Podniky zaměstnávají profesionály v oblasti lidských zdrojů, aby zvládli vše od mezd a politických problémů až po právní stížnosti. Pokud máte právní nebo politický dotaz nebo máte vážný problém s některým ze svých spolupracovníků, možná budete muset kontaktovat zástupce v oddělení lidských zdrojů. Lidské zdroje mohou být také prvním oddělením, které v konkrétní společnosti kontaktujete. Je vhodné zahájit tuto konverzaci jednoduchým formálním e -mailem, který osobu seznámí s vaším konkrétním problémem.
Kroky
Metoda 1 ze 3: Psaní a odeslání e -mailu
Krok 1. Adresu e -mailu na správnou osobu
Zkontrolujte adresář lidských zdrojů a zjistěte, zda existuje osoba přiřazená k řešení typu problému, který potřebujete řešit. Ve společnosti může být také přiděleno kontaktní místo vašemu oddělení. Pokud vás znepokojuje, že je váš problém brán vážně, můžete se také obrátit přímo na vedoucího lidských zdrojů.
Znovu zkontrolujte, zda je v e -mailu adresována pouze osoba, kterou chcete kontaktovat. Zvláště pokud se jedná o soukromý nebo citlivý problém, nechcete jej omylem odeslat nesprávné osobě. Zvláště opatrně odstraňte všechny seznamy, které by odesílaly e -mail stanovené skupině zaměstnanců
Krok 2. Napište konkrétní předmět, který naznačuje, že je nutná akce
Jasný předmět sdělující jak váš problém, tak míru naléhavosti, kterou mu přiřazujete, pomůže lidským zdrojům stanovit prioritu vašeho problému. Ponecháte -li tento řádek prázdný nebo nejasný, vaše korespondence může být uložena do něčí schránky.
Použijte řádky jako: „Právní problém - požadovaná akce“, „Změna osobních okolností - nutná okamžitá pozornost“, „naléhavá politická otázka“nebo „nedávný rozhovor - děkuji“
Krok 3. Použijte formální pozdravy na začátku a na konci vašeho e -mailu
Na začátku této konverzace chcete nastavit formální a profesionální tón. To pomůže lidským zdrojům vědět, že s tímto problémem zacházíte vážně. I když zástupce znáte osobně, pamatujte na to, že jde spíše o profesionální než přátelskou diskusi.
Začněte „Vážený [celé jméno zástupce]“a ukončete „S pozdravem“nebo „Děkuji za váš čas, [Vaše celé jméno]“
Krok 4. Napište jasný, přímý a konkrétní obsah
Udržujte své věty krátké a věcné. Neposkytujte více informací, než je nutné, protože nechcete, aby se čtenář v e -mailu zablokoval. Neuvádějte žádné podrobnosti, které by mohly zmást lidské zdroje týkající se vašeho problému. Složité detaily můžete řešit osobně.
Krok 5. Přesně popište problém
Vysvětlete přesnou povahu vašeho problému. Zadejte časovou osu, kdy problém začal nebo začne. Ujasněte si, zda se domníváte, že se jedná o právní problém, nebo o problém, který si společnost může vyřešit sama.
Pokud kontaktujete lidské zdroje a zeptáte se na pracovní příležitosti, nebudete tím představovat problém. Raději se představte a vysvětlete svůj předchozí kontakt se společností. Mějte jasno v tom, jaké akce očekáváte nebo které chcete, aby zástupce provedl
Krok 6. Všimněte si, zda máte dokumentaci svého problému
Lidské zdroje budou chtít hned vědět, jak řešit právní nebo politické problémy. Vaše dokumentace může ovlivnit jejich reakci, protože pomůže vyjasnit závažnost problému a právní důsledky, kterým může konkrétní zaměstnanec čelit. Upozorněte svého zástupce na jakýkoli „důkaz“, který máte k dispozici, a nabídněte mu, že jej přinesete na osobní schůzku.
- Pokud je to možné, budete chtít důkaz o jakýchkoli právních problémech, které by mohly představovat lidské zdroje. Většina oddělení lidských zdrojů se bohužel pokusí chránit společnost, pokud to bude možné.
- Pokud zažíváte obtěžování nebo diskriminaci, zaznamenejte si data incidentů a uložte veškerou písemnou korespondenci, která obsahuje usvědčující jazyk.
- Uchovejte si elektronické i papírové kopie veškeré dokumentace, kterou poskytnete lidským zdrojům. Měli byste si ponechat originál a poskytnout lidské zdroje kopie.
Krok 7. Vysvětlete, co jste pro vyřešení problému udělali
Možná jste se již pokusili problém vyřešit, než jste kontaktovali lidské zdroje. Možná jste měli rozhovor se svým šéfem nebo spolupracovníkem, nebo jste jim dokonce oznámili, že budete kontaktovat lidské zdroje. Zástupce ocení, že bude mít tyto informace, protože jim to pomůže pochopit, kdo už o problému ví.
V případě problémů se změnou osobních okolností může tato komunikace působit méně formálně. Pokud například odcházíte na mateřskou nebo otcovskou dovolenou, pravděpodobně jste již informovali svého šéfa o svém stavu a jednoduše sledujete lidské zdroje
Krok 8. Požádejte o osobní schůzku
Setkání, na kterém sedíte tváří v tvář svému zástupci, vám pomůže problém podrobně probrat. To poskytne zástupci příležitost klást jakékoli doplňující nebo objasňující otázky. Váš e -mail je ideálním místem pro zahájení plánování kritické schůzky. Informujte je o blocích ve svém plánu a požádejte je, aby podle toho plánovali.
Krok 9. Ujistěte se, že jsou zahrnuty vaše kontaktní údaje
Lidské zdroje vás mohou chtít kontaktovat telefonicky, proto ve spodní části e -mailu uveďte několik způsobů kontaktu. Po odhlášení z korespondence mohou tyto informace jít přímo pod vaše jméno. Znovu zkontrolujte správnost zadaných telefonních čísel a e -mailů.
Krok 10. Upravte svůj e -mail na překlepy, pravopisné a gramatické chyby
Většina e-mailových služeb má službu kontroly pravopisu. Dále si přečtěte svůj e -mail, abyste zachytili gramatické chyby, chybějící slova a problémy srozumitelnosti.
Metoda 2 ze 3: Sledování odeslaného e -mailu
Krok 1. Poděkujte lidským zdrojům za jakoukoli odpověď, kterou pošlou
Nejprve děkuji zástupci, že si udělal čas na prozkoumání vašeho případu, protože to ve vaší konverzaci okamžitě nastaví tón zdvořilosti. Nezapomeňte rychle odpovědět na jakoukoli odpověď, kterou lidské zdroje odesílají. To bude znamenat, že vás problém nadále znepokojuje, a mělo by také sdělit vaši touhu ho řešit dříve než později.
Krok 2. Uspořádejte všechny potřebné materiály pro osobní schůzku
Připravte se na schůzku vytvořením speciální složky souborů obsahující všechny dokumenty, které plánujete přinést. Pokud máte otázku ohledně zásad, přineste si příručku pro zaměstnance se záložkou konkrétních zásad. To pomůže hladkému průběhu schůzky, jakmile dorazíte.
Krok 3. Zvažte najímání právního poradce, pokud vyvoláváte právní problémy
Pokud se obáváte ochrany před jakýmkoli jednáním, které může společnost vůči vám podniknout, promluvte si s právníkem. Mohou vám poskytnout informace o vašich právech a můžete se rozhodnout je přivést na osobní schůzky. Pokud se rozhodnete jít touto cestou, možná budete chtít informovat lidské zdroje o svých plánech zaměstnat právníka.
Ujistěte se, že jste si vědomi nákladů spojených s přijetím právníka. Většina bude nákladná, takže budete muset tyto rozpočtové problémy zvážit s potřebou právní ochrany
Krok 4. E -mail podruhé, pokud jste čekali týden bez odpovědi
Týden je obecně považován za přiměřenou dobu čekání před odesláním následného e-mailu. Pokud se potýkáte s obzvláště naléhavým problémem, můžete poslat pokračování po 24 hodinách. Spíše než se obávat, že svého zástupce otravujete, mějte na paměti, že mají mnoho povinností. Možná budou potřebovat připomenutí, že jste jedním z nich.
Metoda 3 ze 3: Rozhodnutí, zda kontaktovat HR
Krok 1. Vyřešte problém sami, pokud můžete
Pokud máte jednoduchý a neprávní problém, který nesouvisí se zásadami společnosti, můžete jej vyřešit sami. Pokud je to možné, prodiskutujte problém se svým šéfem nebo spolupracovníky, abyste s nimi problém vyřešili. Lidské zdroje ocení znalost všech kroků, které jste podnikli, abyste našli řešení, než k nim přijdete.
Pokud máte například pocit, že vás šéf plánuje na příliš mnoho víkendů, promluvte si nejprve se svým šéfem. Také nechcete jít do lidských zdrojů s nekritickou stížností typu „Nelíbí se mi moje kancelářské prostory“
Krok 2. Prohlédněte si příručku svého zaměstnance a zkontrolujte zásady vaší společnosti
Můžete mít pocit, že dochází k porušení zásad společnosti. Než se obrátíte na lidské zdroje, přečtěte si znovu konkrétní zásady týkající se vašeho problému. Tyto příklady budete chtít citovat v jakýchkoli diskusích s lidskými zdroji.
Pokud máte například obavy, že během pracovní doby nedostáváte dostatek přestávek, zkontrolujte písemná pravidla o přestávkách. Je možné, že vaše společnost má pouze neformální, nikoli kodifikované zásady prolomení, což znamená, že lidské zdroje vám v oficiální funkci nemohou příliš pomoci
Krok 3. Pokud vás v práci obtěžují, okamžitě kontaktujte lidské zdroje
Neváhejte nás kontaktovat, pokud v práci zažíváte jakýkoli druh verbálního, fyzického nebo sexuálního obtěžování z jakéhokoli zdroje. Před tímto druhem chování jste právně chráněni a lidské zdroje jsou povinny vám pomoci a chránit vás.
Neočekávejte však, že lidské zdroje mohou o těchto problémech vést konverzace mimo záznam. Jakmile to nahlásíte, jsou povinni jednat
Krok 4. Kontaktujte své lidské zdroje, pokud se mění vaše osobní okolnosti
Lidské zdroje vám mohou pomoci naplánovat jakékoli nadcházející změny ve vaší pracovní situaci, například pokud se chystáte na mateřskou dovolenou. Budou schopni zajistit, abyste získali všechny své výhody a pokrytí. Mohou také kontaktovat lidi ve společnosti, kteří potřebují být informováni o vašich měnících se okolnostech.
Krok 5. Pokud potřebujete vládní ochranu, obraťte se na lidské zdroje
V práci mohou nastat určité situace, které vás opravňují k ochraně nebo odškodnění od vlády. Pokud jste například při práci zraněni, lidské zdroje vám mohou pomoci koordinovat krytí vašich zdravotních nákladů.
To bude pravděpodobně vyžadovat, abyste vyplnili papírování s lidskými zdroji, takže buďte připraveni na tento proces
Krok 6. Pokud chcete přístup k pracovnímu školení, obraťte se na lidské zdroje
Mohou existovat školení nebo mentorské programy, které by vám umožnily postupovat ve vaší společnosti. Lidské zdroje vám mohou poskytnout veškeré potřebné informace o těchto možnostech a případně koordinovat váš vstup do těchto programů. Mohla by to být skvělá příležitost posunout vaši kariéru na další úroveň.
Krok 7. Požádejte lidské zdroje o pomoc s nezbytným ubytováním
Lidské zdroje vám také mohou pomoci řešit jakékoli individuální potřeby, které můžete mít v práci. Vaše pracovní prostředí by mělo zahrnovat zdroje, které vám umožní využívat stejné příležitosti k úspěchu jako kterýkoli jiný zaměstnanec.
Pokud máte pocit, že například neexistují vhodné handicapované zdroje, lidské zdroje tento problém vyřeší. Oddělení s vámi může spolupracovat také na zajištění vyhrazeného místa pro kojící matky
Krok 8. Pokud hledáte práci, obraťte se na lidské zdroje
Občas vám kontaktování zástupce lidských zdrojů v konkrétní společnosti umožní získat informace o aktuálních volných pracovních místech nebo příležitostech pro neformální „informační“pohovory se současnými zaměstnanci. Můžete také kontaktovat lidské zdroje a poděkovat vám za nedávný rozhovor, který jste s jejich společností absolvovali.
Pokud neobdržíte odpověď do týdne, můžete poslat jeden doplňující e-mail. Poté budete muset tuto společnost nechat jít
Krok 9. Vyhněte se kontaktu s lidskými zdroji s osobní stížností
Pamatujte, že lidské zdroje fungují nejprve pro společnost, takže to nejsou lidé, ke kterým byste měli jít, pokud se chcete jen provětrat. I když byste se rozhodně neměli vyhýbat hlášení jakýchkoli situací, ve kterých se cítíte nepříjemně nebo diskriminovaně, dávejte pozor na rozlišení mezi problémy, které mohou být jednoduše otravné nebo malicherné, a vážnějšími právními problémy.
