Tento wikiHow vás naučí, jak vytvořit tabulku adres v LibreOffice Calc pro použití v hromadné korespondenci LibreOffice Writer. Jakmile tabulku vytvoříte a uložíte ve správném formátu, budete ji muset připojit k Writeru, než začnete označovat pole v dokumentu. Naštěstí LibreOffice Writer přichází s nástrojem pro rychlé vytvoření databáze, díky kterému je tento proces hračkou.
Kroky
Část 1 ze 3: Vytvoření tabulky
Krok 1. Otevřete LibreOffice Calc
Naleznete ho v nabídce Start systému Windows nebo ve složce Aplikace na Macu. Calc je tabulkový procesor, který je velmi podobný Microsoft Excelu a Tabulkám Google.
Krok 2. Označte záhlaví sloupců
Budete chtít použít příslušné názvy záhlaví, jako je Jméno, Adresa, Stát a Zip atd. Tyto štítky by měly jít do samostatných buněk v prvním řádku tabulky.
- Může být užitečné označit každý sloupec nejmenším možným množstvím informací. Například místo jednoho sloupce s názvem Adresa můžete použít StreetAddress, State a Zip. Místo jednoho sloupce pro Jméno můžete použít křestní jméno a příjmení.
- Aktuální sloupce záhlaví by měly být přizpůsobeny vašim potřebám.
Krok 3. Vyplňte sloupce údaji, které chcete sloučit
Každý řádek by měl obsahovat data pro jeden kontakt. Po zadání prvního kontaktu do prvního dostupného řádku zadejte další kontakt do dalšího řádku atd.
Není nutné používat žádné speciální formátování nebo styly (například tučný tisk), protože data budou formátována vaším dokumentem hromadné korespondence
Krok 4. Uložte soubor ve formátu souboru ODF
Formát souboru ODF končí příponou souboru. ODS, což se může zdát trochu divné, ale je to správné. Uložení tabulky:
- Klikněte na Soubor nabídku vlevo nahoře a vyberte Uložit jako.
- Přejděte do složky, do které chcete soubor uložit. Toto místo si budete muset zapamatovat.
- Vybrat Tabulka ODF (*.ods) z rozevírací nabídky „Uložit jako typ“nebo „Formát“.
- Klikněte Uložit. V tuto chvíli můžete aplikaci Calc zavřít.
Část 2 ze 3: Připojení tabulky
Krok 1. Otevřete Libre Writer
Naleznete ho v nabídce Start systému Windows nebo ve složce Aplikace na Macu.
Zatím si nedělejte starosti s přípravou dopisu nebo dokumentu-adresy zatím připojujete pouze k Writeru
Krok 2. Otevřete Průvodce zdrojem dat adresy
Tento nástroj usnadňuje vytvoření databáze z tabulky. Udělat toto:
- Klikněte na Soubor nabídka vlevo nahoře.
- Klikněte Čarodějové v nabídce.
- Klikněte Zdroj dat adresy.
Krok 3. Vyberte „Jiný externí zdroj dat“a klikněte na Další
Je to poslední možnost.
Krok 4. Klikněte na tlačítko Nastavení
Zobrazí se okno "Vytvořit zdroj dat adresy".
Krok 5. Vyberte „Tabulka“a klikněte na Další
To říká aplikaci Writer, že pracujete s formátem tabulky.
Krok 6. Vyberte tabulku, kterou jste vytvořili, a klikněte na Další
Chcete -li to provést, klikněte na Procházet přejděte na tabulku obsahující adresy (končící příponou souboru. ODS) a poklepáním na tabulku ji vyberte.
Chcete -li ověřit, že jste vybrali tabulku, kterou lze použít, klikněte na Test připojení tlačítko v pravém dolním rohu. Měli byste vidět zprávu, že připojení bylo úspěšně navázáno. Pokud se zobrazí chyba, možná jste vybrali špatný soubor nebo jej uložili ve špatném formátu.
Krok 7. Klikněte na tlačítko Dokončit
Nyní, když jste připojili tabulku, můžete začít importovat data.
Krok 8. Pokračujte kliknutím na Další
Dělat ne klikněte na tlačítko „Přiřazení polí“, protože pro vaši tabulku to nebude fungovat.
Krok 9. Pojmenujte soubor databáze (. ODB)
Podívejte se na název souboru v poli „umístění“-soubor se standardně nazývá „Addresses.odb“. Toto jméno si můžete ponechat, pokud chcete, nebo jej změnit na něco jiného-nezapomeňte ponechat. ODB na konci názvu souboru.
- Pokud je zaškrtnuto políčko „Vložit definici tohoto adresáře do aktuálního dokumentu“, zrušte jeho zaškrtnutí.
- Pole „Název adresáře“je způsob, jakým se tento seznam adres zobrazí v jiných aplikacích LibreOffice. Pokud chcete, můžete to změnit.
Krok 10. Klikněte na Dokončit
Vaše tabulka je nyní připojena k LibreOffice Writer a připravena k použití ve vaší hromadné korespondenci.
Databáze zůstane k dispozici pro použití i v budoucích dopisech nebo dokumentech
Část 3 ze 3: Vytvoření dokumentu hromadné korespondence
Krok 1. Otevřete nový dokument v LibreOffice Writer
Pokud jste již vytvořili šablonu dopisu, listu se štítkem nebo šablony obálky, otevřete ji.
Krok 2. Otevřete panel Zdroje dat
Chcete -li to provést, klikněte na Pohled nabídku v horní části a poté vyberte Zdroje dat. Hodnoty tabulky s adresou uvidíte na panelu v horní části dokumentu. Panel tam zůstane, aby vám vše usnadnil.
Krok 3. Zformátujte dokument tak, jak chcete, aby vypadal
Pokud například píšete formulářový dopis, napište jej tak, jak byste chtěli.
Krok 4. Přetáhněte záhlaví sloupců dat na odpovídající místa
Záhlaví datových sloupců jsou šedé štítky nad adresními údaji v tomto horním panelu. Pokud například píšete dopis a chcete, aby začínal „Vážení (křestní jméno)“, zadejte slovo Vážení, přetáhněte Jméno do záhlaví sloupce, kde zadáte název a poté čárku.
Když přetáhnete záhlaví sloupce na požadované místo, zobrazí se s trojúhelníkovými závorkami na obou stranách (např.:)
Krok 5. Uložte dokument
Chcete -li se ujistit, že se vaší tvrdé práci nic nestane, klikněte na Soubor nabídku a vyberte Uložit jako. Soubor by měl být uložen s příponou. ODT, takže vyberte Textový dokument ODF (*.odt) z nabídky „Uložit jako typ“nebo „Formát“.
Krok 6. Vytiskněte dokument
Kroky, jak to provést, se liší v závislosti na tom, co tisknete.
- Pokud tisknete formulářový dopis, klikněte na Soubor nabídku a vyberte Tisk. Budete dotázáni, zda chcete vytisknout výběr dopisu Ano po vyzvání. Pokud nechcete tisknout písmena pro všechny lidi v seznamu adres, podržte Ctrl (PC) nebo Příkaz (Mac) při kliknutí na ty, které chcete vytisknout. Klikněte OKa poté vytiskněte podle potřeby.
- Pokud vytváříte štítky, přejděte na Soubor > Nový > Štítky, vyberte databázi, tabulku a pole. V dolní části vyberte typ papíru se štítky, na který tisknete (např. Avery A4), a další předvolby pro vytváření štítků a poté klikněte na Uložit. Odtud na Možnosti klepněte na kartu Synchronizovat obsah, a pak Nový dokument k vytvoření listu štítků. Poté můžete dokument vytisknout podle potřeby výběrem Soubor > Tisk.
