Microsoft Access je program pro vytváření databází, který umožňuje komukoli snadno udržovat a upravovat databázi. Je vhodný pro cokoli od malých projektů po velké podniky a je to velmi vizuální program. Díky tomu je skvělý pro zadávání dat, protože nemusíte pracovat s tabulkami a tabulkami.
Kroky
Část 1 ze 6: Vytvoření nové databáze
Krok 1. Klikněte na kartu Soubor a vyberte „Nový“
Databáze je to, co bude obsahovat všechna vaše data v různých formách. Můžete se rozhodnout vytvořit prázdnou databázi, prázdnou webovou databázi nebo si vybrat z různých šablon.
- Prázdná databáze je standardní databází Accessu a je vhodná pro místní použití. Vytvoření prázdné databáze také vytvoří jednu tabulku.
- Webové databáze jsou navrženy tak, aby byly kompatibilní s nástroji aplikace Access pro publikování na webu. Vytvoření prázdné databáze také vytvoří jednu tabulku.
- Šablony jsou předem připravené databáze navržené pro širokou škálu použití. Pokud nechcete trávit mnoho času sestavováním struktury databáze, vyberte si šablonu.
Krok 2. Pojmenujte svou databázi
Jakmile vyberete typ databáze, pojmenujte ji podle toho, k čemu slouží. To bude obzvláště užitečné, pokud budete pracovat s několika různými databázemi. Do pole „Název souboru“zadejte název vaší databáze. Nový soubor databáze vygenerujete zvolením „Vytvořit“.
Část 2 ze 6: Přidávání dat do databáze
Krok 1. Určete nejlepší strukturu pro svá data
Pokud vytváříte prázdnou databázi, budete chtít přemýšlet o nejlepším způsobu uspořádání dat a přidat příslušnou strukturu. Existuje několik způsobů, jak můžete formátovat data a pracovat s nimi v Accessu:
- Tabulky - Toto je hlavní způsob ukládání dat do vaší databáze. Tabulky lze porovnat s tabulkami v Excelu: data jsou uspořádána do řádků a sloupců. Z tohoto důvodu je import dat z aplikace Excel a dalších tabulkových procesorů poměrně přímočarý proces.
- Forms - Forms are the way that data is added to your database. Zatímco data můžete zadávat do databáze přímo do tabulek, používání formulářů umožňuje rychlejší a vizuálnější zadávání dat.
- Zprávy - Shrnují a zobrazují data ve vaší databázi. Zprávy slouží k analýze dat a vrácení odpovědí na konkrétní otázky, například o tom, jaký byl zisk, nebo o tom, kde se nacházejí zákazníci. Obvykle jsou určeny k tisku.
- Dotazy - takto načítáte a filtrujete svá data. Pomocí dotazů můžete zobrazit konkrétní položky z více tabulek. Pomocí dotazů můžete také vytvářet a aktualizovat data.
Krok 2. Vytvořte svou první tabulku
Pokud spouštíte prázdnou databázi, automaticky začnete s prázdnou tabulkou. Do této tabulky můžete začít zadávat data, a to buď ručně, nebo kopírováním a vkládáním z jiného zdroje.
- Každý kus dat by měl mít svůj vlastní sloupec (pole), zatímco každý záznam by měl být samostatný řádek. Například každý řádek bude zákazníkem, zatímco každé pole bude obsahovat jinou informaci o tomto zákazníkovi (jméno, příjmení, e -mailová adresa, telefonní číslo atd.).
- Popisky sloupců můžete přejmenovat, aby bylo snadné zjistit, jaké pole je co. Název změníte dvojitým kliknutím na záhlaví sloupce.
Krok 3. Importujte data z jiného zdroje
Pokud chcete importovat z podporovaného souboru nebo umístění, můžete nastavit Access tak, aby informace získal a přidal je do vaší databáze. To je užitečné pro získání dat z webového serveru nebo jiného sdíleného zdroje.
- Klikněte na kartu Externí data.
- Vyberte typ souboru, který importujete. V sekci „Import a propojení“uvidíte několik možností pro datové typy. Kliknutím na tlačítko Více zobrazíte další možnosti. ODBC je zkratka pro Open Database Connectivity a zahrnuje databáze jako SQL.
- Přejděte na umístění dat. Pokud je na serveru, budete muset zadat adresu serveru.
- V dalším okně vyberte „Zadejte, jak a kam chcete data ukládat do aktuální databáze“. Vyberte „OK“. Při importu dat postupujte podle následujících pokynů.
Krok 4. Přidejte další tabulku
Budete chtít uchovávat své různé záznamy v různých databázích. To pomůže zajistit bezproblémový provoz vašich databází. Můžete mít například tabulku se zákaznickými informacemi a další tabulku s informacemi o objednávce. Poté budete moci propojit informace o zákazníkovi s tabulkou s informacemi o objednávce.
V části Vytvořit na kartě Domů klikněte na tlačítko tabulky. Ve vaší databázi se objeví nová tabulka. Informace můžete zadávat stejným způsobem, jako jste to dělali pro první tabulku
Část 3 ze 6: Nastavení vztahů mezi tabulkami
Krok 1. Pochopte, jak klíče fungují
Každá tabulka bude mít jeden primární klíč, který je pro každý záznam jedinečný. Ve výchozím nastavení Access vytvoří sloupec ID, který se zvyšuje pro každou položku. Toto je nastaveno jako primární klíč. Tabulky mohou mít také cizí klíče. Toto jsou pole, která jsou propojena s jinou tabulkou v databázi. Propojená pole budou obsahovat stejná data.
- Například v tabulce Objednávky můžete mít pole ID zákazníka pro sledování toho, který zákazník si objednal jaký produkt. Pro toto pole můžete vytvořit vztah s polem ID v tabulce zákazníků.
- Použití vztahů pomáhá udržovat data konzistentní, efektivní a čitelná.
Krok 2. Klepněte na kartu Nástroje databáze
Klikněte na tlačítko Vztahy v sekci Vztahy. Otevře se nové okno s přehledem všech tabulek v databázi. Každé pole bude uvedeno pod názvem jeho tabulky.
Před vytvořením vztahu budete muset vytvořit pole pro cizí klíč. Pokud například chcete použít ID zákazníka v tabulce Objednávky, vytvořte v tabulce Objednávky pole s názvem Zákazník a ponechte jej prázdné. Ujistěte se, že je ve stejném formátu jako pole, které propojujete (v tomto případě čísla)
Krok 3. Přetáhněte pole, které chcete použít jako cizí klíč
Přetáhněte jej do pole, které jste vytvořili pro cizí klíč. V zobrazeném okně klikněte na Vytvořit a nastavte vztah pro pole. Mezi dvěma tabulkami se objeví čára spojující pole.
Při vytváření vztahu zaškrtněte políčko „Vynutit referenční integritu“. To znamená, že pokud se změní data v jednom poli, automaticky se aktualizuje druhé pole. Díky tomu budou vaše data přesná
Část 4 ze 6: Vytváření dotazů
Krok 1. Pochopte roli dotazů
Dotazy jsou akce, které vám umožní rychle zobrazit, přidat a upravit data ve vaší databázi. Existuje široká škála typů dotazů, od jednoduchých vyhledávání až po vytváření nových tabulek na základě stávajících dat. Dotazy jsou základními nástroji pro vytváření sestav.
Dotazy jsou rozděleny do dvou hlavních typů: Výběr a Akce. Vyberte dotazy a získejte data z tabulek a můžete provádět výpočty. Akční dotazy mohou přidávat, upravovat a mazat data z tabulek
Krok 2. Pomocí Průvodce dotazem vytvořte základní výběrový dotaz
Chcete -li vytvořit základní výběrový dotaz, proveďte kroky pomocí Průvodce dotazem. K Průvodci dotazem se dostanete na kartě Vytvořit. To vám umožní zobrazit konkrétní pole z tabulky.
Vytvoření výběrového dotazu s kritérii
Krok 1. Otevřete nástroj Query Design
Pomocí kritérií můžete zúžit výběr dotazu a zobrazit pouze informace, které potřebujete. Chcete -li začít, klikněte na kartu Vytvořit a vyberte Query Deign.
Krok 2. Vyberte si stůl
Otevře se pole Zobrazit tabulku. Poklepejte na tabulku, ve které chcete spustit dotaz, a potom klikněte na Zavřít.
Krok 3. Přidejte pole, která chcete načíst
Poklepejte na každé pole v tabulce, které chcete přidat do dotazu. Pole budou přidána do mřížky návrhu.
Krok 4. Přidejte svá kritéria
Můžete použít několik různých typů kritérií, například text nebo funkce. Pokud byste například chtěli v poli „Ceny“zobrazovat pouze ceny vyšší než 50 USD, zadali byste
=50
do kritérií. Pokud byste chtěli zobrazit pouze zákazníky z Velké Británie, zadali byste
Spojené království
do pole Kritéria.
Na dotaz můžete použít více kritérií
Krok 5. Kliknutím na Spustit zobrazíte výsledky
Tlačítko Spustit se nachází na kartě Návrh. Vaše výsledky dotazu se zobrazí v okně. Dotaz uložte stisknutím Ctrl + S.
Vytvoření výběrového dotazu s parametry
Krok 1. Otevřete nástroj Query Design
Parametrický dotaz vám umožní určit, co chcete načíst při každém spuštění dotazu. Pokud máte například databázi se zákazníky z různých měst, můžete spustit parametrický dotaz a zeptat se, pro které město chcete zobrazit výsledky.
Krok 2. Vytvořte výběrový dotaz a určete tabulky
Přidejte pole, která chcete načíst v dotazu, poklepáním na ně v přehledu tabulky.
Krok 3. Přidejte parametr do sekce Kritéria
Parametry jsou kolem parametru označeny „“. Text v závorkách se zobrazí ve výzvě, která se zobrazí při spuštění dotazu. Chcete -li například zadat výzvu pro město, klikněte na buňku Kritéria pro město a zadejte
[Které město?]
Parametry můžete ukončit pomocí „?“nebo „:“, ale ne s „!“nebo „.“
Krok 4. Vytvořte víceparametrový dotaz
K vytvoření vlastního rozsahu pro výsledky dotazů můžete použít více parametrů. Pokud je pole například pole Datum, můžete vrátit rozsah dat zadáním
Mezi [Zadejte datum zahájení:] A [Zadejte datum ukončení:]
. Při spuštění dotazu obdržíte dvě výzvy.
Vytvoření dotazu na vytvoření tabulky
Krok 1. Klikněte na kartu Vytvořit a vyberte Návrh dotazu
Pomocí dotazů můžete vytáhnout konkrétní data ze stávajících tabulek a vytvořit novou tabulku s těmito daty. To je zvláště užitečné, pokud chcete sdílet konkrétní části vaší databáze nebo vytvářet konkrétní formuláře pro podmnožiny vaší databáze. Nejprve budete muset vytvořit pravidelný výběrový dotaz.
Krok 2. Vyberte tabulky, ze kterých chcete získávat data
Poklepejte na tabulky, ze kterých chcete získat data. V případě potřeby můžete tahat z více stolů.
Krok 3. Vyberte pole, ze kterých chcete načíst data
V přehledu tabulky poklepejte na každé pole, které chcete přidat. Bude přidán do vaší mřížky dotazů.
Krok 4. Nastavte kritéria
Pokud chcete z pole zadat konkrétní data, použijte filtr k nastavení filtru v sekci kritérií. Další podrobnosti naleznete v části „Vytvoření výběrového dotazu s kritérii“výše.
Krok 5. Otestujte svůj dotaz, abyste se ujistili, že vrací požadované výsledky
Před vytvořením tabulky spusťte dotaz, abyste se ujistili, že načítá všechna správná data. Upravte kritéria a pole, dokud nezískáte všechna požadovaná data.
Krok 6. Uložte dotaz
Stisknutím Ctrl + S uložíte dotaz pro pozdější použití. Zobrazí se ve vašem navigačním rámečku na levé straně obrazovky. Kliknutím na dotaz jej vyberte znovu a poté klikněte na kartu Návrh.
Krok 7. Klikněte na tlačítko „Vytvořit tabulku“ve skupině Typ dotazu
Zobrazí se okno s dotazem na název vaší nové tabulky. Zadejte název tabulky a klikněte na OK.
Krok 8. Klikněte na tlačítko Spustit
Vaše nová tabulka bude vytvořena pomocí dotazu, který jste založili. Tabulka se objeví v navigačním rámečku vlevo.
Vytvoření připojovacího dotazu
Krok 1. Otevřete dříve vytvořený dotaz
Pomocí připojovacího dotazu můžete přidat data do tabulky, která již existuje z jiné tabulky. To je užitečné, pokud potřebujete přidat další data do tabulky, kterou jste vytvořili pomocí dotazu make table.
Krok 2. Klikněte na tlačítko Připojit na kartě Návrh
Tím se otevře dialogové okno Připojit. Vyberte tabulku, kterou chcete připojit.
Krok 3. Změňte kritéria svého dotazu tak, aby odpovídala tomu, co chcete přidat
Pokud jste například vytvořili tabulku s kritérii „2010“pro pole Rok, změňte ji na rok, který chcete přidat, například „2011“.
Krok 4. Nastavte, kam chcete data připojit
Ujistěte se, že jste nastavili správná pole pro každý sloupec, který připojujete. Například při použití výše uvedených změn by měla být data připojena k poli Rok na řádku Připojit k.
Krok 5. Spusťte dotaz
Klikněte na tlačítko Spustit na kartě Deign. Dotaz bude spuštěn a data budou přidána do tabulky. Tabulku můžete otevřít a ověřit, zda byla data přidána správně.
Část 5 ze 6: Vytváření a používání formulářů
Krok 1. Vyberte tabulku, pro kterou chcete vytvořit formulář
Formuláře vám umožňují snadno zobrazit data pro každé pole a také rychle přepínat mezi záznamy nebo vytvářet nové. Formuláře jsou nezbytné pro delší období zadávání dat, protože většina lidí s nimi pracuje mnohem snáz než s tabulkami.
Krok 2. Na kartě Vytvořit klikněte na tlačítko Formulář
Tím se automaticky vytvoří formulář na základě polí obsažených v tabulce. Access dělá docela dobrou práci při automatickém vytváření polí správné velikosti, ale můžete měnit velikost a přesouvat libovolné prvky ve formuláři, který chcete.
- Pokud nechcete, aby se ve formuláři zobrazovalo konkrétní pole, můžete na něj kliknout pravým tlačítkem a vybrat Odstranit.
- Pokud mají vaše tabulky relace, pod každým záznamem se zobrazí datový list, který zobrazuje připojená data. Připojená data můžete tímto způsobem upravovat mnohem snáze. Každý obchodní zástupce ve vaší databázi může mít například k záznamu připojenou databázi zákazníků.
Krok 3. Navigujte v novém formuláři
Tlačítka se šipkami ve spodní části se pohybují od záznamu k záznamu. Při přepínání mezi nimi budou pole vyplněna vašimi údaji o záznamu. Pomocí tlačítek na okrajích se můžete přesunout na první nebo poslední záznam.
Krok 4. Kliknutím na tlačítko datového listu použijete tabulku
Toto se nachází v levém horním rohu a umožní vám začít měnit hodnoty tabulky pomocí formuláře.
Krok 5. Proveďte změny v existujících záznamech
Můžete upravit text v libovolném poli každého záznamu a změnit data v tabulce. Změny se automaticky projeví v tabulce i ve všech připojených tabulkách.
Krok 6. Přidejte nové záznamy
Kliknutím na tlačítko „Přidat záznam“poblíž navigačních tlačítek vytvoříte nový záznam na konci seznamu. Poté můžete pomocí polí zadat data do prázdného záznamu v tabulce. Toto je mnohem jednodušší způsob, jak přidat nové informace, než prostřednictvím zobrazení tabulky.
Krok 7. Po dokončení formulář uložte
Nezapomeňte svůj formulář uložit stisknutím Ctrl + S, abyste k němu měli snadný přístup později. Zobrazí se ve vašem navigačním rámečku na levé straně obrazovky.
Část 6 ze 6: Vytvoření zprávy
Krok 1. Vyberte tabulku nebo dotaz
Zprávy vám umožňují rychle zobrazit souhrny vašich dat. Často se používají pro zprávy o příjmech a přepravě a lze je přizpůsobit téměř jakémukoli použití. Sestavy čerpají data z tabulek nebo dotazů, které jste vytvořili.
Krok 2. Klikněte na kartu Vytvořit
Vyberte typ zprávy, kterou chcete vytvořit. Při vytváření sestavy můžete postupovat několika různými způsoby. Access vám může vytvořit sestavu automaticky, nebo si můžete vytvořit vlastní.
- Zpráva-Tím se vytvoří automatická zpráva se všemi daty z vašeho zdroje. Nic nebude seskupeno, ale pro malé databáze to pravděpodobně postačuje k ukázání toho, co potřebujete.
- Prázdná zpráva - Tím se vytvoří prázdná zpráva, kterou můžete vyplnit svými údaji, jak uznáte za vhodné. Budete si moci vybrat z libovolného dostupného pole a vytvořit vlastní sestavu.
- Průvodce sestavou - Průvodce sestavou vás provede procesem vytváření sestavy, umožní vám vybrat a seskupit data a podle toho je naformátovat.
Krok 3. Nastavte zdroj pro prázdnou zprávu
Pokud jste vybrali vytvoření prázdné sestavy, budete pro ni muset vybrat zdroj. Nejprve klikněte na kartu Uspořádat a poté vyberte List vlastností. Alternativně můžete také stisknout alt="Obrázek" + Enter.
Klikněte na šipku dolů vedle pole Zdroj záznamu. Zobrazí se seznam vašich dostupných tabulek a dotazů. Vyberte jeden a bude přiřazen ke zprávě
Krok 4. Přidejte pole do sestavy
Jakmile budete mít zdroj, můžete z něj začít přidávat pole do sestavy. Klikněte na kartu Formát a poté na Přidat existující pole. Seznam polí se zobrazí v pravém rámečku.
- Klikněte a přetáhněte pole, která chcete přidat do rámečku návrhu. Záznam se objeví ve zprávě. Když přidáte další pole, budou automaticky zarovnána s existujícími poli.
- Velikost polí můžete změnit kliknutím na okraje a přetažením myší.
- Pole ze sestavy odstraníte kliknutím na záhlaví a stisknutím klávesy Odstranit.
Krok 5. Přidejte do své sestavy skupiny
Skupiny vám umožňují rychle analyzovat informace v sestavě, protože vám umožňují organizovat související informace. Můžete například chtít seskupit prodeje podle oblasti nebo prodejce. Skupiny vám to umožňují.
- Klikněte na kartu Návrh, klikněte na tlačítko Seskupit a třídit.
- Klikněte pravým tlačítkem na libovolnou část pole, které chcete přidat do skupiny. Z nabídky vyberte položku Group On.
- Pro skupinu bude vytvořeno záhlaví. Záhlaví můžete upravit tak, jak chcete skupinu označit.
Krok 6. Uložte a sdílejte svou zprávu
Jakmile je vaše zpráva dokončena, můžete ji uložit a poté sdílet nebo vytisknout jako jakýkoli dokument. Použijte to ke sdílení výkonu společnosti s investory, kontaktních informací na zaměstnance a mnoho dalšího.