Pomocí funkce AutoFilter aplikace Microsoft Excel je rychlý a jednoduchý způsob, jak třídit větší množství dat. Filtry podporují různá kritéria, podle kterých lze data třídit. Chcete -li začít, budete muset vygenerovat datovou sadu. Pak už jen zbývá vybrat cíl a aktivovat AutoFilter stisknutím tlačítka „Filtr“umístěného na kartě „Data“a přizpůsobit filtr, jak se vám zlíbí. Tento proces lze zvládnout během několika minut, což v konečném důsledku zvýší efektivitu aplikace Excel.
Kroky
Část 1 ze 2: Začínáme s automatickým filtrem
Krok 1. Vytvořte tabulku
Ujistěte se, že vaše data mají záhlaví sloupců, abyste určili data pod nimi. Nadpis je místo, kam bude filtr umístěn a nebude zahrnut v tříděných datech. Každý sloupec může mít jedinečnou datovou sadu (např. Datum, množství, název atd.) A může obsahovat tolik položek, kolik chcete roztřídit.
Nadpisy můžete zmrazit na místě tak, že vyberete příslušný řádek a přejdete na „Zobrazit> Ukotvit panely“. To pomůže sledovat filtrované kategorie ve velkých sadách dat
Krok 2. Vyberte všechna data, která chcete filtrovat
Kliknutím a přetažením vyberte všechny buňky, které chcete zahrnout do filtru. Protože AutoFilter je, jak název napovídá, automatický proces, nemůžete jej použít k filtrování nesouvislých sloupců. Všechny sloupce mezi nimi budou nastaveny na filtrování s nimi.
Krok 3. Aktivujte automatický filtr
Přejděte na kartu „Data“a poté stiskněte „Filtr“. Po aktivaci budou mít záhlaví sloupců rozbalovací tlačítka. Pomocí těchto tlačítek můžete nastavit možnosti filtrování.
Krok 4. Vyberte kritéria filtru
Možnosti filtrů se mohou lišit podle typu dat v buňkách. Textové buňky budou filtrovány podle textového obsahu, zatímco číselné buňky budou mít matematické filtry. Existuje několik filtrů, které sdílejí oba. Když je filtr aktivní, v záhlaví sloupce se zobrazí malá ikona filtru.
- Seřadit vzestupně: třídí data vzestupně na základě údajů v daném sloupci; čísla jsou řazena 1, 2, 3, 4, 5 atd. a slova jsou řazena abecedně od a, b, c, d, e atd.
- Seřadit sestupně: třídí data sestupně na základě údajů v daném sloupci; čísla jsou řazena v opačném pořadí 5, 4, 3, 2, 1 atd. a slova jsou řazena v opačném abecedním pořadí, e, d, c, b, a atd.
- Top 10: Prvních 10 řádků dat v tabulce nebo prvních 10 řádků dat z filtrovaného výběru
- Specifické podmínky: Některé parametry filtru lze nastavit pomocí logiky hodnot, například filtrování hodnot větších než, menších, rovných, před, po, mezi, obsahujících atd. Po výběru jednoho z nich budete vyzváni k zadání limitů parametrů (např. Po 1. 1. 2011 nebo více než 1 000).
- Poznámka: filtrovaná data jsou skryta před pohledem, NENÍ odstraněna. Filtrováním neztratíte žádná data.
Část 2 ze 2: Přizpůsobení a deaktivace automatického filtru
Krok 1. Využijte vlastní AutoFilter pro složitější třídění
Vlastní filtr umožňuje použití více filtrů pomocí logiky „a/nebo“. Možnost „Vlastní filtr …“je uvedena v dolní části rozevírací nabídky filtru a vyvolá samostatné okno. Zde můžete vybrat až dvě možnosti filtrování a poté pomocí tlačítka „A“nebo „Nebo“tyto filtry učinit exkluzivními nebo inkluzivními.
Například: sloupec obsahující jména lze filtrovat podle sloupců obsahujících „A“nebo „B“, což znamená, že se objeví Andrew i Bob. Ale ani jeden by se neobjevil v sadě filtrů pro ty, které obsahují „A“i „B“
Krok 2. Vymažte filtry
Chcete -li vymazat jeden filtr, vyberte rozevírací seznam pro filtrovaný sloupec a vyberte „Vymazat filtr od [název]“. Chcete -li vymazat všechny filtry, vyberte libovolnou buňku v tabulce, přejděte na kartu „Data“a stiskněte „Vymazat“(vedle přepínače Filtr).
Krok 3. Deaktivujte automatický filtr
Pokud chcete filtry úplně deaktivovat, jednoduše zrušte výběr možnosti Automatický filtr, zatímco je vybrána tabulka.
Tipy
- Chcete-li zjistit, na které záhlaví sloupců byly použity filtry, podívejte se na tlačítko rozevírací nabídky. Pokud je šipka na tlačítku modrá, byl v této nabídce použit filtr. Pokud je šipka na tlačítku černá, filtr v této nabídce nebyl použit.
- AutoFilter uspořádá data svisle, což znamená, že možnosti filtru lze použít pouze na záhlaví sloupců, ale ne na řádky. Stejného efektu však dosáhnete zadáním kategorií pro každý řádek a následným filtrováním pouze tohoto sloupce.
- Filtr nebude fungovat za žádnými prázdnými buňkami, pokud ponecháte všechny buňky prázdné.
- Před použitím AutoFilteru si zazálohujte data. I když lze automatický filtr vypnout, jakékoli změny provedené v datech mohou přepsat vaše stávající informace.
Varování
- Filtrováním dat nesmažete řádky, ale skryjete je. Skryté řádky lze odkrýt tak, že vyberete řádek nad a pod skrytým řádkem, kliknete na ně pravým tlačítkem a vyberete „Odkrýt“.
- Ukládejte své změny často, pokud jste data nezálohovali a neplánujete je přepsat.
