Předměty e -mailu jsou často to, co čtenáři používají k rozhodnutí, zda váš e -mail otevřít. Tyto prostory je třeba vyplnit krátkým, přesným a detailně orientovaným jazykem, aby příjemce nemohl váš e-mail smazat, aniž by si ho dokonce přečetl. Pokud přesně uvedete, proč by měl váš čtenář chtít vidět, co chcete říci, pomocí podrobností v řádcích předmětu, měli byste si užít rychlejší a častější odpovědi na vaše e -maily.
Kroky
Část 1 ze 3: Formátování řádků předmětu
Krok 1. Nenechávejte řádek předmětu prázdný
Pokud se rozhodnete nezahrnout předmět, nevyužíváte příležitosti, kterou nabízí, abyste do něj mohli vložit čtenáře. Pokud budete mít prázdný řádek předmětu, budete také vypadat líně. A co je nejdůležitější, určitě ve vás čtenář nebude mít pocit, že potřebuje rychle otevřít nebo odpovědět na váš e -mail.
Krok 2. Před napsáním e -mailu napište předmět
Předmět se může zdát jako dodatečná myšlenka, která není tak důležitá jako skutečný obsah vašeho e -mailu. Protože je to první věc, kterou váš čtenář uvidí, je stejně důležitá - ne -li víc! - jako to, co je uvnitř. Abyste svému předmětu věnovali dostatek času a pozornosti, napište jej, než napíšete cokoli jiného.
Krok 3. Abyste předešli nedbalosti, dodržujte standardní pravidla pro velká písmena
Pokud neposíláte rychlou poznámku někomu, koho dobře znáte, měli byste se svými e -maily zacházet jako s formální komunikací. Řádky s velkými písmeny pište velkými písmeny stejně, jako byste psali velkými písmeny názvy svých prezentací.
Pamatujte si několik základních pravidel, která vám pomohou správně vydělávat velké písmena. Například vždy používejte velká a malá písmena první a poslední slova v předmětech. Také byste měli vždy používat velká písmena (hora, prezentace, budova), zájmena (on, ona, oni), slovesa (přejít, změnit), příslovce (rychle, pomalu) a přídavná jména (nedbalá, výborná). Neměli byste psát velká písmena v článcích (a, an, the), předložkách (in, out) nebo koordinačních spojkách (and, but)
Krok 4. Vyvarujte se zacházení s vašimi tématy jako s celými větami
Řádky předmětu by měly být gramaticky správné, ale považujte je za nadpisy, nikoli za věty, které vždy vyžadují interpunkci. Řádky vašeho předmětu nemusí být zakončeny tečkou, otazníkem nebo vykřičníkem.
- Uvědomte si, že některé filtry nevyžádané pošty automaticky posouvají e -maily s přerušovanými řádky předmětu do filtru nevyžádané pošty.
- Příležitostně můžete chtít použít otazník, abyste upoutali pozornost čtenáře. Tuto strategii příliš nepoužívejte.
- Spojte více frází v řádcích předmětu pomlčkami. Například předmět: „Plánovaná schůzka na úterý - je vyžadována vaše účast“, obsahuje dvě odlišné fráze spojené pomlčkou.
Krok 5. Předměty mějte pod přibližně 50 znaky
Předměty by měly být co nejkratší. Někdy to může vyžadovat, abyste vynechali některé detaily ve prospěch ostatních. Je nejdůležitější, aby váš čtenář věděl, co musí udělat, jakmile si přečte váš předmět.
Je možné, že vždy nebude možné ponechat řádky předmětu na úrovni 50 znaků nebo méně. Někdy se stane, že přejdete deset nebo více postav. Pokud však začnete střílet podle pravidla 50 znaků, automaticky začnete psát kratší řádky předmětu
Krok 6. Umístěte důležitá slova na první místo, abyste upoutali pozornost čtenáře
Tato slova se budou lišit v závislosti na účelu vašeho e -mailu. V některých e -mailech může být na prvním místě vaše jméno a titul, zatímco u ostatních může být vyžadována akce, kterou požadujete vy nebo čtenář. Zamyslete se nad tím, co čtenáři pravděpodobně otevře váš e -mail, a slova, která tomuto tématu odpovídají, vložte na začátek předmětu.
Obecně byste měli začít předmět předmětu slovem, které naznačuje, proč kontaktujete svého čtenáře. Pokud jste například nedávno změnili kancelářské předpisy, napište: „Změněné předpisy společnosti - Vyžaduje se vaše kontrola dnes.“
Krok 7. Vyberte konkrétní podstatná jména a slovesa pro sdělení účelu e -mailu
Do předmětu nezahrnujte vágní nebo nejasná podstatná jména a slovesa. Místo toho použijte slova, která konkrétně označují přesně to, co od čtenáře očekáváte. Tím se zkrátí délka vašeho předmětu a zároveň se v předmětu objeví potřebné informace.
Místo: „Kontaktujte vás za účelem zjištění nových informací“, napište: „Revidovaná pravidla HR - Vyžaduje schválení do středy.“Ve druhé verzi předmětu jste přesně objasnili, co jsou to „nové informace“a proč kontaktujete čtenáře. Opravili jste veškeré nejasnosti ohledně toho, zda si příjemce musí e -mail přečíst a co musí udělat, jakmile jej otevře
Část 2 ze 3: Poskytování podrobností ve vašich předmětových řádcích
Krok 1. Zadejte účel svého e -mailu
Řekněte čtenáři, proč ho kontaktujete. Buďte co nejkonkrétnější. To pomůže čtenáři hned vědět, zda by měl vaši zprávu otevřít.
- Předmět s žádostí o doporučující dopis nebo odkaz by mohl vypadat takto: „Žádost o referenci pro Tamaru G. do pátku 6. 2.“
- Pokud svému čtenáři nabízíte výhodu, zkuste něco jako: „Vyměňte olej u Jimovy 50% slevy pouze tento týden.“
Krok 2. Napište, jakou akci má váš čtenář provést
Jakmile uvidí váš e -mail, váš čtenář bude chtít vědět, co musí udělat. Mít tyto znalosti okamžitě připraví vašeho čtenáře k hledání dalších podrobností v obsahu vaší poznámky.
Místo toho, abyste psali „Natahování se o laskavost“, zadejte předmět: „Příští týden budete potřebovat pomoc při psaní návrhu projektu.“To čtenáři umožní nejen vědět, že žádáte o pomoc, ale také přesně vysvětlí, v co doufáte, že pro vás čtenář udělá
Krok 3. Zadejte termín, aby čtenář věděl, kdy má odpovědět
Pokud čtenáři nedáte vědět, kdy ho potřebujete provést, nebo odpovíte, může váš e -mail otevřít až zítra, příští týden nebo dokonce příští měsíc. Není to proto, že vám váš čtenář nechce pomoci. Většina lidí dostává desítky nebo dokonce stovky e -mailů denně, takže e -maily bez jasných termínů se ve stádě snadno ztratí.
Pokud je váš e -mail obzvláště důležitý a vyžaduje okamžitou odpověď, můžete použít slova „Naléhavé“, „Kritické“nebo „Je nutná okamžitá odpověď“, aby čtenář věděl, že by této poznámce měl věnovat zvláštní pozornost
Krok 4. Uveďte, kdo jste, pokud vás čtenář ještě nezná
Někdy pošlete e -mail lidem, se kterými jste se ještě nikdy nesetkali. V těchto případech může být pro vás důležité poskytnout čtenáři název, společnost nebo jméno, aby měli důvod otevřít vaši poznámku. Jinak se můžete zdát, že jste jen náhodná osoba, jejíž e -mail může jít rovnou do koše!
Možná jste student, který se spojí s místním politikem kvůli školnímu projektu. Napište: „Středoškolský pohovor žádající o projekt, termín 6/24.“
Krok 5. Zmiňte se o setkání se čtenářem, pokud jste nedávno známí
Možná se s touto osobou stýkáte, protože jste se právě potkali a doufáte, že si s ní vytvoříte bližší vztah. Zapište si jejich paměť do předmětu, aby si pamatovali, že se s vámi setkali. Pokud si vzpomenou na vaše předchozí setkání, s větší pravděpodobností zahájí následnou akci.
Možná jste měli krátkou diskusi na konferenci nebo večeři o některých svých společných zájmech. Uveďte předmět: „Navazující na náš chat v Kongresu spisovatelů, 30. 4.“
Krok 6. Pojmenujte svůj vzájemný kontakt, pokud vás čtenář seznámí
Pokud vás někdo jiný kontaktuje s vaším příjemcem, je důležité, abyste tuto skutečnost objasnili. Váš čtenář bude mnohem pravděpodobněji otevírat e -maily s předmětem, který obsahuje jméno někoho známého, spíše než anonymní osoba, kterou nikdy nepotkal. Váš čtenář se také může rozhodnout kontaktovat váš vzájemný kontakt a potvrdit úvod.
Napište například: „Dr. Smithův student @ Hopkins, žádá o setkání příští měsíc. “
Část 3 ze 3: Zefektivnění a korektura vašich předmětových linií
Krok 1. Použijte jednoduchý jazyk, abyste předešli nejasnostem
Nechcete, aby váš čtenář měl problém porozumět vašemu předmětu. Nepoužívejte příliš dlouhá slova a složitou slovní zásobu. Předstírejte, že posíláte svůj e -mail středoškolákovi, a zeptejte se sami sebe, zda rozumí každému slovu v předmětu.
Vyhněte se používání obskurní slovní zásoby, když postačí jednodušší slovo. Vyberte „Nová pravidla Office - rychle zkontrolujte a odpovězte“místo „Nová pravidla Office - zkontrolujte a odpovídejte s chutí“. „Rychle“a „s ochotou“znamená totéž, ale první možnost je méně náročná a matoucí
Krok 2. Pomocí symbolů a zkratek zkraťte řádky předmětu
Mnoho slov lze zkrátit, aniž by čtenář zůstal zmatený. Používejte pouze běžné zkratky a symboly a přečtěte si předmět, abyste zajistili, že nedojde k záměně ohledně účelu vašeho e -mailu.
Dny v týdnu lze například zkrátit. „@“Je společný symbol pro „at“. Můžete také použít „RE:“ve smyslu „o“. „EOM“může být použito pro „konec zprávy“a „EOD“může znamenat „konec dne“
Krok 3. Zkontrolujte pravopisné a gramatické chyby
Jako každá jiná část vašeho e -mailu musí být ve vašem předmětu bez chyb. To zajistí, že nebudete vypadat neprofesionálně nebo líně hned po netopýru, než bude mít čtenář vůbec šanci otevřít vaši poznámku.
- Kontrola pravopisu e-mailem nemusí pokrývat řádky předmětu, proto buďte obzvláště opatrní s pravopisnými chybami. Pokud máte obavy, zkopírujte a vložte řádek předmětu do dokumentu aplikace Word nebo Google a spusťte tam kontrolu pravopisu.
- Váš předmět nemusí být úplná věta. Vyhněte se však běžným gramatickým chybám, jako je zaměňování výrazů „oni jsou“, „jejich“a „tam“nebo „vy“a „váš“.
Krok 4. Přečtěte si nahlas řádky předmětu, abyste zkontrolovali jasnost
Nejlepší způsob, jak zajistit, aby byly vaše náměty jednoduché, stručné a správně napsané, je přečíst si je nahlas. Když uslyšíte svá slova, dopustíte se chyb, kterých byste se nedopustili, kdybyste je právě zkontrolovali na obrazovce.
Pokud jste na veřejném místě, přečtěte si slova tiše pod dechem
Varování
- Nepište běžné řádky předmětu e -mailu s vykřičníky !!! nebo všechny CAPS. Ztratíte důvěryhodnost.
- Nikdy nezačněte větu v předmětu, kterou dokončíte v obsahu svého e -mailu. Například byste nechtěli do předmětu napsat „Žádáme vás o laskavost, kterou bych chtěl, abyste…“, a poté otevřete e -mail s textem: „udělejte do pátku“.
