se cítili, kdyby váš přítel řekl vašim přátelům o jednom z vašich výstřelků. Nebyl byste moc šťastný, že?
Krok 3. Vyhněte se diskusím o soukromém podnikání lidí
Vyhněte se například tomu, abyste své kamarádce dali najevo, že se její přítel rozešel s bývalým přítelem. E -mail není zcela soukromý, takže je možné, že osoba, o jejímž podnikání diskutujete, může e -maily vidět a být na vás naštvaná a/nebo v rozpacích, což by mohlo narušit váš vztah s danou osobou.
Krok 4. Vyhněte se hoření
Plameny jsou v podstatě urážky zasílané online, aby vás urazily, takže je důležité neposílat plameny jiným lidem ani nezačínat plamenné války. To by mohlo druhého člověka naštvat a kvůli tomu by vám také mohl být pozastaven účet.
Krok 5. Vyhněte se sdílení osobních údajů ostatních bez svolení
Může to být cokoli, od věku člověka až po název školy, do které chodí. Vžijte se do situace druhého člověka - jak byste se cítili, kdyby někdo dal vašemu příteli adresu vašeho domu? Nebyli byste moc šťastní, proto si před sdílením něčích osobních údajů s ostatními prostřednictvím e -mailu zajistěte povolení, nebo to nedělejte vůbec.
Krok 6. Neposílejte e -mail, když jste naštvaní
Ukáže vám, že jste naštvaní a dokážete toho člověka naštvat. Pokud se například na někoho v práci zlobíte a pošlete mu e -mail s velkým chvástáním, může to způsobit podráždění osoby, které jste poslali e -mail. Totéž platí pro odpovědi na e -maily; pokud jste na někoho naštvaní, že vám poslal konkrétní zprávu, zdržte se odpovědi, dokud se neuklidníte.
Ukázkové e -maily
Ukázka e -mailu s upomínkou na konferenční hovor
Podporujte wikiHow a odemkněte všechny vzorky.
Ukázka e -mailu popisující nové zásady
Podporujte wikiHow a odemkněte všechny vzorky.
Ukázka e -mailu profesora o otázce
Podporujte wikiHow a odemkněte všechny vzorky.
Video - Používáním této služby mohou být některé informace sdíleny s YouTube
Tipy
- Standardní písma usnadňují čtení. Například Arial, Cambria a Narrow. Udržujte velikost písma na normální úrovni, obvykle ne větší než 15. Pokud potřebujete upoutat pozornost zvláštním nebo důrazným způsobem, použijte tučné písmo nebo kurzívu. To je nekonečně lepší než křičet všemi velkými písmeny.
- Pokud vám bude zaslán plamen, okamžitě jej smažte, aby nedošlo k zahájení plamenné války.
- Pamatujte, že váš tón není v e-mailu slyšet. Zkoušeli jste někdy sarkazmus v e-mailu a příjemce to vzal špatně? E-mailové zprávy nedokáží sdělit nuance verbální komunikace. Ve snaze odvodit tón hlasu někteří lidé používají emotikony, ale používejte je střídmě, abyste nepůsobili neprofesionálně.
Nepředpokládejte také, že pomocí smajlíka smajlíka zkrotíte obtížnou zprávu.
- Nepoužívejte e-mail jako prostředek k vyloučení osobního kontaktu. „Pošleme vám e -mail“může být pro každého často tou nejvíce rozčilující větou. E-maily by se neměly vyhýbat myšlence osobního kontaktu nebo dokonce telefonických rozhovorů. Zdržte se také používání e-mailu k vyhýbání se nepříjemné situaci, jako je omluva nebo zakrytí chyby.
- Ukončete svůj e -mail zdvořile. Závěr s prohlášením jako „Všechno nejlepší“, „Hodně štěstí“nebo „Předem děkuji za pomoc“může zmírnit i drsný e -mail a může vyvolat příznivější odpověď.
- Dávejte si pozor na shánění účtenek. I když existují určité případy, kdy pro účely vedení záznamů nebo dokladu o přijetí může být vyžadováno potvrzení o přijetí, ve většině případů je to jen nepříjemné a nutí čtenáře provést další akce k vyřízení vašeho e -mailu. Pokud je něco opravdu naléhavé, nebo se opravdu potřebujete ujistit, že příjemce má vaši zprávu, zvedněte telefon a použijte jej.
- Pokud vám bude zasláno něco, co vám bude nepříjemné, například přeposílaná hláška, smažte to. Neměli byste být součástí toho.
Varování
- Vyhněte se kyberšikaně. Je to nezákonné a může to velmi ovlivnit jiné lidi, zejména teenagery (například by to mohlo způsobit sebevraždu).
- Nepoužívejte všechna víčka. Jedná se o zbytečnou praktiku, která může vašeho příjemce obtěžovat a na oplátku vám vyslouží plamenný dopis. Všechna velká písmena jsou považována za ekvivalent „křiku“.
- Zdržte se přeposílání řetězové pošty. Bylo by jen velmi málo lidí, kteří by rádi dostávali neustálé nepotřebné zprávy. Tyto typy e-mailů jsou proslulé tím, že narušují nebezpečné a škodlivé viry, které lze přenášet do a z počítačů. Zaměřte se na přeposílání pouze zpráv, které jste obdrželi přímo od konverzujících adresátů.
- Nepoužívejte svůj pracovní podpis pro osobní e -maily - budete působit nepřátelsky.
