Naučit se používat hromadnou korespondenci v aplikaci Microsoft Word může být skličující úkol, pokud se pokoušíte použít nápovědu Microsoft. Načrtneme mnohem lineárnější proces - vytvoření adresního souboru v Excelu, sloučení ve Wordu a přidání záměrů a jemnějších detailů. Tento jednoduchý proces vám může ušetřit hodiny fušování se štítky, což vám zajistí, že se nebudete později uchýlit k jejich ručnímu psaní!
Poznámka: Toto je pro Office 2003; pokyny pro jiné verze se mohou lišit.
Kroky
Krok 1. Vytvořte soubor adres v aplikaci Microsoft Excel vložením jmen a adres následujícím způsobem:
Krok 2. Řádek 1 by měl mít nadpisy, než začnete přidávat adresy od řádku 2 dále
- Umístěte křestní jména do sloupce A.
- Umístěte příjmení do sloupce B.
- Umístěte adresy do sloupce C.
- Umístěte města do sloupce D.
- Umístěte kraj do sloupce E.
- Poštovní směrovací čísla vložte do sloupce F.
- Uložte soubor. Zapamatujte si umístění a název souboru.
- Zavřete Excel.
Krok 3. Otevřete Word a přejděte na „Nástroje/Písmena“a „Poštovní/hromadná korespondence“
Pokud podokno úloh není otevřeno na pravé straně obrazovky, přejděte do podokna Zobrazit/Úkol a klikněte na něj. Mělo by se zobrazit podokno úloh
Krok 4. Vyplňte přepínač Štítky v podokně úloh
Krok 5. Klikněte na Možnosti štítku a ze seznamu vyberte štítek, který používáte
Jakmile jste vybrali, klikněte na OK.
Krok 6. Klikněte na Další:
„Vyberte příjemce“.
Krok 7. Klikněte na „Procházet“a vyhledejte soubor, který jste právě uložili do aplikace Excel a uložili do složky Moje dokumenty
Otevřete tento soubor a otevře se dialogové okno. Ve výchozím nastavení by měli být vybráni všichni příjemci. Pokud ne, udělejte to a klikněte na OK.
Krok 8. Klikněte na Další:
„Uspořádejte si štítky“.
Krok 9. Klikněte na „Další položky
.. Ponechte vybraná pole databáze (vpravo nahoře) a klikněte na pole, která chcete vložit. Klikněte na ně v pořadí, v jakém se objeví na štítku. Obvykle se jedná o jméno, příjmení, adresu, město, kraj, poštovní Ignorujte skutečnost, že všechny končí na jediném řádku. Až budete s výběrem hotovi, můžete na štítek přidat mezery a návraty na místo, kde je chcete. Po vložení všech polí klikněte na OK. Pokud zapomenete jedno místo kurzor, kam chcete, aby šel (pole napravo od kurzoru pravděpodobně zešedne-to je v pořádku), poté znovu klikněte na „Další položky…“a vyberte pole, které chcete přidat. V okně jednou klikněte na ZAVŘÍT dokončili jste vkládání všech požadovaných polí.
Krok 10. Přidejte mezery a konce řádků, aby štítek vypadal správně
Ignorujte to, když pole za umístěním jednoho z nich zešedne, místo nahrazení pole bude přidáno místo.
Krok 11. Posuneme celou adresu mírně doprava tím, že jednou „zvětšíme odsazení“
To závisí na velikosti štítku, který používáte, ale vypadá lépe!
Pokud je vše tam, kde chcete, klikněte na Aktualizovat všechny štítky. Měli byste vidět pole zkopírovaná na všechny štítky
Krok 12. Klikněte na Další:
„Náhled vašich štítků“.
Krok 13. Pokud jste spokojeni, klikněte na Další:
„Dokončit sloučení“. Na této obrazovce můžete upravovat jednotlivé štítky nebo tisknout. stojí za to kliknout na UPRAVIT JEDNOTLIVÉ ŠTÍTKY a kliknout na VŠE a OK, i když jste s tím spokojeni, abyste měli přístup ke všem stránkám štítků.
Než něco uděláte, uložte soubor
Krok 14. K vytvoření štítků můžete také použít komerční online nástroje k hromadné korespondenci
Výhodou je, že jejich použití může být jednodušší a rychlejší.
