Jak používat Microsoft Access (s obrázky)

Obsah:

Jak používat Microsoft Access (s obrázky)
Jak používat Microsoft Access (s obrázky)

Video: Jak používat Microsoft Access (s obrázky)

Video: Jak používat Microsoft Access (s obrázky)
Video: How to Create Your First Qt Program on Ubuntu Linux 2024, Březen
Anonim

Microsoft Access je program pro vytváření databází, který umožňuje komukoli snadno udržovat a upravovat databázi. Je vhodný pro cokoli od malých projektů po velké podniky a je to velmi vizuální program. Díky tomu je skvělý pro zadávání dat, protože nemusíte pracovat s tabulkami a tabulkami.

Kroky

Část 1 ze 6: Vytvoření nové databáze

Použijte krok Microsoft Access 1
Použijte krok Microsoft Access 1

Krok 1. Klikněte na kartu Soubor a vyberte „Nový“

Databáze je to, co bude obsahovat všechna vaše data v různých formách. Můžete se rozhodnout vytvořit prázdnou databázi, prázdnou webovou databázi nebo si vybrat z různých šablon.

  • Prázdná databáze je standardní databází Accessu a je vhodná pro místní použití. Vytvoření prázdné databáze také vytvoří jednu tabulku.
  • Webové databáze jsou navrženy tak, aby byly kompatibilní s nástroji aplikace Access pro publikování na webu. Vytvoření prázdné databáze také vytvoří jednu tabulku.
  • Šablony jsou předem připravené databáze navržené pro širokou škálu použití. Pokud nechcete trávit mnoho času sestavováním struktury databáze, vyberte si šablonu.
Použijte krok 2 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 2 aplikace Microsoft Access

Krok 2. Pojmenujte svou databázi

Jakmile vyberete typ databáze, pojmenujte ji podle toho, k čemu slouží. To bude obzvláště užitečné, pokud budete pracovat s několika různými databázemi. Do pole „Název souboru“zadejte název vaší databáze. Nový soubor databáze vygenerujete zvolením „Vytvořit“.

Část 2 ze 6: Přidávání dat do databáze

Použijte krok 3 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 3 aplikace Microsoft Access

Krok 1. Určete nejlepší strukturu pro svá data

Pokud vytváříte prázdnou databázi, budete chtít přemýšlet o nejlepším způsobu uspořádání dat a přidat příslušnou strukturu. Existuje několik způsobů, jak můžete formátovat data a pracovat s nimi v Accessu:

  • Tabulky - Toto je hlavní způsob ukládání dat do vaší databáze. Tabulky lze porovnat s tabulkami v Excelu: data jsou uspořádána do řádků a sloupců. Z tohoto důvodu je import dat z aplikace Excel a dalších tabulkových procesorů poměrně přímočarý proces.
  • Forms - Forms are the way that data is added to your database. Zatímco data můžete zadávat do databáze přímo do tabulek, používání formulářů umožňuje rychlejší a vizuálnější zadávání dat.
  • Zprávy - Shrnují a zobrazují data ve vaší databázi. Zprávy slouží k analýze dat a vrácení odpovědí na konkrétní otázky, například o tom, jaký byl zisk, nebo o tom, kde se nacházejí zákazníci. Obvykle jsou určeny k tisku.
  • Dotazy - takto načítáte a filtrujete svá data. Pomocí dotazů můžete zobrazit konkrétní položky z více tabulek. Pomocí dotazů můžete také vytvářet a aktualizovat data.
Použijte krok 4 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 4 aplikace Microsoft Access

Krok 2. Vytvořte svou první tabulku

Pokud spouštíte prázdnou databázi, automaticky začnete s prázdnou tabulkou. Do této tabulky můžete začít zadávat data, a to buď ručně, nebo kopírováním a vkládáním z jiného zdroje.

  • Každý kus dat by měl mít svůj vlastní sloupec (pole), zatímco každý záznam by měl být samostatný řádek. Například každý řádek bude zákazníkem, zatímco každé pole bude obsahovat jinou informaci o tomto zákazníkovi (jméno, příjmení, e -mailová adresa, telefonní číslo atd.).
  • Popisky sloupců můžete přejmenovat, aby bylo snadné zjistit, jaké pole je co. Název změníte dvojitým kliknutím na záhlaví sloupce.
Použijte krok 5 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 5 aplikace Microsoft Access

Krok 3. Importujte data z jiného zdroje

Pokud chcete importovat z podporovaného souboru nebo umístění, můžete nastavit Access tak, aby informace získal a přidal je do vaší databáze. To je užitečné pro získání dat z webového serveru nebo jiného sdíleného zdroje.

  • Klikněte na kartu Externí data.
  • Vyberte typ souboru, který importujete. V sekci „Import a propojení“uvidíte několik možností pro datové typy. Kliknutím na tlačítko Více zobrazíte další možnosti. ODBC je zkratka pro Open Database Connectivity a zahrnuje databáze jako SQL.
  • Přejděte na umístění dat. Pokud je na serveru, budete muset zadat adresu serveru.
  • V dalším okně vyberte „Zadejte, jak a kam chcete data ukládat do aktuální databáze“. Vyberte „OK“. Při importu dat postupujte podle následujících pokynů.
Použijte krok 6 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 6 aplikace Microsoft Access

Krok 4. Přidejte další tabulku

Budete chtít uchovávat své různé záznamy v různých databázích. To pomůže zajistit bezproblémový provoz vašich databází. Můžete mít například tabulku se zákaznickými informacemi a další tabulku s informacemi o objednávce. Poté budete moci propojit informace o zákazníkovi s tabulkou s informacemi o objednávce.

V části Vytvořit na kartě Domů klikněte na tlačítko tabulky. Ve vaší databázi se objeví nová tabulka. Informace můžete zadávat stejným způsobem, jako jste to dělali pro první tabulku

Část 3 ze 6: Nastavení vztahů mezi tabulkami

Použijte krok 7 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 7 aplikace Microsoft Access

Krok 1. Pochopte, jak klíče fungují

Každá tabulka bude mít jeden primární klíč, který je pro každý záznam jedinečný. Ve výchozím nastavení Access vytvoří sloupec ID, který se zvyšuje pro každou položku. Toto je nastaveno jako primární klíč. Tabulky mohou mít také cizí klíče. Toto jsou pole, která jsou propojena s jinou tabulkou v databázi. Propojená pole budou obsahovat stejná data.

  • Například v tabulce Objednávky můžete mít pole ID zákazníka pro sledování toho, který zákazník si objednal jaký produkt. Pro toto pole můžete vytvořit vztah s polem ID v tabulce zákazníků.
  • Použití vztahů pomáhá udržovat data konzistentní, efektivní a čitelná.
Použijte Microsoft Access, krok 8
Použijte Microsoft Access, krok 8

Krok 2. Klepněte na kartu Nástroje databáze

Klikněte na tlačítko Vztahy v sekci Vztahy. Otevře se nové okno s přehledem všech tabulek v databázi. Každé pole bude uvedeno pod názvem jeho tabulky.

Před vytvořením vztahu budete muset vytvořit pole pro cizí klíč. Pokud například chcete použít ID zákazníka v tabulce Objednávky, vytvořte v tabulce Objednávky pole s názvem Zákazník a ponechte jej prázdné. Ujistěte se, že je ve stejném formátu jako pole, které propojujete (v tomto případě čísla)

Použijte krok 9 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 9 aplikace Microsoft Access

Krok 3. Přetáhněte pole, které chcete použít jako cizí klíč

Přetáhněte jej do pole, které jste vytvořili pro cizí klíč. V zobrazeném okně klikněte na Vytvořit a nastavte vztah pro pole. Mezi dvěma tabulkami se objeví čára spojující pole.

Při vytváření vztahu zaškrtněte políčko „Vynutit referenční integritu“. To znamená, že pokud se změní data v jednom poli, automaticky se aktualizuje druhé pole. Díky tomu budou vaše data přesná

Část 4 ze 6: Vytváření dotazů

Použijte krok 10 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 10 aplikace Microsoft Access

Krok 1. Pochopte roli dotazů

Dotazy jsou akce, které vám umožní rychle zobrazit, přidat a upravit data ve vaší databázi. Existuje široká škála typů dotazů, od jednoduchých vyhledávání až po vytváření nových tabulek na základě stávajících dat. Dotazy jsou základními nástroji pro vytváření sestav.

Dotazy jsou rozděleny do dvou hlavních typů: Výběr a Akce. Vyberte dotazy a získejte data z tabulek a můžete provádět výpočty. Akční dotazy mohou přidávat, upravovat a mazat data z tabulek

Použijte Microsoft Access, krok 11
Použijte Microsoft Access, krok 11

Krok 2. Pomocí Průvodce dotazem vytvořte základní výběrový dotaz

Chcete -li vytvořit základní výběrový dotaz, proveďte kroky pomocí Průvodce dotazem. K Průvodci dotazem se dostanete na kartě Vytvořit. To vám umožní zobrazit konkrétní pole z tabulky.

Vytvoření výběrového dotazu s kritérii

Použijte krok 12 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 12 aplikace Microsoft Access

Krok 1. Otevřete nástroj Query Design

Pomocí kritérií můžete zúžit výběr dotazu a zobrazit pouze informace, které potřebujete. Chcete -li začít, klikněte na kartu Vytvořit a vyberte Query Deign.

Použijte krok 13 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 13 aplikace Microsoft Access

Krok 2. Vyberte si stůl

Otevře se pole Zobrazit tabulku. Poklepejte na tabulku, ve které chcete spustit dotaz, a potom klikněte na Zavřít.

Použijte krok 14 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 14 aplikace Microsoft Access

Krok 3. Přidejte pole, která chcete načíst

Poklepejte na každé pole v tabulce, které chcete přidat do dotazu. Pole budou přidána do mřížky návrhu.

Použijte krok 15 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 15 aplikace Microsoft Access

Krok 4. Přidejte svá kritéria

Můžete použít několik různých typů kritérií, například text nebo funkce. Pokud byste například chtěli v poli „Ceny“zobrazovat pouze ceny vyšší než 50 USD, zadali byste

=50

do kritérií. Pokud byste chtěli zobrazit pouze zákazníky z Velké Británie, zadali byste

Spojené království

do pole Kritéria.

Na dotaz můžete použít více kritérií

Použijte krok 16 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 16 aplikace Microsoft Access

Krok 5. Kliknutím na Spustit zobrazíte výsledky

Tlačítko Spustit se nachází na kartě Návrh. Vaše výsledky dotazu se zobrazí v okně. Dotaz uložte stisknutím Ctrl + S.

Vytvoření výběrového dotazu s parametry

Použijte krok 17 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 17 aplikace Microsoft Access

Krok 1. Otevřete nástroj Query Design

Parametrický dotaz vám umožní určit, co chcete načíst při každém spuštění dotazu. Pokud máte například databázi se zákazníky z různých měst, můžete spustit parametrický dotaz a zeptat se, pro které město chcete zobrazit výsledky.

Použijte Microsoft Access, krok 18
Použijte Microsoft Access, krok 18

Krok 2. Vytvořte výběrový dotaz a určete tabulky

Přidejte pole, která chcete načíst v dotazu, poklepáním na ně v přehledu tabulky.

Použijte Microsoft Access, krok 19
Použijte Microsoft Access, krok 19

Krok 3. Přidejte parametr do sekce Kritéria

Parametry jsou kolem parametru označeny „“. Text v závorkách se zobrazí ve výzvě, která se zobrazí při spuštění dotazu. Chcete -li například zadat výzvu pro město, klikněte na buňku Kritéria pro město a zadejte

[Které město?]

Parametry můžete ukončit pomocí „?“nebo „:“, ale ne s „!“nebo „.“

Použijte krok 20 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 20 aplikace Microsoft Access

Krok 4. Vytvořte víceparametrový dotaz

K vytvoření vlastního rozsahu pro výsledky dotazů můžete použít více parametrů. Pokud je pole například pole Datum, můžete vrátit rozsah dat zadáním

Mezi [Zadejte datum zahájení:] A [Zadejte datum ukončení:]

. Při spuštění dotazu obdržíte dvě výzvy.

Vytvoření dotazu na vytvoření tabulky

Použijte krok 21 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 21 aplikace Microsoft Access

Krok 1. Klikněte na kartu Vytvořit a vyberte Návrh dotazu

Pomocí dotazů můžete vytáhnout konkrétní data ze stávajících tabulek a vytvořit novou tabulku s těmito daty. To je zvláště užitečné, pokud chcete sdílet konkrétní části vaší databáze nebo vytvářet konkrétní formuláře pro podmnožiny vaší databáze. Nejprve budete muset vytvořit pravidelný výběrový dotaz.

Použijte krok 22 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 22 aplikace Microsoft Access

Krok 2. Vyberte tabulky, ze kterých chcete získávat data

Poklepejte na tabulky, ze kterých chcete získat data. V případě potřeby můžete tahat z více stolů.

Použijte krok 23 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 23 aplikace Microsoft Access

Krok 3. Vyberte pole, ze kterých chcete načíst data

V přehledu tabulky poklepejte na každé pole, které chcete přidat. Bude přidán do vaší mřížky dotazů.

Použijte krok 24 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 24 aplikace Microsoft Access

Krok 4. Nastavte kritéria

Pokud chcete z pole zadat konkrétní data, použijte filtr k nastavení filtru v sekci kritérií. Další podrobnosti naleznete v části „Vytvoření výběrového dotazu s kritérii“výše.

Použijte krok 25 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 25 aplikace Microsoft Access

Krok 5. Otestujte svůj dotaz, abyste se ujistili, že vrací požadované výsledky

Před vytvořením tabulky spusťte dotaz, abyste se ujistili, že načítá všechna správná data. Upravte kritéria a pole, dokud nezískáte všechna požadovaná data.

Použijte krok 26 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 26 aplikace Microsoft Access

Krok 6. Uložte dotaz

Stisknutím Ctrl + S uložíte dotaz pro pozdější použití. Zobrazí se ve vašem navigačním rámečku na levé straně obrazovky. Kliknutím na dotaz jej vyberte znovu a poté klikněte na kartu Návrh.

Použijte krok 27 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 27 aplikace Microsoft Access

Krok 7. Klikněte na tlačítko „Vytvořit tabulku“ve skupině Typ dotazu

Zobrazí se okno s dotazem na název vaší nové tabulky. Zadejte název tabulky a klikněte na OK.

Použijte krok 28 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 28 aplikace Microsoft Access

Krok 8. Klikněte na tlačítko Spustit

Vaše nová tabulka bude vytvořena pomocí dotazu, který jste založili. Tabulka se objeví v navigačním rámečku vlevo.

Vytvoření připojovacího dotazu

Použijte krok 29 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 29 aplikace Microsoft Access

Krok 1. Otevřete dříve vytvořený dotaz

Pomocí připojovacího dotazu můžete přidat data do tabulky, která již existuje z jiné tabulky. To je užitečné, pokud potřebujete přidat další data do tabulky, kterou jste vytvořili pomocí dotazu make table.

Použijte krok Microsoft Access 30
Použijte krok Microsoft Access 30

Krok 2. Klikněte na tlačítko Připojit na kartě Návrh

Tím se otevře dialogové okno Připojit. Vyberte tabulku, kterou chcete připojit.

Použijte krok 31 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 31 aplikace Microsoft Access

Krok 3. Změňte kritéria svého dotazu tak, aby odpovídala tomu, co chcete přidat

Pokud jste například vytvořili tabulku s kritérii „2010“pro pole Rok, změňte ji na rok, který chcete přidat, například „2011“.

Použijte krok Microsoft Access 32
Použijte krok Microsoft Access 32

Krok 4. Nastavte, kam chcete data připojit

Ujistěte se, že jste nastavili správná pole pro každý sloupec, který připojujete. Například při použití výše uvedených změn by měla být data připojena k poli Rok na řádku Připojit k.

Použijte krok 33 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 33 aplikace Microsoft Access

Krok 5. Spusťte dotaz

Klikněte na tlačítko Spustit na kartě Deign. Dotaz bude spuštěn a data budou přidána do tabulky. Tabulku můžete otevřít a ověřit, zda byla data přidána správně.

Část 5 ze 6: Vytváření a používání formulářů

Použijte krok 34 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 34 aplikace Microsoft Access

Krok 1. Vyberte tabulku, pro kterou chcete vytvořit formulář

Formuláře vám umožňují snadno zobrazit data pro každé pole a také rychle přepínat mezi záznamy nebo vytvářet nové. Formuláře jsou nezbytné pro delší období zadávání dat, protože většina lidí s nimi pracuje mnohem snáz než s tabulkami.

Použijte krok 35 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 35 aplikace Microsoft Access

Krok 2. Na kartě Vytvořit klikněte na tlačítko Formulář

Tím se automaticky vytvoří formulář na základě polí obsažených v tabulce. Access dělá docela dobrou práci při automatickém vytváření polí správné velikosti, ale můžete měnit velikost a přesouvat libovolné prvky ve formuláři, který chcete.

  • Pokud nechcete, aby se ve formuláři zobrazovalo konkrétní pole, můžete na něj kliknout pravým tlačítkem a vybrat Odstranit.
  • Pokud mají vaše tabulky relace, pod každým záznamem se zobrazí datový list, který zobrazuje připojená data. Připojená data můžete tímto způsobem upravovat mnohem snáze. Každý obchodní zástupce ve vaší databázi může mít například k záznamu připojenou databázi zákazníků.
Použijte krok 36 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 36 aplikace Microsoft Access

Krok 3. Navigujte v novém formuláři

Tlačítka se šipkami ve spodní části se pohybují od záznamu k záznamu. Při přepínání mezi nimi budou pole vyplněna vašimi údaji o záznamu. Pomocí tlačítek na okrajích se můžete přesunout na první nebo poslední záznam.

Použijte krok 37 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 37 aplikace Microsoft Access

Krok 4. Kliknutím na tlačítko datového listu použijete tabulku

Toto se nachází v levém horním rohu a umožní vám začít měnit hodnoty tabulky pomocí formuláře.

Použijte krok 38 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 38 aplikace Microsoft Access

Krok 5. Proveďte změny v existujících záznamech

Můžete upravit text v libovolném poli každého záznamu a změnit data v tabulce. Změny se automaticky projeví v tabulce i ve všech připojených tabulkách.

Použijte krok 39 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 39 aplikace Microsoft Access

Krok 6. Přidejte nové záznamy

Kliknutím na tlačítko „Přidat záznam“poblíž navigačních tlačítek vytvoříte nový záznam na konci seznamu. Poté můžete pomocí polí zadat data do prázdného záznamu v tabulce. Toto je mnohem jednodušší způsob, jak přidat nové informace, než prostřednictvím zobrazení tabulky.

Použijte krok 40 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 40 aplikace Microsoft Access

Krok 7. Po dokončení formulář uložte

Nezapomeňte svůj formulář uložit stisknutím Ctrl + S, abyste k němu měli snadný přístup později. Zobrazí se ve vašem navigačním rámečku na levé straně obrazovky.

Část 6 ze 6: Vytvoření zprávy

Použijte krok 41 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 41 aplikace Microsoft Access

Krok 1. Vyberte tabulku nebo dotaz

Zprávy vám umožňují rychle zobrazit souhrny vašich dat. Často se používají pro zprávy o příjmech a přepravě a lze je přizpůsobit téměř jakémukoli použití. Sestavy čerpají data z tabulek nebo dotazů, které jste vytvořili.

Použijte krok 42 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 42 aplikace Microsoft Access

Krok 2. Klikněte na kartu Vytvořit

Vyberte typ zprávy, kterou chcete vytvořit. Při vytváření sestavy můžete postupovat několika různými způsoby. Access vám může vytvořit sestavu automaticky, nebo si můžete vytvořit vlastní.

  • Zpráva-Tím se vytvoří automatická zpráva se všemi daty z vašeho zdroje. Nic nebude seskupeno, ale pro malé databáze to pravděpodobně postačuje k ukázání toho, co potřebujete.
  • Prázdná zpráva - Tím se vytvoří prázdná zpráva, kterou můžete vyplnit svými údaji, jak uznáte za vhodné. Budete si moci vybrat z libovolného dostupného pole a vytvořit vlastní sestavu.
  • Průvodce sestavou - Průvodce sestavou vás provede procesem vytváření sestavy, umožní vám vybrat a seskupit data a podle toho je naformátovat.
Použijte krok 43 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 43 aplikace Microsoft Access

Krok 3. Nastavte zdroj pro prázdnou zprávu

Pokud jste vybrali vytvoření prázdné sestavy, budete pro ni muset vybrat zdroj. Nejprve klikněte na kartu Uspořádat a poté vyberte List vlastností. Alternativně můžete také stisknout alt="Obrázek" + Enter.

Klikněte na šipku dolů vedle pole Zdroj záznamu. Zobrazí se seznam vašich dostupných tabulek a dotazů. Vyberte jeden a bude přiřazen ke zprávě

Použijte krok 44 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 44 aplikace Microsoft Access

Krok 4. Přidejte pole do sestavy

Jakmile budete mít zdroj, můžete z něj začít přidávat pole do sestavy. Klikněte na kartu Formát a poté na Přidat existující pole. Seznam polí se zobrazí v pravém rámečku.

  • Klikněte a přetáhněte pole, která chcete přidat do rámečku návrhu. Záznam se objeví ve zprávě. Když přidáte další pole, budou automaticky zarovnána s existujícími poli.
  • Velikost polí můžete změnit kliknutím na okraje a přetažením myší.
  • Pole ze sestavy odstraníte kliknutím na záhlaví a stisknutím klávesy Odstranit.
Použijte krok 45 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 45 aplikace Microsoft Access

Krok 5. Přidejte do své sestavy skupiny

Skupiny vám umožňují rychle analyzovat informace v sestavě, protože vám umožňují organizovat související informace. Můžete například chtít seskupit prodeje podle oblasti nebo prodejce. Skupiny vám to umožňují.

  • Klikněte na kartu Návrh, klikněte na tlačítko Seskupit a třídit.
  • Klikněte pravým tlačítkem na libovolnou část pole, které chcete přidat do skupiny. Z nabídky vyberte položku Group On.
  • Pro skupinu bude vytvořeno záhlaví. Záhlaví můžete upravit tak, jak chcete skupinu označit.
Použijte krok 46 aplikace Microsoft Access
Použijte krok 46 aplikace Microsoft Access

Krok 6. Uložte a sdílejte svou zprávu

Jakmile je vaše zpráva dokončena, můžete ji uložit a poté sdílet nebo vytisknout jako jakýkoli dokument. Použijte to ke sdílení výkonu společnosti s investory, kontaktních informací na zaměstnance a mnoho dalšího.

Doporučuje: