Může se zdát těžké uzavřít důležitý obchodní e -mail. Existuje tolik způsobů, jak dokončit svou zprávu! Nakonec způsob, jakým zavřete svůj e -mail, bude záviset na několika různých faktorech. Mohou to zahrnovat například to, jak dobře znáte osobu, které píšete, účel e -mailu a to, zda je váš e -mail součástí řetězce. S ohledem na tyto faktory vytvořte vhodnou závěrečnou větu. Poté vyberte správné odhlášení a rozhodněte, co do podpisu vložíte.
Kroky
Část 1 ze 3: Psaní závěrečných poznámek
Krok 1. Připomeňte příjemci účel vašeho e -mailu
Existuje mnoho důvodů pro napsání e -mailu v obchodním prostředí. Přesné určení primárního účelu e -mailu vám pomůže určit nejlepší způsob, jak jej zabalit.
- Pokud například zadáváte žádost, ukončete to slovy „Děkuji za váš čas“nebo „Děkuji za pozornost.“
- Pokud odpovídáte na žádost o informace nebo pomoc, můžete skončit slovy „Doufám, že to pomůže!“nebo „Dejte mi vědět, jestli existuje nějaký jiný způsob, jak bych vám mohl pomoci.“
- Pokud si nastavujete osobní schůzku, můžete skončit slovy: „Uvidíme se příští týden!“
Krok 2. Použijte vhodný tón pro své publikum
Zamyslete se nad tím, jak dobře znáte osobu, se kterou píšete, jaký s ní máte vztah a čeho se snažíte dosáhnout. E-mail vedoucímu vyšší úrovně nebo důležitému novému klientovi by měl být pravděpodobně formálnější než e-mail známému spolupracovníkovi.
- Pokud například nastavujete schůzku s klientem, může být dobré závěrečné prohlášení něco jako: „Těším se na naši schůzku 24. dne. Pokud máte nějaké dotazy, kontaktujte mě na 555-555-5555. “
- Na druhou stranu, pokud si domlouváte přátelské setkání se spolupracovníkem, kterého dobře znáte, může být naprosto v pořádku skončit něčím jako: „To zní dobře! Uvidíme se zítra!:)”
Krok 3. Neuvádějte závěrečné prohlášení, pokud je váš e -mail součástí řetězce
Pokud se jedná o váš první e -mail o aktuálním tématu nebo se jedná o obzvláště důležitý e -mail, pak je pravděpodobně vhodné přidat závěrečné poděkování nebo „výzvu k akci“. Stručnost je však v obchodních e -mailech důležitá. Pokud je váš e -mail součástí dlouhého řetězce, možná nebudete muset uvádět nic nad rámec nejdůležitějších informací.
Pokud například ukončujete dlouhou konverzaci prostřednictvím e -mailu se svým šéfem o úkolu, možná nebudete muset říkat mnohem víc než: „Dobře. Nechám to udělat do konce dne v pátek. –M. “
Část 2 ze 3: Volba odhlášení
Krok 1. Vyberte odhlášení, které odpovídá tónu vašeho e-mailu
Pokud je váš e -mail formální, přihlaste se jako „S pozdravem“nebo (pro ještě formálnější dotek) „S pozdravem“. U méně formálních e -mailů vám může stačit něco jako „Postarejte se“nebo „Na zdraví“.
Pokud jste obdrželi předchozí e-maily od osoby, se kterou píšete, můžete se podívat na její odhlášení a přizpůsobit svůj tón jejímu. Pokud mají například tendenci podepisovat něco jako „Vřelé pozdravy“, měli byste se odhlásit s podobnou úrovní formality
Krok 2. Použijte odhlášení, které odpovídá vašemu účelu
Stejně jako závěrečná věta může odhlášení také odrážet účel vašeho e-mailu. Pokud například zadáváte jednoduchou žádost nebo stručně vyjadřujete vděčnost za něco, můžete použít odhlášení jako „Mnohokrát děkuji“nebo „Díky moc“, za kterým následuje váš podpis.
Krok 3. Vyvarujte se všeho příliš láskyplného
Pokud neznáte osobu, se kterou píšete, velmi dobře, vyhněte se všemu příliš slangovému, neformálnímu nebo láskyplnému. Obecně by v obchodních e -mailech neměly být používány věci jako „Láska“, „XOXO“nebo „Objetí“.
Krok 4. Přeskočte odhlášení ve stručných nebo řetězových e-mailech
Pokud je váš e-mail součástí dlouhého řetězce nebo se pokoušíte něco velmi krátce a rychle sdělit spolupracovníkovi, nemusí být vůbec nutné zahrnout odhlášení.
Pokud se necítíte pohodlně přeskočit odhlášení úplně, stačí jednoduché odhlášení jako –Bernice nebo –B. by mělo být v pořádku pro krátké neformální e -maily
Část 3 ze 3: Podpis vašeho e -mailu
Krok 1. Zahrňte své základní identifikační údaje
Kolik informací zahrnete do svého podpisu, bude záviset na tom, jak dobře znáte svého zpravodaje a jak často s ním komunikujete.
- První e-mail by pravděpodobně měl obsahovat alespoň vaše úplné jméno, pracovní zařazení, místo výkonu práce a telefonní číslo.
- Při komunikaci se spolupracovníkem nebo někým, komu často píšete e-maily, pravděpodobně stačí podepsat se svým křestním jménem nebo iniciálou.
Krok 2. Udržujte svůj podpis stručný
Obecně je nejlepší nezaplnit obchodní e -mail spoustou dalšího textu a obrázků. Do podpisu e -mailu nepřidávejte nic nepotřebného, například citáty, honosnou grafiku nebo spoustu odkazů.
Krok 3. Nastavte automatický podpis
Pokud se vám nechce psát své pracovní místo a kontaktní informace při každém odeslání důležitého e -mailu, můžete si vytvořit podpis, který váš e -mailový klient může automaticky přidat do vašich zpráv.
Některé programy, jako je Outlook, vám umožňují vytvářet více podpisů, takže si můžete vybrat ten, který je pro daný e -mail nejvhodnější
Tipy
-
Váš podpis by měl vypadat nějak takto:
- S pozdravem,
- Jane Doe, analytička trhu
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Ve většině e -mailových klientů, jako je Outlook atd., Je velmi snadné nastavit podpis, který se automaticky připojí ke každému e -mailu.
Varování
- Pokud je to možné, nechte jinou osobu, aby zkontrolovala vaši práci. Řádnou korekturu nelze nahradit.
- Před odesláním všechna písmena upravte a zkontrolujte, tj. Přečtěte si správnou gramatiku a pravopis a odstraňte typografické chyby. Změňte nejednoznačný jazyk, např. Slova a fráze, které jsou nejasné nebo mají dvojí význam.
- Použití kontroly pravopisu není neomylné, protože software často vloží správně napsané slovo, ale ne správné slovo pro kontext. Když se „bankroll“změní na „prázdný list“, skutečně se změní význam věty. Musíte se také spolehnout na své vlastní znalosti jemnosti gramatiky, protože návrhy softwaru nejsou vždy správné.
